Понятие первичных учетных документов и их значение

N ТОРГ-1 "Акт о приемке  товаров";

N ТОРГ-2 "Акт об установленном  расхождении по количеству и  качеству при приемке товарно-материальных  ценностей";

По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:

N КР-7 "Справка о состоянии  расчетов с работниками за  товары, проданные в кредит".

По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:

N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию";

По учету операций в общественном питании. Например:

N ОП-1 "Калькуляционная  карточка";

N ОП-2 "План-меню";

По учету кассовых операций

Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88(9) утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).Например:

N КО-1 "Приходный кассовый  ордер";

N КО-2 "Расходный кассовый  ордер";

N КО-3 "Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов";

N КО-4 "Кассовая книга";

Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55(13) утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).

По учету результатов инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная  опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная  опись нематериальных активов";

Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 (14)утверждена унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (введена в действие с 1 января 2001 г.).

По учету работы строительных машин и механизмов. Например:

N ЭСМ-1 "Рапорт о работе  башенного крана";

N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины";

По учету работ в автомобильном транспорте: Например:

N 3 "Путевой лист легкового  автомобиля";

N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";

N 1-Т "Товарно-транспортная  накладная".

По учету основных средств.

Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7(10) утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:

N ОС-1 "Акт о приеме-передаче  объекта основных средств (кроме  зданий, сооружений)";

N ОС-1а "Акт о приеме-передаче  здания (сооружения)";

N ОС-1б "Акт о приеме-передаче  групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";

N ОС-2 "Накладная на  внутреннее перемещение объектов  основных средств";

По учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.

Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г.).

По учету нематериальных активов:

N НМА-1 "Карточка учета  нематериальных активов".

По учету материалов. Например:

N М-2 "Доверенность";

N М-4 "Приходный ордер";

N М-7 "Акт о приемке  материалов";

N М-11 "Требование-накладная";

N М-17 "Карточка учета  материалов";

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

N МБ-2 "Карточка учета  малоценных и быстроизнашивающихся  предметов";

По учету работ в капитальном строительстве. Например:

N КС-6 "Общий журнал  работ"

 

3. Организации системы внутреннего контроля по учету расчетов с поставщиками и заказчиками.

 

 
  Расчеты с поставщиками и заказчиками - раздел учета, где наряду с проверкой отражения операций в системе бухгалтерского учета немаловажное значение приобретает оценка системы первичного учета. Связано это в первую очередь с тем, что практически все документы, оформляющие операции данного раздела, поступают в организацию извне. 
Факторы риска, а также возможность разного рода злоупотреблений обусловливают необходимость предварительного исследования системы первичного учета на участке расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как исследование участка расчетов с покупателями и заказчиками не требует значительных усилий. Такой анализ позволит аудитору более подготовлено подойти к проведению основных аудиторских процедур по данному разделу учета, а также обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов в проверяемую совокупность. Кроме того, предварительный анализ системы первичного учета даст возможность оценить качество первичной учетной документации, которая будет использоваться аудитором в качестве аудиторских доказательств. Исследование системы первичного учета строится по следующей схеме. 
1. Определяется степень воздействия на организацию первичного учета различных внутренних (организационная структура, философия управления и стиль работы руководителей, методы распределения полномочий и ответственности, информационное и кадровое обеспечение, техническая оснащенность) и внешних (требования законодательства, принадлежность организации, специфика отрасли, размеры производства, местоположение, используемые ресурсы) факторов. 
2. Оцениваются величины внутрихозяйственного и контрольного рисков системы первичного учета на данном участке с помощью проведения тестов (табл. 1,2). Ответив на поставленные в тестах вопросы, аудитор формулирует свои выводы. 
Рассматриваемому участку учета свойственны определенные факторы риска, обусловленные следующими причинами: 
- отсутствие контроля за поступающими первичными документами; 
- сложность восстановления отсутствующих и исправления неправильно оформленных документов; 
- большая вероятность несвоевременного поступления подтверждающих документов; 
- отсутствие унификации значительной части первичных документов, подтверждающих совершение этих операций (особенно операций, связанных с расчетами за оказанные услуги). Отсюда риск того, что первичная документация может быть не признана в качестве подтверждающей, если будут какие-либо сомнения в правильности   оформления документов и их комплектности. 
 
  
Оценка состояния системы первичного учета 
Таблица 1

Возможные вопросы	Возможный круг респондентов
1	2
1. Всегда ли в организации  первичный документ составляется  в момент совершения хозяйственной  операции или сразу по ее  окончании	Главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер кассовых операций и операций с подотчетными лицами, заведующие складами
2. Всегда ли в организации  используются унифицированные формы  документов	Главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, руководители всех участков бухгалтерии
3. Существует ли в организации  действующий (работающий) график документооборота	Главный  бухгалтер, заведующие складами
4. Существует ли в организации  архивная служба или  лицо, ответственное за ведение архива	Главный бухгалтер, начальник отдела по делопроизводству или  архивного отдела
5. Прописаны ли в графиках  документооборота ответственные  лица и сроки сдачи документов  в архив	Главный бухгалтер, начальник отдела по делопроизводству или  архивного отдела
6. Определены ли в приказе  по документообороту или ином  внутреннем распорядительном документе  сроки хранения первичной учетной  документации	Главный бухгалтер, начальник отдела по делопроизводству или  архивного отдела
7. Составляются ли на  документы с истекшим сроком  хранения или не подлежащим  хранению акты о выделении  документов к уничтожению	Главный бухгалтер, начальник отдела по делопроизводству или  архивного отдела
8. Оформлены ли дела  с  первичной документацией   должным образом (касается тех документов, которые в соответствии с законодательством должны быть переплетены и подобраны в хронологическом  порядке, например  кассовые, банковские документы, авансовые отчеты)	Главный бухгалтер, начальник отдела по делопроизводству или  архивного отдела
9. Какова периодичность  проведения проверок соблюдения  кассовой дисциплины кредитными  учреждениями или органами ИМНС. Когда в последний раз проводилась такая проверка	Руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер по учету кассовых операций
10. Присутствует ли в  должностных инструкциях работников, занятых оформлением первичных  учетных  документов, запись об ответственности за несоблюдение правил оформления документации	Руководитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров

 

11. Своевременно ли главный  бухгалтер или иное ответственное  лицо подписывают первичные  документы, требующие их визы	Главный  бухгалтер или иное ответственное лицо, работники, отвечающие за создание и оформление документов
12. Определены ли в графиках  документооборота или иной распорядительной  документации лица, ответственные  за оформление того или иного  первичного документа на конкретном  участке совершения хозяйственной операции	Главный  бухгалтер
13. Существует ли практика  заключения договоров материальной  ответственности на участках  учета кассовых операций и  участках учета ТМЦ	Руководитель, главный бухгалтер, руководитель договорного отдела
14. Организуются ли главным  бухгалтером или внутренней аудиторской  службой  в  организации  про верки с  целью  определения  на личия  и  комплектности первичных документов и с целью выявления на рушений при оформлении документов	Руководитель, главный бухгалтер, начальник ревизионной службы (при наличии таковой)
15. Каков примерный процент  автоматизации при  создании  первичных учетных документов	Главный бухгалтер, начальник отдела автоматизации (или иного аналогичного подразделения), лица, ответственные за создание первичных документов
16. Каким  образом первичные документы  попадают в бухгалтерию для дальнейшей обработки	Главный бухгалтер, начальник отдела автоматизации (или иного аналогичного подразделения), лица, ответственные за создание первичных документов

 

  
 
  
 
Оценка состояния внутреннего контроля (ВК) в системе первичного учета 
Таблица 2

Наименование процедуры контроля	Конечные задачи процедуры контроля	Возможные методы проведения  процедуры контроля в организации
1	2	3
1. Контроль законности  совершения операции и создания первичного  документа	1) Все   хозяйственные операции совершаются и соответственно  фиксируются  в СОПУ с письменного разрешения руководства или уполномоченных на то лиц	Систематическая проверка первичной документации на наличие необходимых подписей службой ВК
		Отказ в принятии документа в обработку работниками бухгалтерии без соответствующих подписей
		Отказ конкретных исполнителей в исполнении хозяйственной операции без соответствующих письменных распоряжений
	2) Все хозяйственные операции  совершаются в строгом соответствии с заключенными договорами и действующим законодательством	Систематическая проверка  первичной документации на наличие необходимых подписей службой ВК
		Отказ  в принятии документа в обработку  работниками  бухгалтерии без соответствующих подписей
		Отказ конкретных исполнителей в исполнении хозяйственной операции без соответствующих письменных распоряжений
2. Формальная проверка документации на наличие всех обязательных  реквизитов	3) Весь массив первичных  документов в части наличия  необходимых реквизитов отвечает требованиям законодательства о БУ	Систематическая проверка службой ВК наличия  всех обязательных реквизитов в документах
		Контроль со  стороны  работников бухгалтерии, обрабатывающих конкретные документы,  за правильностью оформления документов
3. Соответствие первичной документации регистрируемым оперативным фактам	4) Достижение  уверенности в том,  что на каждую операцию  составлен документ, верно зафиксировавший совершенный оперативный факт	Проведение систематических инвентаризаций на соответствие фактических остатков активов и пассивов организации  их учетным значениям службой ВК
		Арифметический  и  логический контроль  со стороны работников бухгалтерии, обрабатывающих документацию, за соответствием совершенной операции  оформленному оправдательному документу
4. Контроль полноты  регистрации первичных   документов	5) Достижение уверенности, что все первичные документы  в организации будут введены  и обработаны	Проверка службой ВК полноты регистрации  документов в учетных регистрах
		Контроль со стороны бухгалтерии  за отклонениями в нумерации документов, ведение журналов регистрации первичных  учетных документов, единая нумерация первичной документации
5. Контроль точности    регистрации и обработки первичных документов	6) Точный количественный  и качественный перенос данных из документа в систему учета	Автоматический ввод бухгалтерской проводки с документа с помощью соответствующих программных продуктов

 

		Проверка службой ВК соответствия занесения данных из первичного документа в систему бухгалтерского учета
		Обязательная  проверка первичных документов бухгалтером, производящим их обработку
6. Контроль своевременности регистрации и обработки первичных документов	7) Достижение  уверенности в том, что принцип временной  определенности в организации соблюден	Проверка  службой  ВК  соответствия даты документа дате его регистрации в учетном регистре
		Проведение  инвентаризации  активов и  сверок расчетов с целью установления реальности числящихся в учете сумм на определенную дату
		Система  поощрений  и  наказаний за выполнение бухгалтером-исполнителем своих обязанностей, в том числе  за своевременность  регистрации  документов
7. Контроль документопотоков	8) Достижение  уверенности в том, что в организации исполняются действующие графики дкументооборота	Проверка службой ВК исполнения функций персонала, задействованного  в системе  документооборота в соответствии с действующими графиками
		Контроль со  стороны бухгалтерии за сроками оборота документов
		Проверка  службой  ВК организации хранения документов в процессе текущей деятельности

 

 

На основании проведенного исследования составляются план и программа проверки, определяются объемы выборки на отдельных участках учета в рамках данного раздела и способы отбора элементов проверяемой совокупности. 
Для оценки системы внутреннего контроля аудитор собирает аудиторские доказательства для высказывания мнения об эффективности этой системы и принимает решение о том, в какой мере он в своей работе может на нее полагаться. Таким образом, основной целью оценки системы внутреннего контроля является создание основы для определения времени, видов и объема аудиторских процедур. Система внутреннего контроля может считаться эффективной, если она своевременно предупреждает о возникновении недостоверной информации и выявляет такую информацию.  

4. Система документооборота первичных учётных документов.

 

  Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.