Понятие и классификация АИС

усиление ответственности низшего звена сотрудников.

Недостатки децентрализованной организации информационной системы:

потенциальное дублирование ресурсов;

возможность неэффективного использования информационных ресурсов;

большие проблемы с совместимостью и стандартизацией ресурсов из-за большого числа уникальных разработок; трудности с созданием и использованием сложных систем реализацией проектов;

проблемы в управлении системами и проектами между подразделениями;

неравномерность развития уровня информационной культуры и уровня автоматизации в разных подразделениях, нет места для специалистов с большим опытом, так как общий уровень знаний и навыков меньше;

психологическое неприятие пользователями рекомендуемых централизованно стандартов и готовых программных продуктов.

Децентрализованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:

организация значительна по размерам;

децентрализация поддерживается органами управления;

существует потребность в скорости и гибкости информационного обслуживания;

применяются различные операции, сервис уникален для каждой части организации и должен контролироваться этим подразделением;

имеет место организация с заданными подразделениями, в которой активно используют мотивацию сотрудников и подразделений, делегирование полномочий;

имеется связь между производительностью и децентрализацией.

В качестве гибрида этих двух способов организации информационной системы используют частично децентрализованный подход. В этом случае имеется и мощный вычислительный центр (общая стратегия, обучение, помощь, стандарты и политика применения программных и технических средств), и локальные вычислительные ресурсы, объединенные в сеть

2.4Основные  компоненты информационной технологии

 

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

 

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

 

ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

 

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

 

Ø оценка планируемого состояния объекта управления;

 

Ø оценка отклонений от планируемого состояния;

 

Ø выявление причин отклонений;

 

Ø анализ возможных решений и действий.

 

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

 

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

 

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

 

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

 

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

 

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

 

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

 

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

 

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

 

Ø отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

 

Ø сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

 

Ø все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог' уловить существующую между ними связь;

 

Ø в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

 Основные компоненты информационной технологии управления показаны на [Рис. 13].

 

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

 

 

 Рис. 4. Основные компоненты информационной технологии управления

 

 

 

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

 

1) данных, накапливаемых на основе  оценки операций, проводимых фирмой;

 

2) планов, стандартов, бюджетов и  других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

 

2.5Анализ  использования и функционирования  информационной системы

 

Анализ текущего состояния информационной логистической системы предприятия

 

В настоящее время на предприятии ЗАО «ГОТЭК» создана модель интеграции Интернет - технологий в информационную логистическую систему типа «визитная карточка». Доступ к такой системе возможен для сотрудников предприятия и извне, со стороны тех, кому даны соответствующие права.

Работа такой системы построена следующим образом.

Внутренняя информация. Обмен информации между всеми сотрудниками данного предприятия осуществляется через компьютерную сеть, что позволяет персоналу вести совместную работу независимо от местонахождения. Главный компьютер, который подключен к Интернет, установлен в кабинете финансового директора. Сюда сливается вся информация о работе предприятия. Между сотрудниками и подразделениями устанавливаются обратные связи.

Схема информационных потоков для подразделений ЗАО «ГОТЭК» представлена на рисунке В 1 (Приложение В).

Всем подразделениям присваиваются шифры. В соответствии с ними нумеруются и потоки: первая половина шифра означает номер подразделения, из которого поток выходит, вторая половина - подразделения - адресата. Любое функциональное подразделение предприятия имеет внутренние информационные связи (входы и выходы) с другими подразделениями.

Потоки информации при вхождении в подразделение распределяются по исполнителям в соответствии с выполненными работами и подвергаются преобразованиям, в результате чего формируется выходная информация. При этом может использоваться и посторонняя информация в подразделениях в виде справочников, журналов, картотек. Взаимоувязанная информация обеспечивает все материальные потоки, начиная от поступления сырья до готовой продукции поступающей к потребителям (горизонтальные связи).

Кроме того, информационная система охватывает все уровни иерархии производственной системы прямыми (направленными сверху вниз) и обратными (направленными снизу вверх) связями. В результате чего на предприятии оперативно получают достоверную информацию о ходе поставок сырья, производства и доставки продукции потребителям.

Информация с вертикальными связями позволяет правильно оценить и своевременно внести необходимые корректировки и, тем самым, повлиять на процессы закупки, производства, складирования и сбыта готовой продукции.

Информационная система модели «визитная карточка» позволяет правильно учитывать результаты маркетинговых исследований, при определении номенклатуры и объемов выпускаемой продукции, организовать удовлетворения конкретных заказов. Использование информационной системы модели «визитная карточка» внутри предприятия позволяет снижать логистические издержки, связанные с организацией внутренних информационных потоков и оптимизировать процессы управления.

Помимо внутреннего доступа сотрудников ЗАО «ГОТЭК» в информационную сеть данного предприятия через Интернет имеется доступ партнеров предприятия. Информационная система работает как справочник ЗАО «ГОТЭК» - на web - страницах представлена общая информация о предприятии: его структура, история создания и развития, направления деятельности; приведено описание производимой продукции и выполняемых услуг.

ЗАО «ГОТЭК» не только информирует потребителей о своей деятельности, но и web - узлы группы предприятий ГОТЭК обеспечивают покупателям возможность «посетить» компанию, узнать о предоставляемых ею товарах и услугах и осуществить обратную связь с помощью электронной почты.

Информация на серверах типа «визитная карточка» о структуре предприятия, которая определяет состав группы предприятий ГОТЭК, дает возможность клиентам выбирать комплексную упаковку для своего товара в компании ЗАО «ГОТЭК». В состав ЗАО «ГОТЭК» входят:

- ГОТЭК - производство  гофрокартона и упаковки из него с многоцветной флексографической печатью;

- ГОТЭК-ПРИНТ - производство  полиграфической продукции (этикетки  и коробки);

- ГОТЭК-ПОЛИПАК - производство гибких упаковочных  материалов из пленок и бумаги;

- ГОТЭК-ЛИТАР - производство  бугорчатых прокладок.

Информация на web - странице об успехах компании позволяет привлечь внимание различных поставщиков и потребителей, что расширяет границы рынка продаж продукции ЗАО «ГОТЭК».

Благодаря информационным сообщениям в визитных карточках партнеры узнают о том, что в течение последних лет группа предприятий ГОТЭК является лучшей компанией России по производству упаковочных материалов.

За последние годы (2006 – 2008 гг.) на предприятии произведена полная модификация технологического парка. Реализуется программа создания новой упаковки оригинальной конструкции и дизайна, которые создают запоминающий образ продукта. Вся эта информация привлекает финансовых инвесторов, поставщиков и потребителей. Информационное сообщение о выпускаемой продукции (показ моделей упаковок на web – страницах) способствует продвижению продукта на рынках сбыта.

Благодаря действию информационной системы по модели «визитной карточки» на предприятии сокращается время на поиск новых клиентов. Будущие потребители, имея «визитную карточку» ЗАО «ГОТЭК», через информационную систему связываются с ним по электронной почве. ЗАО «ГОТЭК» осуществляет свою деятельность, не привязываясь к локальному рынку или географической территории.

Благодаря применяемой информационной системе, продукция ЗАО «ГОТЭК» узнаваема не только на территории нашей страны, но и за рубежом: группа предприятий ГОТЭК занимает ведущую позицию на рынке по своим ключевым продуктам и обеспечивает себе роль основного поставщика для своих клиентов, таких как: СТИНОЛ, Проктер энд Гембл, НЕСТЛЕ, ЗАО «Пивоваренная компания «Балтика» и другие.

Несмотря на все преимущества информационной системы модели «визитная карточка», предприятию ЗАО «ГОТЭК» необходимо использовать современные модели Интернет - технологий, как для улучшения организации внутренних информационных потоков, так и для вывода на новый уровень информационных взаимодействий с поставщиками и потребителями, то есть для оптимизации входных и выходных информационных потоков.

С этой целью предприятию, возможно, предложить модель электронного заказа вида «бизнес - бизнес».

3.1 Выбор модели электронного  бизнеса

 

Для увеличения объемов реализации ЗАО «ГОТЭК» может использовать модель электронного заказа вида «бизнес-бизнес» с целью привлечения клиентов на уровне предприятия к работе непосредственно в своей информационной системе.

При такой модели именно потребитель, а не производитель (ЗАО «ГОТЭК»), будет контролировать информационное взаимодействие. Потребитель через информационную систему ЗАО «ГОТЭК» может разместить заказ, фактически управляя складом готовой продукции данного предприятия-производителя. Если на складе недостаточно наличного запаса готовой продукции, то через внутреннюю информацию продукция автоматически запускается в производство.

Информационная система данного вида может выполнять следующие функции:

- анализ  спроса и предложения;

- составление  бухгалтерской отчетности;

- выбор  и оптимизация путей доставки  выпускаемой продукции;

- выбор  наилучшего варианта оплаты.

Пользуясь новыми электронными технологиями, ЗАО «ГОТЭК» может предложить свои товары через Интернет, а покупатели отыскивают интересующую их информацию, уточняют, что именно им требуется, и размещают заказы с помощью средств электронного платежа.