Контроль и ревизия

        III. В процессе проверки ревизору необходимо поручить главному бухгалтеру:

- представить документы, устанавливающие обязанность сотрудника проверяемой организации изучать платежеспособность дебитора и принимать решение о создании величины резерва.

- представить документы, подтверждающие изучение платежеспособности двух-трех дебиторов, на основании которых принималось решение о создании резерва сомнительных долгов и отсутствие необходимости в нем. 

       IV. Выяснить, позволяет ли применяемое программное обеспечение бухгалтерии вводить ожидаемый срок погашения долга. Сделать отчет о просроченных долгах. Установить, формирует ли такие отчеты бухгалтерия или иное подразделение. Кому поручено анализировать данные отчеты и принимать решения. В процессе проведения ревизии необходимо сделать повторный отчет по состоянию на дату проверки. 

    V. В заключении ревизор формирует предварительное мнение о состоянии внутреннего контроля на данном участке.  Располагая предварительной аналитической информацией, ревизоры имеют возможность конкретизировать и повысить действенность последующей работы. Полученная информация позволяет определить направление дальнейшей поисковой деятельности и точно определить круг документов, подвергаемых комплексному анализу, и  таким образом сократить объем подлежащей предварительному изучению документальной базы доказательств возможных противоправных действий. 

2. Контроль соблюдения законодательства.

Проверка соблюдения законодательства на данном участке включает:

- проверку соблюдения норм гражданского права, в том числе правильное определение срока исковой давности по дебиторской задолженности;

- правильность классификации ситуации при извещении судебного пристава о невозможности обращения взыскания на имущество должника;

- правильность налогообложения операций по договорам уступки дебиторской задолженности, формирования налоговых расходов при создании резерва сомнительных долгов.

- правильность и своевременность осуществления расчетов с финансовыми органами по налогам, сборам, отчислениям от прибыли, платежам, а также внесение в бюджет просроченной задолженности.                                             

3. Контроль финансовой отчетности

В ходе ревизии  проверить информацию о финансово-хозяйственной деятельности организации (бухгалтерскую отчетность за определенный до следственной проверкой период, акты предыдущих документальных ревизий, аудиторских и налоговых проверок, материалы последней инвентаризации товарно-материальных ценностей);                                         Проверка дебиторской задолженности состоит в изучении того, что:

- все отраженные в учете долги дебиторов реально существуют (предпосылка существования);

- все долги дебиторов, которые действительно существуют, отражены в учете (предпосылка полноты).

 

4. Проверка того, что все отраженные в учете долги дебиторов реально существуют. Ревизор должен запросить у бухгалтера список задолженностей на отчетную дату. На крупных и средних предприятиях этот список может занимать 100-200 страниц. В этом случае следует попросить подготовить три списка:

1) перечень групп, как они ведутся в бухгалтерии:

- выданные авансы  поставщикам;

- долги покупателей  продукции;

- долги материально  ответственных лиц по недостачам 

с указанием  общей суммы по каждой группе.

2) перечень десяти самых крупных по величине сумм долга на отчетную дату;

3) перечень пяти самых крупных сумм долга из всех долгов, «висящих» еще с начала года и не погашенных в течение года.

  Из каждого  списка ревизор выбирает хотя бы по одному долгу. И попросит предоставить ему акты сверки именно с этими дебиторами. Затем изучает акт сверки.  Акты, присланные по факсу,  принимает во внимание, но особо на них не рассчитывает, так как их надежность невелика. 

      По  долгу из третьего списка («долгосрочные долги») ревизор выясняет причину неоплаты, изучает условия договора. Спрашивает, создан ли по этому долгу резерв на возможные потери из-за неоплаты долга, каким образом принималось решение о продаже продукции именно на каких условиях, ведется ли претензионная работа. Свои исследования в данной области подкрепляет предоставленными документами.

Кроме того, ревизор проверяет, все ли долги дебиторов, которые действительно существуют, отражены в учете. Данная проверка тесно связана с результатами проверки доходов. Если в ходе проверки неучтенных доходов не выявлено, то, скорее всего и неучтенной дебиторской задолженности не существует.

      Отдельным редким случаем является отсутствие наблюдения за списанной ранее нереальной к востребованию дебиторской  задолженности. По правилам учета, после  списания задолженности необходимо наблюдать за платежеспособностью дебитора в течение пяти лет, и если его финансовое состояние улучшится, платежеспособность должна быть восстановлена на балансе. На практике восстановление платежеспособности является крайне редким, и списанные суммы дебиторской задолженности, как правило, незначительны. 

5. Контроль эффективности.

      Дебиторская задолженность является вложением  средств организации в экономику  организации дебитора. Вложение должно быть оправданным. Иногда, чтобы финансировать дебитора, организация сама кредитуется в банке. С другой стороны, если все участники рынка осуществляют продажу с отсрочкой платежа, то организация не может продавать на условиях 100%-ной предоплаты, так как потеряет конкурентное преимущество.

  Анализ эффективности работы с дебиторской задолженностью может строиться по следующим направлениям:

1) ревизор попросит предоставить сделанный сотрудниками организации анализ условий отсрочки платежа за продукцию, предоставляемой основными конкурентами, и условий отсрочки покупателям организации;

2) изучает, какие меры по стимулированию скорейшей оплаты покупателями предпринимает организация;

3) определяет, есть ли в организации план погашения дебиторской задолженности и как контролируется его исполнение;

4) анализирует соотношение дебиторской и кредиторской задолженности организации;

5) выясняет направлялись ли средства банковских кредитов на финансирование дебиторской задолженности покупателей 

6. Политика коммерческого кредитования.                                                 В ходе ревизии проверяется, учитываются ли мнения банка, гарантии третьей стороны. В настоящее время торговые фирмы все чаще прибегают к сотрудничеству с банковскими учреждениями, которые кредитуют покупателей под покупку товаров, работ, услуг. В данном случае отношения потребитель-банк носят характер обыкновенного кредита, выданного под залог товара, под который взят этот кредит, а проценты за отсрочку платежа достаются банку; 
В ходе проверки объектом ревизии выбирается коммерческое кредитование (предоставление коммерческого кредита формы «открытый счет», предусматривающего погашение дебиторской задолженности покупателя частями в интервалы, обусловленные договором, или по истечении определенного срока после отгрузки отдельных партий продукции).

В процессе анализа  эффективности ревизору необходимо проверить формально ли определены и должным образом соблюдаются:

- параметры (суммы, сроки) коммерческого кредитования для заказчиков разного типа (например, в соответствии с категориями риска заказчиков, определенными по разработанному алгоритму);

- нормативы кредитоспособности заказчиков;

- объемы кредитования, подлежащие санкционированию (принятие соответствующей резолюции после проведения детального анализа финансового состояния и деловой порядочности заказчика) на совете директоров (правлении, общем собрании руководителей организации);

- предоставление коммерческого кредита санкционируется должностным лицом, независимым (в целях предотвращения злоупотреблений) от начальников сбыта или маркетинга (например, начальником финансового отдела или, при превышении параметров кредитования конкретному заказчику, заместителем директора по экономическим вопросам либо на совете директоров).

В ходе проведения ревизии необходимо:

- проанализировать организационно-нормативные документы, регламентирующие предоставление коммерческих кредитов заказчикам (покупателям).

- установить уровень фактического исполнения предписанных регламентов, а именно:

- наличие соответствующих санкций (виз) на документах;

- наличие материалов, свидетельствующих об анализе финансового состояния (платежеспособности) и деловой порядочности заказчиков;

- соответствие сумм и сроков предоставленных кредитов установленным группам риска заказчиков или нормативам кредитоспособности. 

7. Инкассационная политика.

 За объект ревизии принимается порядок погашения дебиторской задолженности покупателей.

  В процессе оценки эффективности ревизором устанавливается формально ли определены, целесообразны и реально ли выполняются процедуры, направленные на своевременное и полное погашение дебиторской задолженности покупателей:

- рассылка дебиторам напоминаний об оплате;

- ежемесячные сверки дебиторской задолженности (направление покупателям актов сверки для подтверждения числящейся за ними задолженности и порядка ее погашения);

- своевременное истребование задолженностей в полном соответствии с претензионным и судебным порядком регулирования споров;

- передача дел в организацию, специализирующуюся на взыскании долгов (при необходимости), факторинг.

В ходе проведения инкассационной политики необходимо:

- выяснить применяемые процедуры работы с дебиторами.

- проанализировать организационно-нормативные документы, регламентирующие порядок погашения дебиторской задолженности покупателей;

- выяснить своевременно ли направляется дебиторам, нарушающим сроки оплаты, извещение о возникновении задолженности. В случае, если организация - кредитор готова самостоятельно продавать товар с отсрочкой платежа и получать при этом процентный доход, необходимо подумать об обеспечении, возникающей задолженности, при этом предусматриваются следующие виды обеспечения исполнения обязательств: неустойка (штраф, пеня), залог, гарантия или поручительство; 
- понаблюдать за исполнением утвержденных процедур соответствующими работниками (начальник финансового отдела, начальник расчетного бюро финансового отдела, начальник договорно-правового бюро отдела сбыта).

- провести инвентаризацию расчетов с покупателями.

        Инвентаризация расчетов с покупателями проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Принципы инвентаризации расчетов аналогичны инвентаризации имущества. Основным при такой инвентаризации является факт подтверждения задолженности с дебиторами по результатам сверки задолженности и проведения встречной проверки).     В ходе проведения ревизии следует использовать бухгалтерскую отчетность организации за определенный период времени, подтвержденную аудиторскими заключениями и отметками налогового органа о ее принятии. Наиболее важным документом является расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности, которая включена в состав квартальной и годовой отчетности в соответствии с приказом Минфина России от 10 марта 1999 г. N 19н "Об утверждении формы "Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности организации". В названной форме предусмотрена расшифровка задолженности по дебиторам и выделение суммы просроченной и безнадежной к взысканию задолженности. В том случае, если данная форма не используется в организации, то основой проведения данного анализа служит Приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5) - п.7 расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности".  
  Предположим, что по данным бухгалтерской отчетности, дебиторская задолженность исследуемой организации на конец отчетного периода составила несколько млн. руб. С помощью имеющейся в расшифровке информации составляется группировка задолженности по видам и срокам возникновения. По данным материалам осуществляется выборка сомнительных дебиторов из группы просроченной дебиторской задолженности за отпущенные товарно-материальные ценности и со сроком возникновения свыше трех месяцев. По материалам имеющейся документальной информации о деятельности исследуемой организации выявляются организации-дебиторы, в отношении которых будет проводиться дальнейшая проверка. На основе полученных сведений проводится  выборка сомнительных дебиторов с поквартальной разбивкой в отчетном году.  Проведенный анализ позволит выявить ряд сомнительных организаций-должников, в отношении которых целесообразно проводить дальнейшие проверочные и экспертные мероприятия. 
     Если сумма такого рода дебиторской задолженности составит более 60% от общей суммы задолженности, то ревизору необходимо сделать вывод, о том, что организация-дебитор в отчетном периоде работала в режиме наибольшего благоприятствования, поскольку руководство организации-кредитора производило отпуск товарно-материальных ценностей без предварительной оплаты и при наличии просроченной дебиторской задолженности.                                                                                                           На основании ведомости № 16 необходимо составить перечень покупателей - дебиторов с просроченной задолженностью и сгруппировать их в порядок приоритетности получения от них оплаты (список должен составляться ежемесячно). Любые задержки платежа должны классифицироваться по времени:                                                            - менее одного месяца;                                                                                           - более одного месяца, но менее 2-х;                                                                    - более 2-х, но менее 3-х месяцев;                                                                        - более 3-х месяцев.                                                                                                    В зависимости от сроков погашения различают нормальную (непросроченную) и просроченную дебиторскую задолженность. Нормальная дебиторская задолженность - задолженность третьих лиц по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления бухгалтерской отчетности не наступили. Она учитывается в качестве задолженности, реальной к взысканию.                                           Просроченная дебиторская задолженность - задолженность по обязательствам, сроки исполнения которых на момент составления бухгалтерской отчетности наступили и нарушены дебиторами.                       Анализ дебиторской задолженности по датам ее возникновения проводится с целью выявления просроченных задолженностей, а также задолженностей по которым истек срок исковой давности (3 года).                В случае отсутствия в договоре сроков исполнения обязательств за основу принимается разумный срок после возникновения обязательства. При этом разумным сроком может считаться срок нормального документооборота, но не более трех месяцев (приказ Минфина России от 10 марта 1999 г. N 19н). В учете такую задолженность целесообразно разделять на реальную к погашению задолженность и задолженность, взыскание которой нереально вследствие форс-мажорных обстоятельств, банкротства плательщика. Реальность или нереальность возврата задолженности дебиторами оценивает организация-кредитор с учетом конкретных обстоятельств по каждой задолженности отдельно.  
         Как правило, высокая дебиторская задолженность образуется в организациях, где отсутствует система контроля за возвратом долгов, поэтому  необходимо установить критерии сомнительной (проблемной) задолженности и "давних" (возможно безнадежных) долгов. 
Возвращение долгов необходимо планировать. Как правило, размеры планируемой дебиторской задолженности рассчитывают исходя из имеющегося опыта компании или среднестатистического показателя в определенном сегменте рынка. Приемлемой считается безнадежная задолженность в размере 2 - 10%, в зависимости от рисков бизнеса и процента рентабельности. 
        Поэтому основной задачей любой компании является не допустить безнадежной задолженности, сократить до минимума общие суммы проблемной задолженности.                                                                                    По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность подлежит списанию. Общий срок исковой давности установлен ст. 196 ГК РФ и составляет 3 года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.  
Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.  
         Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на уменьшение прибыли или резерва сомнительных долгов. Списание задолженности оформляется приказом руководителя. Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной, она должна отражаться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.                                                                   Задолженность, предназначенная к получению в виде денежных средств, существенно влияет на финансовое положение организации, величину денежных средств в составе оборотных средств, платежеспособность и размер прибыли. Данное свойство дебиторской задолженности часто используется для совершения противоправных действий, связанных с умышленным искажением финансового состояния и финансовых результатов. Подобное манипулирование дебиторской задолженностью в ряде представленных случаев используется в корыстных целях для совершения организациями экономических и налоговых преступлений.  
  При заключении договоров, контрактов необходимо провести ревизию на случай возможного  проявления  экономических и налоговых преступлений. Существуют основные способы манипулирования с дебиторской задолженностью:  
    I. Завладение имуществом собственника (организации-кредитора) путем умышленного введения в заблуждение (обмана) кредитора.  
Еще совсем недавно одна из российских компаний без предварительной проверки заключила контракт с иностранной компанией на продажу готовой продукции с последующей оплатой на сумму 400 тыс. долл. США. Продукция не была оплачена. В результате проведенного расследования было установлено, что заграничная фирма длительное время находилась в розыске иностранными налоговыми органами за непредставление отчетности и неуплату налогов с момента регистрации. Кроме того, было установлено, что интересы фирмы представляло лицо, не имеющее юридических полномочий. В процессе дальнейшего расследования были получены доказательства аналогичных действий и в других регионах России, в результате чего доверчивые российские экспортеры потеряли товар на сумму свыше 1 млн. долл. США.  
   II. Использование невыполнения обязательств по погашению дебиторской задолженности организацией-кредитором для уклонения от уплаты налогов. Схема действий правонарушителей при использовании данного способа состоит в том, что руководство организаций-контрагентов, связанных между собой постоянными и регулярными хозяйственными отношениями, при этом как правило, учетной политикой обеих организаций предусмотрено определение выручки от продажи продукции (товаров, работ, услуг) по факту оплаты в соответствии со ст. 167 НК РФ договариваются об осуществлении взаимных неплатежей по обязательствам в отношении друг друга с целью занижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в части выручки от продажи продукции (товаров, работ, услуг).                                                       Наиболее эффективным методом выявления таких противоправных действий может являться анализ грузотранспортных операций, совершаемых в связи с куплей-продажей товарно-материальных ценностей, или выявление и подтверждение факта отсутствия таких операций.  
Кроме того, с помощью фальсификации учетных и отчетных данных о состоянии и наличии дебиторской задолженности предприятия-экспортеры нередко представляют в налоговые органы сведения о совершенных лжеэкспортных операциях с целью сокрытия объекта налогообложения по налогу на добавленную стоимость.  
     III. Использование искаженных данных об объеме и составе дебиторской задолженности для осуществления фиктивного банкротства. Совершение такого вида экономических преступлений, как фиктивное банкротство (ст. 197 УК РФ), в ряде случаев связано с фальсификацией учетных данных и отчетных показателей, характеризующих финансовое состояние предприятия или организации, путем завышения фактической суммы дебиторской задолженности. Для достижения цели фиктивного банкротства используются подложные документы, "подтверждающие" наличие дебиторской задолженности: акты сверок взаимных расчетов, счета-фактуры, накладные, акты приемки выполненных работ.  
    IV. Умышленное создание дебиторской задолженности с целью преднамеренного банкротства организации. В таких случаях наличие дебиторской задолженности имеет реальную основу и сопровождается, как правило, подлинными оправдательными документами. С целью ухудшения финансового положения предприятия руководство умышленно осуществляет хозяйственные операции по продаже продукции (товаров, работ, услуг) без проведения контрольных действий за погашением дебиторской задолженности и предварительного анализа платежеспособности покупателей.  
Данный вид экономических преступлений (ст. 196 УК РФ) получил наибольшее распространение среди хозяйствующих субъектов, имеющих организационно-правовую форму в виде акционерного общества. Это связано с тем, что лица, допущенные к руководству акционерными обществами, как правило, являются наемным персоналом и не имеют права собственности на имущество управляемой ими организации, но в то же время наделяются широкими полномочиями по оперативному управлению средствами и имуществом организации.  
   IV.Хищение денежных средств или иного имущества за счет дебиторской задолженности путем предварительного сговора организации-кредитора с контрагентом. При совершении противоправных действий названным способом контрагент, получив ТМЦ, не осуществляет расчеты с организацией-контрагентом, а производит расчет с должностным лицом этой организации, производящим отпуск имущества, путем передачи заранее оговоренной денежной суммы или иных средств от стоимости дебиторской задолженности.  
     В некоторых случаях руководители организации-кредитора для проведения одной или ряда псевдохозяйственных операций прибегают к созданию (учреждению) организации-контрагента. Регистрируют акционерное общество, в котором являются единственным учредителем и предают вновь созданному акционерному обществу продукцию «в счет погашения ранее образовавшейся задолженности» по ценам, существенно ниже рыночных.                                                                                                         Как показал проведенный анализ практических материалов, во всех случаях, дебиторская задолженность, образовавшаяся в результате противоправных действий по истечении срока исковой давности списывается на финансовые результаты организации или путем действий, проведенных работником бухгалтерии, относится за счет имевшейся ранее просроченной к оплате кредиторской задолженности.