Контроль и ревизия основных средств

     Методическим  приемом проверки отдельного документа  является:

     1.формальная проверка – визуальная проверка документов.

     2.Арифмитическая  проверка – состоит в пересчете  общих итого, начислений и т.д.

     3.Нормативно-правовая  проверка – проверяется соблюдение  различных нормативов. Инструкций, положений и т.д.

     4.Проверка  на действительность хозяйственных операций

     Среди наиболее часто используемых приемов  проверки небольших документов по однотипным и взаимосвязанным операциям  различают:

• Встречную проверку – составление 2-х различных вариантов одного и того же документа, а так же учетных регистров. Кот находятся в 2-х различных организациях или в 2-х различных подразделениях одной организации. При такой проверке могут быть вскрыты след злоупотребления:
1. полное или частичное оприходование ТМЦ и денежных средств, полученных от другой стороны, участвующей в хозяйственной операции
2. присвоение выручки от реализации продукции, товаров, работ. Услуг
3. излишне списанные ТМЦ и денежные средства.
• Взаимная проверка – составление различных по своему характеру, наименованию документов в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких хозяйственных операций. Взаимная проверка позволяет выявить участие в торгово-хозяйственной деятельности неучтенных товаров:

     А) создание неучтенных излишков различных  материалов. Сырья, товаров и др. ценностей с целью дальнейшего оформления подложных документов об их реализации или приобретении

     Б) создание неучтенных излишков готовой  продукции или необоснованные начисления или выплаты з\п

     В) составление подложных бух проводок или проводок, не подтвержденных оправдательными первичными документами.

• Контрольное сличение

     2. Ревизия основных средств 

     Одним из путей повышения эффективности  производства предприятий, фирм, объединений  и др. является свободное использование  и сохранение на всех участках основных средств.

     Поэтому в программы аудиторских проверок и ревизий включают задания по проверке операций с основными средствами.

     Задача  контроля основных средств и нематериальных активов - проверка их сохранности и технического состояния; законности и правильности документального оформления операций по поступлению, перемещению и выбытию; правильности начисления амортизации, своевременности и полноты включения ее в затраты производства; правильности начисления и списания износа основных средств; правильности отражения на счетах бухгалтерского учета операций по поступлению, перемещению и выбытию основных средств; выполнения плана ремонтов, их своевременности и качества, а также установление явных фактов нарушений действующего законодательства относительно управленческих решений ответственных работников ревизуемого предприятия при покупке, использовании, реализации и ликвидации отдельных объектов основных фондов и нематериальных активов; выработка мероприятий по реализации результатов контроля: привлечь к ответственности виновных служащих с возмещением убытков, начисление и наложение штрафных финансовых санкций в пользу государственного бюджета за допущенные нарушения действующего законодательства по объектам контроля, которые взаимосвязаны с налогообложением доходов предприятия (оценка имущества, амортизация, реализация и т.п.).

     Основной  и часто используемый метод проведения ревизии основных средств – инвентаризация. Общих правил проведения проверки наличия имущества не так много. Инвентаризация активов проводится по местам их хранения и материально ответственным лицам. Комиссия определяет количество объектов внеоборотных и оборотных активов подсчетом, взвешиванием, обмером. Далее общие требования касаются документального оформления. Сведения о наличии имущества и обязательств, установленные в ходе проверки, заносятся в инвентаризационные описи или акты, формы которых разработаны Госкомстатом.

     Объектами ревизии операций с основными  средствами являются:

1. Первичные документы о поступлении, передаче, реализацию, инвентаризацию, начисление амортизации (износа), ликвидацию объектов основных фондов и нематериальных активов: накладные, акты приемки-передачи основных фондов, акты ликвидации основных фондов, ведомости начисления амортизации (износа), акты переоценки, дефектные акты, акты выполненных работ по ремонту основных средств, сметы и договора на капитальный ремонт, техническое обслуживание основных средств подрядными организациями.
2. Регистры аналитического и синтетического учета: инвентарные карточки учета по отдельным объектам основных средств и нематериальных активов; описи инвентарных карточек по учету основных средств; карточки группового учета основных фондов; инвентарные списки основных фондов и нематериальных активов, которые ведутся материально-ответственными лицами структурных подразделений предприятия, где они используются или находятся; оборотные ведомости в бухгалтерии в разрезе групп, объектов основных средств по материально-ответственным лицам и предприятию; журналы-ордера 13,16, Главная книга, баланс, отчетность о движении имущества предприятия.

     Основные  источники информации - это нормативные  акты, которыми пользуется ревизор  при осуществлении контроля: основным нормативным документом при этом является ПБУ 6/01 «учет основных средств» и классификатор основных средств.

     Ревизию основных средств рекомендуется  проводить в такой последовательности: сначала проверяют фактическое  наличие и сохранение собственных  средств и таких, которые арендуются, а потом своевременность и  полноту их оприходования, законность проведения операций по их перемещению, правильность проведения амортизации, а также организацию и состояние бухгалтерского учета основных средств.

     Ревизор не может приступать к ревизии, если по вопросам, которые подлежат проверке, запущен бухгалтерский учет.

     О невозможности проведения ревизии составляется соответствующий акт, в котором следует четко и конкретно обосновать недочеты. После этого ревизор подает руководителю предприятия соответствующие предложения относительно обновления и наведения порядка в учете и устанавливает срок выполнения этих указаний. О запущенном ведении бухгалтерского учета ревизор докладывает должностному лицу, которое назначило ревизию, чтобы решить вопросы относительно привлечения виновных лиц к административной ответственности и повторного назначения проведения ревизии.

     Обеспечение сохранности основных средств в  значительной степени зависит от постановки их учета. Проверяя состояние учета основных средств, нужно убедиться в правильности организации аналитического учета; выяснить, все ли основные средства предприятия закреплены за материально ответственными лицами; правильно ли проведена последняя инвентаризация, каковы выявленные ею недостачи или излишки и отражены ли они в учете; проконтролировать достоверность учетных данных о наличии и движении основных средств.

     Далее необходимо проверить полноту и  достоверность инвентарных карточек (Приложение №2). Для проверки полноты  инвентарных карточек нужно сопоставить  данные описей инвентарных карточек по учету основных средств (Приложение №3) по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. При отсутствии каких-либо инвентарных карточек следует выяснить причины, убедиться в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки, и предложить восстановить аналитический пообъектный учет основных средств.

     Однотипные  предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации  и учитываемые на типовой инвентарной  карточке группового учета (Приложение №4), в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

     Кроме того, изучается соответствие данных аналитического учета основных средств  их остатку по синтетическому счету 01 «Основные средства» на определенные даты. Для этого суммы остатков по классификационным группам сопоставляют с остатками по синтетическом счету 01 «Основные средства» в Главной книге. При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно выяснить их причины и виновных в этом должностные лиц, определить последствия (недоначисление или излишнее начисление амортизации) и внести свои предложения по устранению выявленных недостатков.

     Проверяется, все ли объекты основных средств  закреплены за материально-ответственными лицами.

     Контроль  полноты закрепления объектов основных средств за материально-ответственными лицами в структурных подразделениях предприятия производится методом  сравнения данных Главной книги  по остаткам на первое число месяца по счету 01 «Основные средства» и итоговыми данными оборотной ведомости об остатках основных средств в разрезе материально-ответственных лиц. Используя данные бухгалтерии по аналитическим счетам по расчетам по оплате труда материально-ответственных лиц, можно выявить факты нарушений, когда работники не несут ответственности за сохранение основных средств (в связи с нахождением в долгосрочных отпусках по уходу за ребенком до трех лет или долгим нахождением на больничном в связи с временной нетрудоспособностью, увольнением с работы без передачи другим работникам материальных ценностей, которые за ними числятся).

     Обнаружив неполное закрепление объектов основных средств за материально ответственными лицами по месту их нахождения и  эксплуатации, ревизор обязан выявить, почему было допущено это нарушение, кто виновен в этом и каковы последствия. Одновременно, не ожидая окончания ревизии, необходимо потребовать от руководства ревизуемого предприятия принятия незамедлительных мер по закреплению основных средств за материально ответственными лицами. О выполнении этого предложения следует указать в основном акте комплексной ревизии.

     Визуальная  проверка наличия договоров с  работниками, которые временно или  постоянно выполняют обязательства  материально-ответственных лиц, встречная  проверка по письменному запросу в правоохранительные органы относительно возможности запрета некоторым работникам исполнять работу, связанную с материальною ответственностью, дают возможность определиться в критериях выбора объектов для контроля, выявить взаимосвязанные нарушения, недостачи, кражи, их причины.

     Важным  условием обеспечения сохранности  основных средств является качественное проведение инвентаризации основных средств  работниками предприятия. Поэтому  в процессе контроля нужно проверить  полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете. Аудитору это необходимо для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам проведенной инвентаризации на предприятии, чтобы уменьшить аудиторский риск.

     При проверке качества проведенной на предприятии  инвентаризации основных средств (своевременность  и полнота) учитывается, что инвентаризацию зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств разрешается проводить один раз в два-три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет.

     По  результатам проведённой инвентаризации составляют инвентаризационные описи  разных форм в зависимости от ревизуемых объектов (Приложение №5).

     Следует обращать внимание на качество оформления инвентаризационных описей. Встречаются случаи формального проведения инвентаризации, когда сведения об объектах (наличие и состояние) переносятся в инвентаризационные описи из инвентарных карточек или прошлогодних инвентаризационных описей. Необходимо проверить, были ли выявлены в процессе инвентаризации объекты основных средств, пришедшие в негодность и подлежащие списанию, а также излишние и ненужные машины и оборудование, которые должны быть реализованы или переданы на баланс другого предприятия. На объекты, подлежащие реализации (передаче) или списанию, составляются отдельные инвентаризационные описи. Полноту инвентаризации устанавливают сопоставлением инвентаризационных описей с показателями аналитического учета.

     На  основе изучения всех материалов инвентаризации, включая и отражение результатов инвентаризации основных средств на счетах бухгалтерского учета, дается заключение о качестве проведенной инвентаризации и предложения по ее улучшению. Для проверки качества инвентаризации целесообразно провести выборочную инвентаризацию отдельных видов основных средств.

     Особое  внимание обращают на обеспечение правильного  хранения излишних, ненужных, бездействующих и находящихся в запасе основных средств. Такие объекты основных средств нередко хранятся под  открытым небом, ржавеют, разукомплектовываются.

     По  всем фактам разукомплектования и бесхозяйственного  отношения к хранению основных средств  проводится тщательно расследование, в результате которого определяются размер нанесенного материального  ущерба и виновные в этом должностные лица, а также принимаются меры по привлечению виновных лиц к ответственности с возмещением материального ущерба.