Особенности организации внутреннего контроля в организациях военной отросли

В первую очередь необходимо изучить основные для предстоящей проверки области внутреннего контроля.

Необходимо принимать во внимание, что система внутреннего контроля хозяйствующего субъекта должна включать:

контрольную среду;

надлежащую систему бухгалтерского учета;

контроль за сохранностью активов;

контроль за соблюдением законов и нормативных актов.

отдельные средства контроля.

Контрольная среда, под которой понимаются осведомленность и практические действия руководства проверяемого субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, включает:

стиль и основные принципы управления;

организационную структуру;

распределение ответственности и полномочий;

кадровую политику;

подготовку финансовой отчетности для внешних пользователей;

внутренний управленческий учет и подготовку внутренней отчетности;

соответствие хозяйственной деятельности требованиям действующего законодательства.

При определении значимости внутреннего контроля для целей контрольного мероприятия необходимо, в частности, убедиться, что средства контроля проверяемого субъекта достигают следующих целей:

хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;

все операции фиксируются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде, в соответствии с принятой в хозяйствующем субъекте учетной политикой и обеспечивают возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

доступ к активам возможен только с разрешения соответствующего руководства;

соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов определяется руководством с установленной периодичностью, и в случае расхождений руководство предпринимает надлежащие действия.

Кроме того, следует убедиться в применении на проверяемом субъекте таких процедур внутреннего контроля, как:

арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;

проведение сверок расчетов;

проверка правильности документооборота и наличия разрешительных записей руководящего персонала;

проведение в соответствии с установленным порядком периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей для выяснения соответствия данных бухгалтерского учета и фактического наличия;

Таким образом в целях эффективности организации хозяйственной деятельности должен осуществляться систематический контроль за своевременным и полным обеспечением воинской части, а также законностью расходования, сохранностью материальных и денежных средств. Внутренний финансовый контроль должен охватывать все службы тылового, технического и других видов обеспечения воинской части.

 

2. Обязанности должностных  лиц воинской части, осуществляющих  внутренний финансовый контроль

Эффективная организация внутреннего контроля предполагает оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников хозяйствующего субъекта. Она должна по возможности препятствовать попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивать разделение несовместимых функций. Функции сотрудника несовместимы, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруднять обнаружение таких ошибок и нарушений. Обычно подлежат распределению между различными лицами такие функции, как:

непосредственный доступ к активам;

разрешение на осуществление операций с активами;

непосредственное выполнение хозяйственных операций;

отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Надлежащее функционирование системы внутреннего контроля зависит также от сотрудников, которым поручена эта деятельность. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность персонала.

Как показывают результаты контрольно-ревизионной работы, качество внутреннего финансового контроля не отвечает требованиям сегодняшнего дня. проверки носят формальный характер, не вскрывают нарушений по тем вопросам, которые предусмотрены Инструкцией о порядке проведения внутренней документальной проверки финансового хозяйства воинской части. В состав комиссии нередко включаются лица, не обладающие достаточной методической подготовкой в области контрольно-ревизионной работы (Приложение №2).

Важная роль в организации и осуществлении внутреннего финансового контроля принадлежит начальнику финансовой службы, ведь только он наиболее осведомлен об особенностях финансово-хозяйственной деятельности войск. Он должен понимать, что внутренняя проверочная комиссия должна помогать ему выявить и устранить возможные ошибки и недостатки до начала документальной ревизии финансово-хозяйственной деятельности. Наиболее важные направления работы начальника финансовой службы по обеспечению эффективности внутреннего финансового контроля в воинской части приведены в Приложении №3.

В целях обеспечения эффективности внутреннего финансового контроля, начальник финансовой службы обязан:

планировать работу по организации и проведению внутреннего финансового контроля;

работать с начальниками служб, офицерами штаба, разъяснять им законодательство и знакомить их с нормативно-правовыми документами по бюджетному учету, по денежному довольствию и социальному обеспечению военнослужащих, по заработной плате гражданского персонала;

разрабатывать методические пособия, программы, инструкции по проведению ревизий и проверок;

проводить занятия и инструктировать членов внутренней проверочной комиссии, знакомить их с особенностями ведения финансового хозяйства, организацией бухгалтерского учета, правилами и нормами выплаты денежного довольствия военнослужащих и заработной платы гражданского персонала;

координировать работу должностных лиц, осуществляющих финансовый контроль;

оказывать практическую помощь на подконтрольных объектах;

организовывать само- и взаимоконтроль в финансовой службе;

ежемесячно докладывать командиру части о результатах контроля и доводить его результаты до личного состава;

обеспечивать своевременность и качество проверок финансового хозяйства.

На командира воинской части в области внутреннего финансового контроля возложены следующие обязанности:

· Постоянное обеспеченность части материальными и денежными средствами, организация контроля за их сохранностью;

· Контроль за законностью и целесообразностью их использования;

· Постоянный контроль за техническим состоянием и эксплуатацией вооружения и военной техники;

· Проверка наличия денежных сумм и ценностей в денежном ящике (кассе);

· Обеспечение контроля за соблюдением сроков выплаты положенного денежного довольствия и заработной платы;

· Обеспечить проверку финансового хозяйства части внутренней проверочной комиссией не реже одного раза в полугодие;

· Принимать меры к устранению выявленных недостатков, предупреждению прекращению нарушений и злоупотреблений;

· И другие.

На председателя и членов внутренней проверочной комиссии, а также должностных лиц материально-технического обеспечения в области внутреннего финансового контроля возложены обязанности по:

1. Осуществлению контроля за техническим состоянием вооружения, военной техники и других материальных средств;

2. Организации контроля за правильным применением и экономным расходованием горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей в подразделениях;

3. Проверке наличия и  состояния материальных средств  на складах и в подразделениях;

4. Проверке в артиллерийских  подразделениях техническое состояние, комплектность и учет вооружения, боеприпасов и порядка их хранения;

5. Проверке наличия и  технического состояния средств  инженерного вооружения в подразделениях  и на складах;

6. Контролю за рациональным расходованием и сроком годности медицинского имущества в подразделениях и медицинском пункте;

7. Проверке наличия и  хранения в подразделениях и  на складах вооружения, боеприпасов  и военно-технического имущества,

8. Проверке технического  состояния автомобильной и иной  техники;

9. Контролю за соблюдением норм расхода горючего и смазочных материалов;

10. Проверке наличия и  качества горючего, специальных  жидкостей в подразделениях и  на складе, наличия и состояния  технических средств службы горючего;

11. Контролю за наличием и качественным состоянием продовольствия, техники и имущества продовольственной службы в подразделениях, на складе и других объектах службы;

12. Проверке правильности  учета и оприходования сэкономленных продуктов в столовой;

13. Контролю согласно учетным  данным наличия и состояния  вещевого и хозяйственного имущества  в подразделениях и на складе, проверке условий хранения и  сбережения;

14. Проверке наличия и  состояния квартирного имущества  в подразделениях и на складе  части.

Таким образ, предоставление командирам и начальникам большей самостоятельности в определении направления расходования денежных средств предполагает повышение их ответственности за принимаемые решения и конечные результаты хозяйствования. Вместе с тем, результаты контрольно-ревизионной работы свидетельствуют о том, что в армии и на флоте ещё не изжиты нарушения в расходовании материальных и денежных средств. Одной из причин этих нарушений является невыполнение отдельными командирами (начальниками) и другими должностными лицами требований нормативных документов по руководству финансовой и хозяйственной деятельностью и обеспечения сохранности государственной собственности, снижения ответственности за экономное и целесообразное использование материальных и денежных средств.

 

3. Организация и  проведение проверки финансово-хозяйственной  деятельности воинской части  внутрипроверочной комиссией.

Повышение действенности и результативности финансового и хозяйственного контроля является важным условием обеспечения эффективности использования денежных средств, трудовых и материальных ресурсов, выделяемых для поддержания боевой готовности войск. В представляемой читателям статье мы рассмотрим виды, формы и методы финансового контроля в военных организациях. 
Организация внутреннего финансового и хозяйственного контроля включает: 
- нормативно-правовое регулирование прав, обязанностей и ответственности должностных лиц; 
- субъекты, то есть систему органов и должностных лиц, осуществляющих контроль; 
-объекты контрольной деятельности; 
- виды, формы и методы внутреннего финансового и хозяйственного контроля; 
- целенаправленное руководство внутренним финансовым и хозяйственным контролем; 
- планирование деятельности в области внутреннего контроля. 
Основными нормативными документами, которые регламентируют права, обязанности и ответственность должностных лиц в области внутреннего контроля, являются: 
- Бюджетный кодекс; 
- Указ Президента РФ от 18.07.2001г. N 1095 "О мерах по обеспечению государственного финансового контроля в Российской Федерации", которым определены основные цели и задачи по организации финансового контроля в Российской Федерации; 
- Федеральный закон от 04.12.2006г. N 161-ФЗ "О материальной ответственности военнослужащих", которым установлена материальная ответственность военнослужащих по возмещению виновными лицами ущерба, причиненного недостачами, хищениями и порчей военного имущества, а также за непринятие мер к их предотвращению; 
- Трудовой кодекс, определяющий материальную ответственность гражданского персонала за причиненный ущерб; 
- Основные задачи финансового контроля 
Финансовый контроль в Минобороны организуется и осуществляется в соответствии с постановлениями Правительства РФ, уставами Вооруженных Сил, приказами и директивами Минобороны. 
Согласно п. 2 Положения о финансовом контроле основными задачами финансового контроля являются: 
а) контроль (проверка) за выполнением федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, уставов Вооруженных Сил, приказов и директив министра обороны; 
б) выявление внутрихозяйственных резервов и принятие мер к использованию их в интересах обеспечения боевой готовности армии и флота; 
в) изучение причин недостатков и нарушений в финансово-хозяйственной деятельности, принятие действенных мер к их устранению, предупреждению и своевременному возмещению причиненного государству материального ущерба, разработка предложений по улучшению финансово-хозяйственной деятельности; 
г) изучение опыта практического применения в армии и на флоте действующих положений, наставлений, инструкций и других руководящих документов, определяющих нормы и порядок финансового и материального обеспечения, в целях их совершенствования; 
д) оказание командирам и начальникам практической помощи в организации и ведении финансового хозяйства, правильном применении законов, постановлений, распоряжений, приказов и директив по финансово-хозяйственным вопросам. 
Организация финансового контроля 
Согласно п. 3 Приказа Минобороны N 200 финансовый контроль осуществляется посредством предварительного и последующего контроля. 
Предварительный внутренний финансовый контроль основан на проверке финансово-плановых документов, начислений денежного довольствия и заработной платы, назначений пенсий и пособий, регистрации штатных расписаний, других документов, требующих расхода денежных средств до совершения финансово-хозяйственных операций. 
Последующий финансовый контроль осуществляется путем документальных ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности по учетным и отчетным данным, приходно-расходным и другим документам после совершения финансово-хозяйственных операций. 
Организация финансового контроля, руководство контрольно-ревизионной работой и ответственность за ее состояние в подчиненных войсках (силах флота) согласно п. 4 Приказа Минобороны N 200 возлагаются на: 
- главнокомандующих Ракетными войсками стратегического назначения, Военно-морским флотом, Войсками противовоздушной обороны, Военно-воздушными силами, Сухопутными войсками; 
- заместителей Министра обороны, начальников главных и центральных управлений Минобороны; 
- командующих (начальников) родами войск и специальных войск, войсками округов, группами войск, флотами, армиями, флотилиями, ВВС, а также на других командиров и начальников, в распоряжение которых выделяются денежные средства. 
Непосредственное руководство контрольно-ревизионной работой и проведение ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности возлагаются: 
- в Российской армии и на Военно-морском флоте - на начальника центрального финансового управления Минобороны; 
- в видах Вооруженных Сил, управлениях командующих (начальников) родами войск и специальных войск, главных и центральных управлениях Минобороны и управлениях видов Вооруженных Сил, округах, группах войск, на флотах, в армиях, на флотилиях и т.д. - на соответствующих начальников финансовой службы (п. 6 Положения о финансовом контроле). 
Должностные лица, на которых возложена работа по организации финансового контроля, обязаны: 
- рассматривать и утверждать годовые планы ревизий финансово-хозяйственной деятельности подчиненных войск (сил флота); 
- рассматривать не реже одного раза в квартал доклады начальников финансовой службы, указанных в п. 6 настоящего Положения, о выполнении планов ревизий и проверок, об организации контрольно-ревизионной работы и ее результатах; 
- рассматривать материалы ревизий и проверок и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности финансового контроля; 
- рассматривать результаты финансово-хозяйственной деятельности, принимать необходимые меры к укреплению государственной финансовой, плановой, договорной, кассовой и штатно-тарифной дисциплины, соблюдению законности, предупреждению и пресечению бесхозяйственности, расточительства и злоупотреблений в расходовании денежных средств и материальных ценностей (п. 5 Положения о финансовом контроле). 
Периодичность и порядок проведения 
документальных ревизий и проверок 
Периодичность проведения ревизий и проверок установлена п. 11 Положения о финансовом контроле: не реже одного раза в два года. Однако если соединения и воинские части непосредственно осуществляют кассовые операции, то в данном случае проведение документальных проверок регламентировано не реже одного раза в год. 
Ревизии областных военных комиссариатов по вопросам пенсионного обеспечения военнослужащих и их семей проводятся не реже одного раза в год, как правило, одновременно с ревизиями финансово-хозяйственной деятельности этих военных комиссариатов (п. 13 Положения о финансовом контроле). 
Планирование проведения ревизий и проверок осуществляется в соответствии с планом контрольно-ревизионной работы. План ревизий составляется на год. В него включаются подлежащие проверке виды Вооруженных Сил, военные округа, довольствующие управления, соединения и воинские части, указываются год и месяц проведения предыдущих ревизий, и предусматривается время (квартал) предстоящих ревизий. 
Годовые планы ревизий до начала предстоящего года утверждаются должностными лицами, которым непосредственно подчинена финансовая служба. Годовой план ревизий, проводимых центральным финансовым управлением Минобороны, утверждается Минобороны (п. п. 45 - 46 Положения о финансовом контроле). 
Внеплановые ревизии и проверки отдельных участков и отраслей финансово-хозяйственной деятельности проводятся: 
- по указанию вышестоящих командиров и начальников; 
- по требованию органов военной прокуратуры или судебных органов; 
- при расформировании соединения, воинской части или ликвидации финансового хозяйства воинской части; 
- при убытии начальника финансовой службы воинской части в другой военный округ или вид Вооруженных Сил; 
- при отстранении начальника финансовой службы воинской части, соединения от занимаемой должности или увольнении из кадров Вооруженных Сил (с работы) (п. 14 Положения о финансовом контроле). 
Проведение ревизии обязательно при назначении начальника финансовой службы воинской части на другую должность. В этом случае довольствующим финансовым органом не проводится ревизия, а командир части организует проверку финансового хозяйства самостоятельно до убытия начальника финансовой службы из части. 
Необходимый срок для проведения проверки определяется в соответствии с необходимыми объемами для их осуществления, но не более 30 дней. Продление этого срока допускается с разрешения начальника, назначившего ревизию или проверку, а при проведении ревизии или проверки по требованию органов военной прокуратуры - с их согласия (п. 17 Положения о финансовом контроле). 
Ревизии и проверки проводятся начальниками финансовой службы, штатными инспекторами-ревизорами или другими должностными лицами, которые в таких случаях несут ответственность, выполняют обязанности и пользуются правами штатных инспекторов-ревизоров. К участию также привлекаются председатель и члены внутренней проверочной комиссии по финансовой службе (п. п. 18, 22 Положения о финансовом контроле). 
Основным методом ревизии является проверка законности и достоверности совершенных финансово-хозяйственных операций по подлинным первичным оправдательным документам за весь период, прошедший с начала проведения предыдущей ревизии, или за больший срок, установленный начальником, назначившим ревизию. 
При проведении ревизии инспектор-ревизор обязан уделять особое внимание проверке кассовых операций и обеспечению сохранности наличных денег при их перевозке и хранении, а также проверке достоверности операций, совершенных по бюджетным и внебюджетным счетам, открытым в органах ОФК (п. 26 Положения о финансовом контроле). 
Проверенные в процессе ревизии оправдательные приходные и расходные денежные документы погашаются круглой мастичной печатью, которая ставится на документе так, чтобы ее оттиск не закрывал текста документа и не мог быть удален без повреждения документа (п. 29 Положения о финансовом контроле). 
Права и ответственность инспектора-ревизора 
Права инспектора-ревизора перечислены в п. 32 Положения о финансовом контроле. Он имеет право: 
- в необходимых случаях опечатывать денежные ящики (кассы) и кассовые помещения, склады, кладовые и архивы, требовать от должностных и других лиц представления письменных справок и объяснений по вопросам, возникающим при ревизии и проверке; 
- проводить встречные проверки достоверности совершенных финансово-хозяйственных операций. Сличать предъявленные в процессе ревизии или проверки записи в книгах и карточках учета и оправдательные документы с соответствующими записями и документами, находящимися в других воинских частях, соединениях, довольствующих управлениях, местных финансовых органах и других организациях и учреждениях, от которых получены или которым выданы денежные средства и материальные ценности. Получать при необходимости от них справки и копии документов, связанных с указанными операциями; 
- назначать и проводить внеочередные полные или частичные инвентаризации материальных ценностей, контрольные обмеры выполненных строительно-монтажных и других работ, контрольные запуски сырья и материалов в производство, осмотры сырья, материалов и готовой продукции, взятие проб и образцов на исследование; проверять полноту оприходования материальных ценностей, правильность применения норм естественной убыли при их транспортировке, хранении и переработке; 
- привлекать специалистов для проверки качества продукции и выполненных работ или оказанных услуг, фактических затрат сырья, материалов, топлива, пара, воды и электроэнергии, состояния оборудования, зданий и сооружений, условий хранения и эксплуатации военного имущества и техники в случаях, требующих заключения лиц, имеющих специальные знания. Указанные специалисты привлекаются к работе с разрешения командиров и начальников, которым они непосредственно подчинены; 
- сверять выписки из бюджетных и внебюджетных лицевых счетов с платежными документами, находящимися в ОФК; 
- при выявлении злоупотреблений изымать в установленном порядке подлинные документы, если сохранность их не гарантируется, и выявленные фиктивные документы для приобщения их к акту ревизии или проверки; в необходимых случаях получать от должностных лиц ревизуемого (проверяемого) довольствующего управления, соединения, воинской части для подтверждения выявленных фактов нарушений копии или выписки из относящихся к выявленным фактам документов либо справки, составленные на основании имеющихся документов; 
- вносить предложения об устранении выявленных ревизией или проверкой недостатков, о возмещении причиненного материального ущерба, а в необходимых случаях - о назначении административного расследования для установления виновных должностных лиц и размера ущерба, причиненного по вине каждого из них, если это не представилось возможным установить в процессе ревизии (проверки), или о передаче материалов по фактам хищений государственных средств и других злоупотреблений органам военной прокуратуры. 
Документальное оформление ревизий и проверок 
Каждая ревизия финансово-хозяйственной деятельности оформляется актом. Акт должен быть кратким. В нем дается общая характеристика финансово-хозяйственной деятельности, излагаются выявленные недостатки, нарушения и злоупотребления, а также положительный опыт работы, который целесообразно распространить на другие довольствующие управления, соединения, воинские части. 
Проверки в зависимости от их результатов оформляются: актом - при выявлении недостатков и нарушений, по которым необходимо внести предложения; докладом - если таких недостатков и нарушений не выявлено, а незначительные недостатки устранены в процессе проверки. 
Указанный доклад инспектора-ревизора адресуется начальнику, назначившему проверку. С докладом ознакомляются под расписку должностные лица, ответственные за финансово-хозяйственную деятельность. 
При изложении в акте выявленных недостатков, нарушений и злоупотреблений соблюдаются строгая объективность, ясность, правильность и точность описания их сущности и причин со ссылками на соответствующие законы, постановления, распоряжения, приказы, директивы и другие нормативные акты, которые нарушены или не соблюдены, и на подлинные документы, подтверждающие достоверность сделанных в акте записей. В акте также указываются размеры причиненного материального ущерба и другие последствия допущенных нарушений, должностные лица, по вине которых они допущены. Вносить в акт ревизии или проверки данные, не подтвержденные документами, запрещается. 
Все установленные в процессе ревизии действия (бездействие) должностных и иных лиц, содержащие признаки преступлений, излагаются в акте подробно. В необходимых случаях материалы по таким фактам выделяются в отдельное приложение к акту (п. п. 34 - 35 Положения о финансовом контроле).