2.1 Документальное оформление  движения личного  состава и рабочего  времени.Порядок  составления расчетов  по оплате труда

• Документальное  оформление и учет личного состава

Главный бухгалтер должен располагать полной информацией о кадровом составе сотрудников на предприятии. Он должен иметь документы, в которых зафиксировано, кто и на каких условиях работает на данном предприятии. Один экземпляр всех документов по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Указанные документы могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя предприятия.

В состав документов по кадровому составу входят:

1. Документы  о движении по работе (по приему, увольнению, переводу, совмещению, замещению должности, изменению оплаты).

2. Документы  о различных выплатах помимо  основной заработной платы (о  премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях).

3. Документы,  обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка).

4. Прочие документы  по кадровому составу.

Для учета  личного состава, отработанного  времени, расчетов с работниками  по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. № 1.

На предприятии  ОАО «Бакалея» по учету личного  состава, отработанного времени, а  также расчетов с работниками по начислению и выплате заработной платы используются не только унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, но и формы, разработанные бухгалтерами предприятия.

При приеме на работу в ОАО «Бакалея» новый  сотрудник проходит собеседование с руководителем предприятия, который дает заключение о возможности приема на работу, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, с каким окладом и с каким испытательным сроком. Затем новый сотрудник пишет заявление о приеме на работу. Прием на работу оформляется «Приказом (распоряжением) о приеме работника на работу», форма № Т-1 (Приложение 3) на основании заявления работника. Приказ заполняется в одном экземпляре лицом, ответственным за прием работников на каждое принимаемое организацией на работу лицо, т.е. бухгалтером.

В форме Т-1 указываются: наименование структурного подразделения, должность, срок испытания (если работнику устанавливается  испытание при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника и др.). Приказ о приеме на работу работника визируется в бухгалтерии организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию. С приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, работника знакомят под расписку. На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

С каждым новым  сотрудником предприятие заключается трудовой договор (Приложение 4), в котором указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор. Существенными условиями трудового договора является: место работы; дата начала работы; наименование должности, с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации; права и обязанности работника и работодателя; характеристики условий труда; компенсации и льготы работникам; режим труда и отдыха; условия оплаты труда. В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении тайны и иные условия, не ухудшающие положения работника. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

На каждого  работающего открывается «Личная  карточка работника» (форма № Т-2) (Приложение 5), в которой фиксируются  анкетные и прочие данные сотрудника о его трудовой деятельности на предприятии - учебе, повышении разряда, переводах и т.д. Кроме того, каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу, его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного - двух лет. Эти сведения оперативного учета служат основанием для составления отчетности о численности и составе работников.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» (Приложение 6) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное  расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Формой №  Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» (Приложение 7) оформляется перевод работника  из одного подразделения ОАО «Бакалея» в другое. В распоряжении указываются: причина перевода (изменение к трудовому договору), размер оклада, надбавки по новому месту работы, дата перевода, и др. Распоряжение визируется руководителями соответствующих структурных подразделений на обратной стороне приказа и подписывается руководителем организации.

Форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 8) применяется  для оформления ежегодного отпуска  и отпусков других видов, предоставляемых  членам трудового коллектива ОАО «Бакалея» в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, а также графиком отпусков. Приказ о предоставлении отпуска составляется на основании личного заявления работника и подписывается руководителем организации и самим работником.

При увольнении работника оформляется «Приказ (распоряжение) о   прекращении действия трудового договора» (форма № Т-8) (Приложение 1). В нем указывают причину и основание увольнения. 

2.2 Синтетический учет  расчетов с рабочими  и служащими по оплате труда

Синтетический и аналитический учет расчетов с  работниками по оплате труда

Учет  заработной платы может вестись  как аналитически, так и синтетически, то есть как по каждому работнику  в отдельности, так и обобщенно. Поэтому и учетные регистры по содержанию записанной в них информации подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета.

К регистрам  аналитического учета заработной платы  относятся расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки лицевой счет работника и т.п. Регистры синтетического учета - это мемориальные ордера, оборотные ведомости.

На  предприятии ОАО «Бакалея» к  документам по учету расчетов с персоналом по оплате труда относятся: «Расчетно-платежная  ведомость» (форма № Т-49), «Лицевой счет» (форма № Т-54) и расходные ордера.

Форма № Т-54 «Лицевой счет» заводится отдельно на каждого работника организации на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу и используется для отражения расчетов по оплате труда. В лицевом счете указываются фамилия, имя и отчество работника, структурное подразделение, табельный номер и т.д. Ежемесячно в лицевом счете приводятся данные о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед организацией. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый. Основанием для заполнения лицевых счетов являются первичные документы: табель учета использования рабочего времени для расчета повременной оплаты труда и по окладам, доплата за ночные часы и сверхурочное время; листки нетрудоспособности; приказы о выплате премий; оказания материальной помощи; расчеты по оплате отпусков; решения судебных органов по исполнительным листам и т.д.

На  основании данных лицевых счетов исчисляется средний заработок  при расчете оплаты за отпуск, пособий по временной нетрудоспособности, они также используются при начислении пенсий. Результаты произведенных в лицевых счетах расчетов сумм заработной платы, подлежащих выдаче работникам, переносятся затем в расчетно-платежную ведомость, в налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ) и в справки о доходах физических лиц и едином социальном налоге (форма № 2-НДФЛ).

«Расчетно-платежную  ведомость» (форма № Т-49) применяют  для расчетов с работниками за целый месяц. В ней отражается начисление и выплата заработной платы, пособий, отпускных и премий работникам организации. Заполняется ведомость по данным лицевых счетов работника. Она составляется в бухгалтерии и оформляется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Для каждого сотрудника предприятия в ведомости отводится одна строка. В расчетно-платежной ведомости указываются фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче.(приложение 2)

Сумма заработной платы, причитающаяся к выдаче работнику предприятия, представляет собой разницу между сумами оплаты труда, начисленными по всем основаниям, и суммой удержаний. Удержания из заработной платы работника производятся в строгом соответствии с законодательством РФ. Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам. По инициативе администрации могут быть удержаны: суммы аванса, выданного в счет зарплаты; суммы, излишне выплаченные в следствие счетных ошибок; суммы, излишне выплаченные в случае признания вины работника в невыполнении норм труда или простое; суммы неизрасходованного и своевременно не возвращенного подотчетными лицами аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу; суммы за оплаченные, но неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск.

При расчете  удержаний бухгалтер должен помнить, что по ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний не может быть более 20%, а в случаях особо предусмотренных законодательством, 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику. При удержании из заработной платы, по нескольким исполнительным документам за работником во всех случаях должно сохраниться 50% заработка.

Основным налогом, при помощи которого государство регулирует доходы, получаемые физическими лицами, является налог на доходы физических лиц, который исчисляется и уплачивается в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» II части Налогового кодекса РФ.

Налоговая ставка на доходы физических лиц установлена  в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Согласно  ст. 207 НК РФ плательщиками налога признаются: физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ и получающие доходы от источников, расположенных в РФ.

Согласно  ст.210 НК РФ при определении налоговой  базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные ими как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение, которыми у них возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст.212 НК РФ.

Под материальной выгодой понимается выгода, полученная:

1) от  экономии на процентах за пользование  работником заемными средствами, полученными от предприятия;

2) от  приобретения товаров (работ,  услуг) у физических лиц в  соответствии с гражданско-правовым  договором, у организаций и  индивидуальных предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по  отношению к работнику;

3) от  приобретения ценных бумаг.

Если  из дохода работника по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.

В налоговую  базу не включаются суммы, указанные  в ст.217 НК РФ - это государственные  пособия (кроме пособий по временной нетрудоспособности), государственные пенсии и т.п.

Для исчисления налога на доходы физических лиц, налоговая  база определяется как денежное выражение  таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых  вычетов, предусмотренных статьями 218-221 НК РФ. Эти вычеты поделены на четыре группы:

стандартные (ст.218 НК РФ),

социальные (ст.219 НК РФ),

имущественные (ст.220 НК РФ),

профессиональные (ст.221 НК РФ) налоговые вычеты.

Стандартные налоговые вычеты - ежемесячные вычеты из доходов в размере 3 000, 500, 400 и 300 руб., право на которые имеют отдельные категории налогоплательщиков.

Право на ежемесячные вычеты в размере 3000 руб. имеют: инвалиды - чернобыльцы, инвалиды ВОВ, инвалиды из числа военнослужащих, ставших инвалидами 1, 2, 3 групп, вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при защите СССР, РФ или при исполнении иных обязанностей военной службы и т. д.