Контроль и ревизия

Задача

   При проверке расчетов с подотчетными лицами ревизор изучил  следующие документы:

     - список лиц, имеющих право получать  средства под отчет, в котором  указана фамилия системного администратора  А.Ю. Соколова, и срок 10 дней, на  который выдаются  подотчетные  суммы;

     - авансовый отчет от 25.07.08. от А.Ю. Соколова.  К авансовому отчету приложены товарный чек на сумму 2900 руб., в котором указано «Канцелярские товары», и чек ККМ на сумму 2900 руб.;

     - расходный кассовый ордер №  22 от 5.07.08 на имя  А.Ю. Соколова  на сумму 2900 руб. В графе «Основание» значится «Хозяйственные расходы»

     - кассовый лист от 5.07.08., где   зарегистрирован расходный кассовый  ордер № 22 на сумму 2900 руб.  В графе «номер корреспондирующего  счета» указан счет 71 «Расчеты  с подотчетными лицами».

     - журнал - ордер №7. В графе  «Израсходовано  из подотчетных сумм» сумма 2900 руб. отнесена в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».         По результатам проверки ревизор сделал вывод о невозможности определить производственную целесообразность расходов А.Ю. Соколова по авансовому отчету и установил факт использования средств в личных целях. В акте ревизии руководителю предложено взыскать 2900 руб. из заработанной платы А.Ю. Соколова. Руководитель принял решение о необходимости внесения А.Ю. Соловым суммы 2900 руб. в кассу организации.                                                                                                               Что послужило основанием для вывода о непроизводственном характере расходов? Какие замечания по данной операции необходимо отразить в акте ревизии? Сделайте проводки по итогам ревизии.

Ревизор, при проверке операции и расчетов с подотчетными лицами, изучив список лиц имеющих право получать средства под отчет, в котором указана фамилия системного администратора и срок 10 дней, на который выдаются  подотчетные суммы, расходный кассовый ордер № 22 от 05.07.08 г., кассовый лист от 05.07.08 г.и авансовый отчет от 25.07.08 г., выявил: авансовый отчет был предоставлен с отставанием на 10 дней, что является грубым нарушением в связи с несоблюдением сроков предоставления отчета о полученных суммах, утвержденных руководителем организации и установленных на 10 дней. В связи со сложившейся ситуацией ревизор установил факт использования средств в личных целях.  Так как в связи с несвоевременным возвращением сумм аванса, при предоставлении работником авансового отчета за пределами      3 рабочих дней (несоблюдением сроков предоставления отчета, утвержденных руководителем организации) в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247) в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок. Подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. В случае несвоевременного возвращения удержание подотчетных сумм осуществляется из заработной платы в месячный срок. Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами. На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.         (1. с.244). По результатам проверки ревизор также сделал вывод о невозможности определить производственную целесообразность расходов по авансовому отчету т.к. обнаружил грубое нарушение в оправдательном документе, приложенном к авансовому отчету. В товарном чеке указано общее название приобретенных товаров: «Канцелярские товары», что категорически запрещается на основании положения Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"и в соответствии со ст. 493 ГК РФ: приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы) в организациях розничной торговли должно подтверждаться кассовым и товарным чеком, в котором указывается  конкретный перечень номенклатуры (например: степлер, карандаши, бумага для принтера) с указанием количества и стоимости приобретенных организацией товаров. При покупке, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

 В результате проверки операции и расчетов с подотчетными лицами ревизор выявил данные нарушения и отразил их в акте ревизии.                     Проводки по итогам ревизии:                                                                             Дт 71«Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса» 2 900 руб. – выданы деньги в подотчет (РКО).                                                                          Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - израсходовано из подотчетных сумм  2900 руб.                                 Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 2 900 руб. – на сумму приобретенных материалов.                                                                    В акте ревизии руководителю предложено взыскать 2900 руб. из заработанной платы А.Ю. Соколова.                                                                    Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ (2. с. 217) работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями ст. 138 Трудового кодекса РФ: 
– общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; 
– при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того, чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу. 
       Если списанная сумма будет удержана из заработной платы работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя), бухгалтер делает проводки:                                                Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 2 900 руб. – подотчетная сумма не возвращена работником в установленный срок 15.07.08 г.                                                          Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 2 900 руб. – на сумму, удержанную из заработной платы работника. 
  Руководитель принял решение  о необходимости  внесения А.Ю. Соловым суммы 2900 руб. в кассу организации.                                           Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 2 900 руб.                                      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы 

1. Налоговый кодекс РФ (часть и вторая): По состоянию на 01.11.2009 - 609с. 

2. Трудовой кодекс РФ по состоянию на 20.11.2009 г. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2009. – 528с. 

3. Бровкина Н.Д. контроль и ревизия: Учеб. пособие  / Под ред. проф. М.В. Мельник. – М.: ИНФРА – М, 2007. – 346с. – (Высшее образование). – ISBN 978-5-16-003022-7 

4. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Контроль и ревизия: ситуации, примеры, тесты: Учеб. пособие для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999 – 512 с.  

5.  Карамаровский Л.М. Ревизия деятельности производственного предприятия. – М.: ЭКСМО-ПРЕСС,2009 – 456с.

6. Макоев О.С. Контроль и ревизия: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».О.С. Макоев; под ред. В.И. Подольского.- М: ЮНИТИ-ДАНА, 2007 – 256с. 

7. Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. Практика контроля и ревизии: учебное пособие, - М.: КНОРУС, 2008 – 506с. 

8.  Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л.  Ревизия и контроль: Учебное пособие / Под ред. проф. М.В.Мельник. – М.: ИД ФБК – ПРЕСС, 2005. – 520 с. ISBN 5-88103-113-Х

9. Федотова Е.С. Контроль и ревизия: Учебно-методический комплекс. – М.: экзамен, 2007- 468с. 

10.  Хмельницкий В.А. Ревизия и аудит: учебный комплекс. – Минск: Книжный дом, 2008- 312с.