Организация учета на автотранспортных предприятиях

i Компания имеет па  балансе собственное автотранспортное  сред-m ство. Водитель организации производит заправку ГСМ наличным Ь\ расчетом. В результате проверки выявилась недостача денеж-' ных средств из-за несвоевременной сдачи авансовых отчетов во-W дителями.

1> АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

В организациях с небольшим количеством транспорта и маленькими объемами потребления ГСМ может осуществляться за наличный расчет через подотчетных лиц (как правило, водителей).

 

Прежде чем выдать водителю из кассы денежные средства на приобретение ГСМ, необходимо приказом руководителя утвердить перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств в подотчет, утвердить сроки использования подотчетных сумм, по истечении которых подотчетные лица должны представлять авансовые отчеты. С этими лицами в обязательном порядке должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности.

 

Необходимо помнить, что выдачу наличных денег водителям под отчет следует производить только после полного отчета по ранее выданным суммам.

 

В соответствии с действующим налоговым законодательством при наличии фискальных чеков указанная в них сумма НДС может быть отнесена в зачет, если фискальный чек содержит следующие данные:

 

- наименование предприятия;

 

- регистрационный номер  налогоплательщика;

 

- заводской номер машины;

 

регистрационный номер машины;

 

- порядковый номер чека;

 

- дату и время совершения  покупки;

 

- цену или сумму покупки;

 

- серию и номер свидетельства  о постановке на учет по  налогу на добавленную стоимость;

 

- наименование товара;

 

- сумму налога на добавленную  стоимость;

 

- фискальный признак.

 

Приобретение топлива за наличный расчет с АЗС оформляется авансовыми отчетами с обязательным приложением оправдательных документов в виде чеков, квитанций и т.п.

 

Подотчетным лицам целесообразно наклеивать полученные ими на АЗС чеки ККМ на отдельные листы бумаги, а в конце месяца - составлять авансовый отчет о количестве и стоимости приобретенного ГСМ с приложением указанного документа к авансовому отчету.

 

При этом следует указать количество чеков ККМ, количество ГСМ, общую стоимость приобретенного ГСМ.

 

При приобретении ГСМ за наличный расчет в учете отражаются следующие хозяйственные операции:

 

№ п/п 

Содержание операции 

Д-т 

К-т 

 

1 

Выдано 1! подотчет 

1251 

1010 

 

2/1 

Оприходовано топливо при наличии документов для отнесения НДС в зачет 

1312 

1251 

 

НДС, подлежащий отнесению в зачет 

1421 

1251 

 

2/2 

Оприходовано топливо при отсутствии документов для отнесения НДС в зачет 

1312 

1251 

 

3 

Возврат неиспользованной суммы 

1010 

1251 

 

4 

Возмещение перерасхода 

1251 

1010 

 

 

 

СИТУАЦИЯ

 

Компания для удобства расчетов с водителями решила ввести га, безналичную форму расчетов по ГСМ. Предприятие заключило f договор с предприятием, реализующим ГСМ с предоставлением ? талонов и пластиковых карт.

 

АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

 

Наиболее распространенный метод расчета - ото приобретение ГСМ путем заключения с предприятием, реализующим ГСМ, дого-

 

вора на продажу с предоставлением покупателю талонов и пластиковых карт, с отовариванием последних по мере возникновения потребности в ГСМ.

 

Для приобретения ГСМ по талонам за безналичный расчет заключается договор со специализированной организацией, которая осуществляет продажу талонов и организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС.

 

После оплаты определенного количества ГСМ (наличными или по безналичному расчету) предприятие получает талоны на ГСМ вместе с накладной и счет-фактурой на фактическое количество реализованного бензина в талонах.

 

Для учета полученных и оплаченных талонов обычно используется счет 1312 «Топливо», для удобства можно открыть субсчет 1313 «Бензин в талонах».

 

В этом случае бухгалтерские проводки будут следующими:

 

№ п/п 

Содержание операции 

Д-т 

К-т 

 

1 

Произведена предоплата за бензин 

1610 

1040 

 

2 

Оприходован бензин в талонах 

1313 

3310 

 

3 

НДС отнесен в зачет по счету-фактуре поставщика 

1421 

3310 

 

4 

Выданы талоны водителю 

1312 

1313 

 

5 

Закрытие взаиморасчетов с поставщиком в копне месяца 

3310 

1610 

 

 

 

Необходимо остановиться на таком моменте, как учет движения талонов на бензин.

 

Получение талонов у поставщика, выдача водителям, прием от водителей неиспользованных талонов - все это необходимо фиксировать в «Книге учета движения талонов», которая ведется материально ответственным лицом, непосредственно осуществляющим приемку, хранение и выдачу талонов.

 

При заправке автомобилей топливом по карточкам поставщиком ГСМ в конце месяца предоставляется отчет о фактической выборке топлива по каждой карточке и выставляется счет-фактура на фактически реализованное топливо.

 

Отличительной чертой этой операции служит то, что в данном случае предприятие дополнительно оплачивает поставщику определенную сумму за обслуживание карточек.

 

Бухгалтерские проводки при обслуживании по карточкам будут следующими:

 

№ п/п 

Содержание операции 

Д-т 

К-т 

 

1 

Произведена предоплата за бензин 

1610 

1040 

 

2 

Оприходован бензин 

1313 

3310 

 

3 

НДС отнесен в зачет по счету-фактуре поставщика 

1421 

3310 

 

4 

Услуги за обслуживание карточек 

7200 

3310 

 

5 

НДС отнесен в зачет по счету-фактуре за обслуживание карточек 

1421 

3310 

 

6 

Закрытие взаиморасчетов с поставщиком в конце месяца 

3310 

1610 

 

 

 

В конце месяца ответственное лицо сдает в бухгалтерию «Отчет о движении талонов», на основании которого делаются бухгалтерские проводки.

 

Учет запасных частей

 

Запасные части приобретаются организациями, имеющими автотранспортные средства, для ремонта и замены изношенных частей автомобилей. Запчасти могут быть изготовлены на самом предприятии, поступить от поставщиков или подотчетных лиц, закупающих материалы на базарах за наличный расчет.

 

Оформление поступления запасных частей и агрегатов на склады автотранспортного предприятия от поставщиков и отпуск их в производство осуществляются, в основном, на бланках типовых форм первичной документации по учету материалов (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, приходные накладные, лимитные карты, лимитно-заборные карты, требования, накладные и др.).

 

На автотранспортные предприятия запасные части и агрегаты поступают в порядке материально-технического снабжения. Они учитываются на счете 1315 «Запасные части» по фактической себестоимости. Аналитический учет ведется в натуральном и денежном выражениях по учетным ценам. Суммы транспортно-заготовительных расходов учитываются в аналитическом учете отдельно. Списание сумм транспортно-заготовительных расходов производится в конце месяца пропорционально стоимости израсходованных запасных частей.

 

По счету 1315 «Запасные части» открываются субсчета (аналитические) по учету новых запасных частей, снятых с автомобилей и прицепов, в том числе годных к употреблению и требующих ремонта, а также отремонтированных, негодных и подлежащих сдаче в металлолом.

 

Все приобретенные запчасти приходуются на складе. Материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад составляет в одном экземпляре карточку по форме ТМЗ-5 «Карточка учета товарно-материальных запасов». Карточка выписывается на фактически принятое количество ценностей. Поступающим на склад запчастям присваивается номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

 

Представитель ремонтного цеха (либо водитель, механик гаража или другое назначенное лицо, если на предприятии нет ремонтной службы) получает запчасти со склада по требованию-накладной. Накладную в 2-х экземплярах составляет материально ответственное лицо склада, сдающее материальные ценности. Ее подписывает сдатчик и получатель запасных частей.

 

Новые запасные части выдают из кладовой только в обмен на изношенные. Изношенные запасные части, подлежащие ремонту, передают в ремонтный цех (участок), а после ремонта возвращают на склад. Негодные к дальнейшему использованию запчасти актируют и приходуют в кладовой по массе лома как прочие материалы.

 

"В установленные организацией  сроки материально ответственное  лицо склада сдает в бухгалтерию  материальный отчет в форме  реестра приходных и расходных  документов с приложенными первичными  документами.

 

Правила документального оформления движения материалов одинаковы для всех предприятий, как крупных, так и совсем небольших с численностью работающих до 10 человек. Даже в небольшой организации должен быть кладовщик (либо сотрудник, выполняющий функции кладовщика), который ведет документальный учет материальных ценностей, приобретаемых организацией и расходуемых в процессе хозяйственной деятельности.

 

Поступление запасных частей на предприятие отражается проводками:

 

Д-т 1310

 

Д-т 1420

 

К-т 3397, 3310 - отражено поступление запчастей от поставщика и отнесен НДС в зачет по счетам-фактурам;

 

Д-т 1310

 

Д-т 1420

 

К-т 1251 - отражено поступление запчастей и отнесен НДС в зачет, приобретенных за наличный расчет подотчетным лицом;

 

Д-т 1310

 

К-т 8011, 8021, 8031 -- запчасти изготовлены в цехе (на участке) предприятия.

 

Списание запчастей отражается по кредиту балансового счета 205 и дебету счетов учета затрат на производство (8012, 8022, 8032) или расходов на продажу (7010). При оприходовании негодных запасных частей по массе лома делают проводку:

 

Д-т 1310 «Прочие материалы»

 

К-т 1310 «Запасные части».

 

СИТУАЦИЯ

 

I ТОО в апреле произвело  закупку запасных частей у  поставщиков i на сумму 48 000 тенге, в  т.ч. НДС - 6 261 тенге. В этом же месяце щ мастер релюнтного цеха получил на складе новые запасные части в обмен на изношенные на сумму 9 000 тенге. Все полученные ш мастером новые запчасти в апреле были использованы для ремонта автомобилей. Изношенные запчасти ремонту и дальнейшему использованию не подлежат, о чем был комиссионно составлен акт. Эти запчасти были оприходованы по стоимости лома 400 тенге.

 

> АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

 

В апреле бухгалтер ТОО обязан сделать следующие проводки:

 

Д-т 1310

 

К-т 3397 - 41 739 тенге - отражено поступление запчастей от поставщика (проводка сделана на основании накладной);

3 учет себестоимости и  доходов от реализации продукции (услуг) на транспортных предприятиях

3.1 Учет затрат на эксплуатацию  автотранспорта и калькуляция  себестоимости автомобильных перевозок

Себестоимость автомобильных перевозок - один из важнейших экономических показателей эффективности и качества работы автотранспортного субъекта и один из источников накопления. Все хозяйствующие субъекты стремятся к снижению себестоимости. В частности, снижение себестоимости перевозок обеспечит снижение тарифов, что приведет к снижению затрат производства субъектов, пользующихся наемным транспортом.

Калькулирование представляет собой исчисление себестоимости единицы продукции, работ и услуг и используется для планирования себестоимости и установления обоснованных цен на продукцию, работы и услуги.

Статьи калькуляции на автотранспорте:

- амортизация автотранспортных  средств;

- заработная плата и  отчисления от заработной платы  водителей;

- расходы на ГСМ;

- заработная плата и  отчисления от заработной платы  работников вспомогательных служб;

- стоимость использованных  запасных частей и комплектующих;

- материалы, использованные  вспомогательными службами;

- прочие расходы вспомогательных  служб.

Расходы автотранспортного предприятия условно подразделяются на переменные и постоянные. Переменные расходы зависят от работы (движения) автомобиля и исчисляются на 1 км общего пробега. Это расходы на топливо и смазочные материалы, на восстановление и ремонт шин, техническое обслуживание, ремонт и амортизацию подвижного состава.

Постоянные расходы исчисляются на 1 авт-ч работы. Это наклад-ные расходы и, условно, заработная плата водителей. К накладным расходам относятся затраты на содержание зданий и оборудования, заработная плата административно-хозяйственного персонала, почтово-телеграфные и телефонные расходы, налоги, сборы и т. д.

Себестоимость автомобильных перевозок определяют делением общей суммы расходов, связанных с выполнением перевозок за определенный период времени, на объем транспортной работы, выполненной за тотже период. Для почасовых автомобилей себестоимость перевозок рассчитывают на 1 авт-ч работы, для такси -- на 1 км платного пробега автомобильных перевозок.

 

При повременной оплате перевозки грузов в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных, один экземпляр которых прилагается к путевому листу для учета количества перевезенных тонн груза и других показателей.

 

Начисление при повременной оплате труда производится по часовым, дневным, месячным тарифным ставкам или окладам. Ее величину определяют путем умножения количества отработанного времени на установленную тарифную ставку.

 

Основная статья расходов на содержание транспорта - затраты на топливо и ГСМ.

 

В бухгалтерском учете затраты на ГСМ для автомобильного транспорта относятся на расходы, включаемые в себестоимость, а соответственно, и на вычеты в целях налогообложения, но только в том случае, если расход ГСМ подтверждается маршрутными или путевыми листами, показателями спидометра, а также соответствующими первичными документами: квитанциями, чеками, счетами.