Оформление движения денежных средств

В соответствии с п. 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации  для хранения денег и осуществления  кассовых операций руководители организаций  обязаны оборудовать кассу. Касса  должна располагаться в изолированном  помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

• быть изолированным  от других служебных и подсобных  помещений;

• располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;

• иметь капитальные  стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

• закрываться  на две двери: внешнюю, открывающуюся  наружу, и внутреннюю, изготовленную  в виде стальной решетки, открывающейся  в сторону внутреннего расположения кассы;

• оборудоваться  специальным окошечком для выдачи денег; • иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

• располагать  исправным огнетушителем. Помещение  кассы должно быть оборудовано охранной и охранно- пожарной сигнализацией.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять  в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег  в кассе, или просто лимитом остатка  кассы.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации все организации независимо от организационно-правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. Поступающие в кассы наличные денежные средства подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счета организации. В кассе могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими банками по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационно- правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налич- но-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима

средств в учреждения банков, обеспечения сохранности  и сокращения встречных перевозок  ценностей.

Лимит остатка  кассы устанавливается:

• для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих  наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, — в размерах, необходимых  для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

• для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих  наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России на следующий день, — в  пределах среднедневной выручки  наличными деньгами; • для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России не ежедневно, — в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

• для организаций, не имеющих денежной выручки, — в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Операции по движению денежных средств оформляются  с применением унифицированных  форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Расчеты наличными  денежными средствами могут осуществляться организацией с юридическими и физическими лицами. Денежные средства в кассу организации могут поступать:

• с расчетного счета организации;

• от покупателей  и заказчиков;

• при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

• при погашении  ссуды, выданной сотрудникам организации;

• в виде возмещения причиненного материального ущерба;

• при получении  займов (кредитов) по договорам с  юридическими и физическими лицами.

Поступление наличных денег в кассу организации  оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета организации могут предварительно подавать заявку, в которой указывают наименование организации, номер расчетного счета, а также дату получения денежных средств и запрашиваемую сумму. Право на получение денежных средств с расчетного счета оформляется организацией посредством выписки денежного чека. Чеки сброшюрованы в чековую книжку, которые организация получает в уполномоченном банке на основе специального заявления. При поступлении денежных средств в кассу организации от покупателей и заказчиков основанием является счет-фактура на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

Поступление денежных средств в кассу организации  в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета (форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55). В авансовом отчете отражается сумма  денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным  кассовым ордерам (форма № КО-2) или  другим надлежащим образом оформленным документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Основными направлениями выбытия денежных средств являются:

• сдача остатка  денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;

• оплата за поступившие  материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

• выдача под  отчет на командировочные и хозяйственные  расходы;

• выплата заработной платы и депонированных сумм;

• выплата пособий  социального характера;

• выплата материального поощрения и материальной помощи; • выдача ссуд и займов.

При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

• наличные деньги, полученные в банках, расходуются  только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные;

• предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в  своих кассах наличные деньги сверх  установленных лимитов, даже если эти  деньги планировалось направить  на оплату труда или другие предстоящие  расходы;

• любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре. Он состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной » частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

Пунктом 21 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации определено, что приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

В журнале регистрации  приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные  ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные — в разделе  «Расходный документ». По каждому документу  отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу. Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4). Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и должны выполняться кассиром при ее заполнении.

Кассовая книга  является регистром аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. На последней странице книги  делается надпись:

«В настоящей  книге всего пронумеровано листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей:

одна из них  заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Ежедневно в  конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит  остаток денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в  кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Операции по получению и расходованию иностранной валюты также записываются в кассовую книгу.

Записи кассовых операций начинаются после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В книге указывают  сумму наличных денег, выданных или  принятых в кассу организации, а  также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.