Понятие хозяйственной ситуации и операции

Информацию в журнал операций можно внести тремя принципиально разными способами:

1)Ввести операции вручную.

2)Ввести типовую операцию.

3)Сформировать операцию  путем выписки первичного документа  бухгалтерской отчетности.

Для обеспечения ввода операции вручную необходимо воспользоваться кнопкой "Ввести операцию вручную". Этот способ ввода информации в журнал операций можно считать самым сложным, так как он требует определенных знаний и навыков в отечественном бухгалтерском учете: необходимо знать счета бухгалтерского учета и знать, какие счета дебета и кредита участвуют в формировании операции. Гораздо легче вводить информацию на основе типовых, ранее сформированных шаблонов операций, список которых можно просмотреть или отредактировать при выборе пункта главного меню программы "Операции" и подпункта динамического меню "Типовые операции". В шаблоне типовой операции уже "прописаны" счета дебета и кредита, выбраны объекты аналитического учета, а в ряде случаев разработана методика распределения денежных средств по проводкам операции. Для обеспечения ввода информации на основе типовой операции необходимо воспользоваться кнопкой "Ввести типовую операцию", а затем выбрать шаблон нужной операции из появляющегося списка. Третий, наиболее простой, способ ввода информации в журнал операций заключается в том, что пользователь формирует операцию, оформляя документ бухгалтерской отчетности. Например, выписывая расходный кассовый ордер, выписывая накладную на отгрузку продукции, выписывая платежное поручение. Для обеспечения ввода операции таким способом необходимо выбрать пункт главного меню программы "Документы" и подпункт, соответствующий нужному документу.

Три способа ввода информации в журнал операций относятся к специализированному журналу "Операция". Каждому из документов или операций автоматически присваивается новый, ближайший больший, номер. Однотипных документов с двумя одинаковыми номерами в рамках одного журнала не существует. При попытке ввести уже существующий номер другому документу этого журнала, программа выдает сообщение об ошибке: "Номер не уникальный". Однако разные документы и операции могут иметь одинаковый номер, но это разнотипные документы, принадлежащие разным журналам программы. Например, может существовать приходный кассовый ордер и выписка с расчетного счета за номером 000001, но двух приходных кассовых ордеров за номером 000001 быть не может [ 7 ].

После ввода и редактирования операции необходимо воспользоваться кнопками формы операции: «Ок» – запись операции, закрытие окна формы. «Записать» – запись, без закрытия окна. «Закрыть» – закрытие окна. Для установки интервала просмотра всех открываемых в про- грамме журналов необходимо:

• Выполнить команды Сервис, Параметры.

• Перейти к закладке Журналы: слева установить дату, с которой будет просматриваться журнал; справа – по какую дату включительно просматривался журнал.

• Щелкнуть в поле слева от этих дат (появится точка).

• Нажать кнопку «Применить». Подтвердить изменение интервала и щелкнуть на кнопку «ОК».

Таким образом, хозяйственная операция является объектом измерения бухгалтерского учета, фактом, вызывающим изменения в составе, размещении имущества и источниках образования. Хозяйственные операции подлежат обязательному учету и регистрации в журнале хозяйственных операций. Применение современных компьютерных программ позволяет  оперативно регистрировать все хозяйственные операции,  что значительно экономит время и упрощает труд бухгалтера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Создание автоматизированных  рабочих мест (АРМ) бухгалтера.

Деятельность современного предприятия отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная информация  является в определенной степени гарантией эффективного управления предприятием. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и как следствие к серьезным убыткам. Технологии автоматизации обработки учетно-аналитической информации (ТАОУАИ) реализуются при помощи современных средств информационных компьютерных технологий, к которым можно отнести и бухгалтерские автоматизированные системы. «Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации – это система методов и средства регистрации, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации с применением средств вычислительной техники, связи и программного обеспечения» [8]. Технологический процесс обработки учетно-аналитической информации – это последовательность связанных между собой операций, начиная с момента создания первичного документа, заканчивая выдачей результатов обработанной информации.

Основными функциями реализации бухгалтерских автоматизированных систем являются:

– автоматический и ручной ввод бухгалтерских проводок;

– формирование, регистрация и печать первичных документов;

– расчет итоговых показателей;

– формирование отчетов;

– хранение первичных документов и отчетов;

– ведение количественного и многовалютного учета;

– изменение и дополнение базы данных бухгалтерских программ;

– настройка программ на конкретное предприятие;

 – ведение учета  для одной организации на нескольких компьютерах или на одном компьютере для нескольких организаций;

– использование операционной системы Windows.

Результатом обработки бухгалтерской информации является получение основных итоговых бухгалтерских документов, таких как:

– оборотно-сальдовые ведомости,

– журналы-ордера,

– Главная книга и баланс

 –формы отчетности  для налоговых органов,

– формы отчетности для отчислений налогов в бюджет и другие необходимые документы.

«Автоматизированное рабочее место (АРМ) — комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации работы сотрудника в рамках его специальности» [4]

АРМ бухгалтера – это профессионально ориентированный программно-технический комплекс, с помощью которого бухгалтер выполняет свои функции. Использование АРМ бухгалтера предполагает высокий уровень учетных работ, обеспечивает возможность её оперативного анализа и принятия управленческих решений.   Моховикова Н.И. в своей работе «Технологии автоматизированной обработки учётно-аналитической информации» выделяет следующие основные требования к АРМ бухгалтера:

 – использование основных  методик бухгалтерского учета;

– минимизация ручного труда в учетном процессе;

– применение современных информационных технологий электронной обработки учетной информации;

– возможность контроля учетной информации на всех стадиях и этапах обработки. [8]

АРМ бухгалтера включает основные компоненты:

- ПЭВМ;

- комплекс программ для  обработки учетной информации;

- обучающую систему:

- гипертекстовую систему  документации для пользователя;

- интегрированную систему  подсказок;

- систему закладок, указателей  и справок;

- систему примеров;

- систему контроля и обнаружения ошибок;

Создание автоматизированных рабочих мест бухгалтера предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на компьютер, а человек выполняет часть ручных операций – ввод исходных данных и анализ полученных результатов для отчетности и принятия управленческих решений. При автоматизации учетного процесса данные первичного документа являются источником формирования внутримашинной информационной базы, которую вводит в ПЭВМ бухгалтер. Он должен разработать необходимую систему документооборота, принятой в соответствующей отрасли или организации, а также проверить формы документов для регистрации и внесения реквизитов объектов бухгалтерского учета в компьютер. При автоматизированной форме бухгалтерского учета бухгалтеру необходимо:

1. Выбрать автоматизированную  программу бухгалтерского учета, в соответствии с функциями  и требованиями своей организации;

2. Проверить имеющуюся  в ПЭВМ необходимую систему  документооборота и формы отчетности; 3. Ввести реквизиты своей организации;

4. Ввести остатки объектов  бухгалтерского учета на начало  отчетного периода;

5. Проверить внешний первичный  документ (правильность заполнения, подлинность подписей, законность и целесообразность данной хозяйственной операции);

6. Ввести хозяйственную  операцию по внешнему первичному  документу в ПЭВМ в виде  проводки;

7. По имеющейся в ПЭВМ форме создать внутренний первичный документ, сохранить его и проверить автоматическое формирование проводки или проводок. При необходимости распечатать документ.

8. Обеспечить сохранность данных.

На основании введенных данных первичного учета в системе (ПЭВМ) выполняется их автоматическая обработка, сортировка, группировка, вычисления и расчет итогов. Бухгалтер производит формирование и печать необходимых форм отчетных документов.

Моховикова Н.И. также выделяет основные методологические принципы автоматизации учетной информации, которые должен учитывать бухгалтер в своей работе:

1. Использование элементов  метода бухгалтерского учета: системы  счетов, системы показателей и  регистров учета, структуры форм  первичных документов, таблиц расчетов  и т. д.

2. Организации обработки  учетно-аналитической информации  на основе использования локальных  и сетевых средств автоматизации.

3. Создание и использование АРМ по принципу необходимости: в бухгалтерии – АРМ главного бухгалтера, АРМ бухгалтера по учету основных средств и материалов, АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы и т.д.; на складах – АРМ кладовщика; в мастерских – АРМ механика; в гаражах – АРМ диспетчера; в бригадах – АРМ бригадира и т. д. Структура бухгалтерии на базе АРМ представлена на рис 1.

 

 

 

 

Конфигурирование АРМ бухгалтера:

1. Минимальная конфигурация  АРМ для малых предприятий  и частных предпринимателей –  это ПЭВМ и принтер (используются  более простые программы 1С:Бухгалтерия ).

2. Вокальной сети АРМ  выполняют обработку информации  на рабочем месте в составе  распределенной базы данных (БД). При этом они имеют выход  через каналы связи в ПЭВМ  и БД других пользователей.

3. Более сложные сетевые  АРМ с использованием ПЭВМ  в качестве терминала, где удален  или ограничен доступ к ресурсам  центральной (главной) ПЭВМ – администратору.

4. Наиболее сложные сетевые  АРМ могут через специальное  оборудование подключаться не  только к главной ПЭВМ, но и  к информационным службам и  другим системам (информационно- поисковым, библиотекам). Интегрированная БД АРМ содержит оперативную и нормативно-справочную информацию. Для управления и использования БД применен многоуровневый интерфейс: главное меню программ представлено иерархической диалоговой схемой доступа к функциям системы.

Таким образом, преимущество использования АРМ состоит в обеспечении возможности решать в едином комплексе задачи бухгалтерского (финансового), управленческого и налогового учета, экономического анализа и внутреннего аудита. Внедрение АРМ позволяет использовать безбумажную технологию бухгалтерскую учета, заменяя ежемесячную распечатку многих учетных регистров просмотром данных на дисплее. Тем самым кардинально меняется характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается доля технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации, контролеров и аналитиков.

 

Список литературы:

1.  Бычкова С.М., Макарова Н.Н.Бухгалтерское дело М.: Эксмо, 2008. — 336 с.
2. Бухгалтерский словарь. – Ермилова Ю, Фофанов М. : Деловой двор, 2011.- 320с.
3. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет Учеб. для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям / М. А. Вахрушина. — 8-е изд., испр. — М. : Издательство «Омега-Л», 2010. — 570 с. – (Высшее финансовое образование).
4. Жаров М.В., Соколов А.В. Современные информационные технологии в экономике и управлении: Учеб. пособие. М.: МАТИ, 2006. 283 с.
5. Поташкова Н.Н. Бухгалтерское дело: учебное пособие / Н.Н. Поташкова, Ю.С. Холопова. — М. : КНОРУС, 2013. — 190 с
6. Степанова Е.Е, Хмелевская  Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности М. : Форум- Инфра- М, 2004. — 150 с.
7. Слободняк И.А., Пискунов И.В.  «Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета»// "Международный бухгалтерский учет", 2014, N 1; "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2014, N 7
8. Технологии автоматизированной обработки учётно-аналитической информации: 3-е изд., перераб. и доп. Н.И. Моховикова, и др.; Под ред. Н.И. Моховиковой.– Минск: Изд-во МИУ, 2009.– 172 с.
9. Филатова В. О. Ф51 1C:Предприятие 8.1. Бухгалтерия предприятия. Управление торговлей. Управление персоналом. — 2-е изд., перераб. и доп. — СПб.: БХВ-Петербург, 2010. — 288 с.: ил. — (Самоучитель)