Оборотные ведомости

ВВЕДЕНИЕ

     Данные  отдельного бухгалтерского счета не дают представления о хозяйственной  и финансовой деятельности организации  в целом. Не могут быть проверены  и бухгалтерские записи в разрезе  каждого счета без увязки их с  записями других счетов.

     В течение отчетного периода в  учетных записях могут быть допущены ошибки различного характера. Чтобы провести проверку правильности ведения бухгалтерского учета необходимо иметь обобщенные данные.

     Для оперативного руководства результатами деятельности организации, проверки правильности записи хозяйственных операций по счетам и обобщенных данных за месяц составляются оборотные ведомости.

     Оборотные ведомости являются важнейшими внутрихозяйственными оперативно-отчетными документами, имеющими значение не только для бухгалтерии. Они могут также быть использованы для контроля и руководства любым  структурным подразделением организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам

     Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную  систему сбора, регистрации и  обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем  сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

     Для руководства хозяйственной деятельностью  необходимо иметь информацию об объектах бухгалтерского учета различной  степени детализации. Хозяйственные операции после их документирования, расценки и контировки записываются на аналитические и синтетические счета. В конце месяца записи по счетам суммируются для получения обобщенных показателей в виде месячных оборотов и сальдо и составляются оборотные ведомости.(72,2)

        Оборотная ведомость – это  таблица,  которая представляет  собой сводку оборотов и остатков по счетам за определенный период времени. Оборотная ведомость заполняется по данным об оборотах и остатках синтетических счетов. Для этого на счетах подсчитывают обороты, конечное сальдо и отражают эти данные в оборотной ведомости.

     В оборотную ведомость записываются все оборотные счета, при этом на каждый счет отводится одна строка. В ведомости имеются три пары колонок, в которых по каждому счету показываются: начальное и конечное сальдо; обороты по дебету и по кредиту.

     Существует  следующее правило составления  оборотных ведомостей:

1. в бланк оборотной ведомости переносится из бухгалтерского счета наименование счета, дебетовое или кредитовое начальное сальдо, дебетовый и кредитовый обороты и дебетовое или кредитовое конечное сальдо;
2. подсчитываются итоги по всем колонкам оборотной ведомости;
3. сверяются полученные итоги.

     Составленная  таким образом оборотная ведомость является одним из важнейших средств проверки и контроля полноты и правильности записей по счетам.

     Оборотные ведомости по аналитическим и  синтетическим счетам составляются отдельно. 

1. Оборотная ведомость по счетам синтетического учета

     Синтетические счета – это наиболее высокий  уровень обобщения в учете  движения средств, изменения их источников. На синтетических счетах учет ведется  по видам средств или их источников только в стоимостном выражении. (3.21)

     Оборотная ведомость по счетам синтетического учета содержит итоги оборотов и  сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности учетных записей, общего ознакомления с состоянием хозяйственно-финансовой деятельности организаций и составления нового баланса.(73,2)

     Оборотную ведомость по синтетическим счетам на практике называют оборотным балансом, так как она содержит почти все его показатели. В этом смысле оборотная ведомость, фиксируя остатки и обороты по счетам, является способом обобщенного отражения не только состояния, но и изменений в составе и величине средств и их источников.

     В оборотных ведомостях по синтетическим  счетам должно быть по итогу три  равенства:

1. Общий итог начальных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу начальных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство обусловлено тем, что итог синтетических счетов по дебету показывает сумму всех хозяйственных средств организации на начало отчетного периода, а итог по кредиту – сумму источников формирования этих средств, то есть эти суммы отражают баланс организации на начало отчетного периода.
2. Общий итог оборотов по дебету всех счетов равен общему итогу оборотов по кредиту всех счетов. Это равенство обусловлено применением способа двойной записи операций на счетах бухгалтерского учета, при которой каждая операция отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов.
3. Общий итог конечных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу конечных остатков по кредиту всех счетов. Здесь дебетовые и кредитовые остатки по счетам показывают баланс на конец отчетного периода. Это равенство обеспечивается равенством первых двух пар итогов.

     Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной  ведомости по синтетическим счетам выполняет контрольную функцию  и свидетельствует об отсутствии однократных ошибок записей на счетах бухгалтерского учета.(4,22)

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за июнь 200_г.

     В первой графе ведомости на основании  данных синтетических счетов записываются названия всех счетов баланса, по которым  имеются остатки: вначале – активные, затем – пассивные. По данным каждого счета отражаются соответствующие суммы по дебету и кредиту: графы 2-5. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту. В пассивных счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка и оборота по кредиту за минусом оборота по кредиту. (2,73)

       Возможности использования оборотных ведомостей по синтетическим счетам ограничены. По данным ведомостей нельзя определить, откуда ценности поступили, куда они направлены. Невозможно установить содержание увеличения и уменьшения средств и источников, необходимых для руководства хозяйственной деятельностью организации. Их получают из шахматной оборотной ведомости. (1,72)

       Шахматная оборотная ведомость – это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов. Представляет собой таблицу, горизонтальные строки которой отведены для записей по дебетуемым счетам, а вертикальные колонки — для записей по кредитуемым счетам. В местах пересечения колонок и строк приводятся итоговые суммы (обороты) всех операций по указанным корреспондирующим счетам. Однократной записью осуществляется двойное отражение операций.

     Ведомость заполняется путем проставления итогов оборотов каждого счета с  одинаковой корреспонденцией на пересечении  строки дебетуемого счета с колонкой кредитуемого.

     Шахматная оборотная ведомость позволяет проверить полноту и правильность записей по счетам, а также увидеть экономическую сущность операций, отражённых по дебету и кредиту каждого счёта, и выявить ошибки в корреспонденции счетов. Она применяется на практике, как правило, при ручной обработке учетных данных и составлении бухгалтерского баланса вручную. 

2. Оборотные ведомости по счетам аналитического учета

     Аналитические счета используются для более  детального учета средств и их источников.

     Оборотные ведомости по счетам аналитического учета представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим счетом. Они, так же как и оборотные ведомости по синтетическим счетам, составляются главным образом для проверки правильности записей по аналитическим счета. Общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам равны оборотам и остаткам объединяющего их синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

     В зависимости от того, как ведется  учет по аналитическим счета, оборотные ведомости подразделяются на два вида.

1. Количественно-сумовая ведомость предназначена для тех аналитических счетов, которые ведутся одновременно в денежных и натуральных единицах («Основные средства», «Материалы», «Готовая продукция», «Товары» и др.). В таких ведомостях имеются колонки для количества и суммы.
2. Суммовые оборотные ведомости составляются по счетам, которые ведутся в денежном выражении («Расчеты с покупателями и заказчиками», «Расчеты с подотчетными лицами» и др.). Оборотная ведомость по аналитическим счетам, в которых приведены только денежные показатели, в основном совпадает с приведенной формой, применяемой по синтетическим счетам. В ней в первой колонке вместо наименования синтетических счетов дается наименование аналитических счетов.

     В отличие от оборотной ведомости по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объясняется тем, что если один синтетический счет дебетуется, второй обязательно кредитуется, то по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического счета, будет сделана запись либо по дебету, либо по кредиту.(2,74)

     Оборотные ведомости по счетам аналитического учета позволяют наблюдать за наличием и движением конкретных видов имущества и источников его образования, с их помощью  удается обнаружить несоответствия данных аналитического и синтетического учета и выявить имеющиеся  ошибки, а также способствуют усилению контроля за использованием имущества организаций.

     В оборотных ведомостях по аналитическим  счетам иногда обороты не записывают, а отражают только остатки по счетам. Такие сокращенные ведомости  называют сальдовыми ведомостями, они  ведутся при большом количестве различных видов материалов, топлива, готовой продукции, используемых в  организации.

     Сальдовая ведомость по счетам аналитического учета благодаря удобной и  легкообозримой форме имеет важное значение для текущего наблюдения и контроля за остатками товарно-материальных ценностей.(1,73) 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Учетная информация, поступающая в течение  месяца, оказывается разобщенной  по многим счетам синтетического и  аналитического учета.

     Одним из способов обобщения данных бухгалтерских  счетов в балансе организации  является составление оборотной  ведомости.

     Оборотные ведомости имеют большое оперативно-хозяйственное  значение. Сводя обороты счетов за отчетный период и их остатки на начало, и конец этого периода, оборотные ведомости дают в наглядной  и доступной форме важнейшие  сведения о состоянии, движении и  изменениях хозяйственных средств  и их источников. При этом по аналитическим  счетам они показывают такие сведения в детальной, а по синтетическим  счетам – в укрупненной группировке.