Порядок проведения инвентаризации

     Инвентаризация  должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации:

• основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;
• капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;
• незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;
• незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;
• готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;
• нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;
• сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;
• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;
• расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;
• расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;
• расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;
• остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

2.2. Виды инвентаризации

     Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков.

     В зависимости от полноты охвата имущества  инвентаризации бывают полные и частичные.

     Полная  инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года. 

     Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений сводится к минимуму.

     Сплошная  инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

     Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

     В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводится по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся: продовольственных товаров на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год.

     Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

     Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

     Контрольно-перепроверочная  проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

     По  частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

     Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции  осуществляют в ряде производств  при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

     Не  реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств  и других ценностей в кассе.

     Наиболее  обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

     Следует также выделить и рассмотреть  текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

     Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.  
 
 

3. Порядок проведения  инвентаризации

3.1 Инвентаризационные  комиссии

     Организацию, проведение и контроль за проведением  инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Кроме того,  в межинвентаризационный период проверки и выборочные инвентаризации осуществляются работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия. Персональный состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия.

     В состав постоянно действующей комиссии входят:

• руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии);
• главные бухгалтера;
• начальники структурных подразделений (служб);
• представители общественности.

     Постоянно действующие комиссии выполняют  следующие функции:

• заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;
• организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
• производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;
• рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

     Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для  одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых входят:

• представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);
• специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник бухгалтерской службы).

     В некоторых случаях (например, после краж и ограблений) в состав комиссий включают представителей: управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов; службы внутреннего аудита организации; независимых аудиторских организаций.

     Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

3.2. Составление плана и графика инвентаризации

       План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций: в первую очередь - у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.

     Основанием  проведения инвентаризации является приказ (распоряжение), который вручается членам инвентаризационных комиссий. В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, конкретные объекты инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

       Прежде чем приступить к проверке  фактического наличия товарно-материальных ценностей,  инвентаризационная группа обязана:

• получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку о их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;

• получить от кассира  и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе;

• снять остаток наличия денежных средств в кассе, записать его в инвентаризационную опись;
• опломбировать места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• проверить исправность всех весоизмерительных приборов;
• материальные ценности рассортировать и уложить по наименованиям, артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания;
• в местах хранения вывесить ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

3.3 Проверка фактических  остатков

     Проверка  фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.

     Количество  материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, определяется на основании документов при обязательной проверке в натуре их части. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. По окончании перевески данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись.