Понятие первичных учетных документов и их значение

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей. Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах. В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета. Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал. Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

 

2.3.Порядок составления  первичных документов.

 

Документ – письменное свидетельство факта хозяйственной операции. Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными. Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер рис.1.1

 
Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа (рис. 1.1).(7).

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.(7).Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии. Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве. Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.

Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д.(16). Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований. Наиболее распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.(6).

 

2.4.Форма первичных учётных документов.

 

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей. С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

Назначению.

Порядку формирования.

Способу использования.

Статусу в системе информационного обеспечения.

Месту составления.

Количеству учетных операций.

Оформлению однородных операций.

Способу заполнения.

Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией. Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов. В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций. К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа (формы), реквизит присутствует на  бланках конкретных видов документов;

- наименование организации - автора документа указывают  на бланках в соответствии  с учредительными документами  организации (уставом или положением).

- дата составления документа  позволяет определить конкретную  дату совершения операции, описанной  в документе. Датой документа  является дата его подписания  или утверждения. Оформляется дата  документа арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной  операции (в количественном и  стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной  операции,

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, личные подписи  и их расшифровки.

- личные подписи указанных  лиц.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты .В целях реализации приведенных законодательных положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах"возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.(11).  В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н (2)утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации. С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается; вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации; организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной документации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.(8). Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска .Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

По учету кадров. Например:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

N Т-2 "Личная карточка  работника";

N Т-3 "Штатное расписание";

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую  работу";

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

N Т-7 "График отпусков";

N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку";

N Т-10 "Командировочное  удостоверение";

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:

N Т-12 "Табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы";

N Т-13 "Табель учета использования  рабочего времени";

N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость";

N Т-51 "Расчетная ведомость";

N Т-53 "Платежная ведомость";

N Т-54 "Лицевой счет";

N Т-60 "Записка-расчет о  предоставлении отпуска работнику";

N Т-61 "Записка расчет  при прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

N Т-73 "Акт о приемке  работ, выполненных по трудовому  договору (контракту), заключенному  на время выполнения определенной  работы".

По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ.

Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N КС-2 "Акт о приемке  выполненных работ";

N КС-6а "Журнал учета  выполненных работ";

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66(3) утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N МХ-1 "Акт о приеме-передаче  товарно-материальных ценностей  на хранение";

N МХ-2 "Журнал учета  товарно-материальных ценностей, сданных  на хранение";

По учету торговых операций.

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132(12) утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).

По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин. Например:

N КМ-1 "Акт о переводе  показаний суммирующих денежных  счетчиков на нули и регистрации  контрольных счетчиков контрольно-кассовой  машины";

N КМ-2 "Акт о снятии  показаний контрольных и суммирующих  денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины  в ремонт и при возвращении  ее в организацию";

По учету торговых операций (общие). Например: