Правила составления документов и исправления в них ошибок. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

 

 

Содержание.

 

1. Счета синтетического и аналитического учета, их назначение и взаимосвязь. Субсчета натуральные измерители в аналитическом учете…………………………………………………………………………….3
2. Правила составления документов и исправления в них ошибок. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов.
2. 1. Составление и оформление первичных документов……………………..6
2. 2. Проверка первичных документов………………………………………...10
2. 3. Исправление ошибок в первичных документах…………………………11
2. 4. Обработка документов…………………………………………………….13

Список использованной литературы………………………………………...…16

 

1. Счета синтетического и аналитического учета, их назначение и взаимосвязь. Субсчета натуральные измерители в аналитическом учете.

 

Синтетический и аналитический учёт

В зависимости от степени детализации показателей существуют три вида счетов:

• Синтетические
• Аналитические
• Субсчета

Счета, дающие обобщающие показатели, характеризующие хозяйственные средства и их источники, называют счетами синтетическими (обобщённый). Учет, построенный на обобщающих счетах, называется синтетическим. Синтетический учёт содержит информацию о хозяйственных средствах и операциях в обобщённых показателях. Поскольку эти показатели в учёте формируются только в денежном измерителе, то синтетический учёт ведётся в стоимостном измерении. Назначение синтетических счетов – создание укрупненной и обобщенной группировки учета.1

Счета детальные, дающие расчленённое, подробное отражение учётных данных, называют аналитическими счетами. Учёт, основанный на аналитических счетах, называют аналитическим. В аналитическом учёте наряду с денежным измерителем широко применяют натуральные показатели (вес, объём, количество и т.д.). Он включает конкретные данные о содержании операций, что имеет большое значение для контроля за сохранностью имущества организации. Осуществлять хозяйственное руководство, планировать работу и т.д. - возможно, только вникая в детали дела, располагая данными подробного аналитического учёта, выявляющего расчёты с каждым работником, с каждым подотчётным лицом, с каждым покупателем и поставщиком. При этом необходимо знать не только стоимость материально-производственных запасов, но также их количество и качество, необходимо знать состав дебиторов и кредиторов, сроки платежей, условия возникновения задолженности. Эти сведения имеются только в аналитическом учёте, и лишь с его помощью можно контролировать использование ценностей, проверять расчёты и принимать меры для взыскания дебиторской задолженности и своевременной оплаты обязательств кредиторами (назначение аналитического учета).2

Между синтетическими и аналитическими счетами существует взаимосвязь, заключающаяся в следующем:

1. Если синтетический счёт активный, то аналитические счета к нему активные.

2. Если синтетический счёт пассивный, то и аналитические счета к нему пассивные.

3. Аналитические счета заполняются на основании тех же учётных документов, что и синтетические счета.

4. Записи по аналитическим счетам ведутся по тем же правилам, что и в синтетическом счете. В активных счетах сальдо на начало и конец месяца, увеличение по дебету, уменьшение по кредиту. В пассивных счетах сальдо на начало и конец месяца, уменьшение по кредиту, увеличение по дебету,

5. Синтетический и аналитический учёт при отсутствии ошибок в учётных записях должен давать одинаковые результаты. Начальные и конечные остатки, обороты по дебету и кредиту аналитических счетов, должны быть соответственно равны начальному и конечному остатку и обороту по дебету и кредиту объединяющего их синтетического счёта. Это равенство служит основой для регулярно осуществляемой выверки данных синтетического и аналитического учёта, выявления и исправления возможных ошибок в учётных записях.

Субсчета - это промежуточные счета между синтетическими и аналитическими. Субсчета представляют разновидность синтетических счетов и получают дальнейшую детализацию в системе аналитических счетов.

Субсчета, объединяя аналитические счета, в свою очередь обобщаются в главном счёте - синтетическом.

Принято считать, что синтетические счета являются счетами первого порядка. Они содержат информацию в обобщённом и денежном измерителе. Субсчета относятся к счетам второго порядка. Данные в них представлены также в денежном измерителе, включают наименования объектов учёта определённой системы обобщения и единицы измерения. Перечень субсчетов, исходя из их соподчинённости по отношению к синтетическому счёту, не является обязательным. Он указывает лишь направление, в которых должна осуществляться группировка данных аналитического учёта. Каждая организация применяет их, исходя из производственной необходимости, определённой учётной политикой и общими методологическими принципами при ведении аналитических счетов и субсчетов с целью получения сводных показателей. Субсчета могут детализироваться по аналитическим счетам, которые относятся к счетам III, IV, V и т. д. порядка.3

 

2. Правила составления документов и исправления в них ошибок. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов.
2. 1. Составление и оформление первичных документов.

 

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

•    Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

•    Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.4

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

•    наименование документа;

•     дату составления документа;

•    наименование организации, от имени которой составлен документ;

•    содержание хозяйственной операции;

•  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

•     наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

•    личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

•    Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

•    Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких доку­ментов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль над хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

•    при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

•    при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

 

2. 2. Проверка первичных документов.

 

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

•    по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение

реквизитов);

•    арифметически (подсчет сумм);

•    по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.