Контроль и ревизия основных средств

 

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики возрастает потребность  в достоверной учетной и отчетной информации о деятельности хозяйствующих  субъектов (государственных, частных, муниципальных и иных предприятий, акционерных обществ, ассоциаций, концернов и др.).

Объективная информация о деятельности отдельных  хозяйственных субъектов необходима владельцам предприятий для повышения эффективности их работы; коммерческим банкам и другим заимодавцам для компетентной оценки платежеспособности предприятий и вероятности возврата кредитов; акционерам для контроля за деятельностью акционерного общества; поставщикам и другим кредиторам для получения гарантий полной оплаты за отгруженные товары и оказанные услуги; потенциальным инвесторам для избежания риска при вложении своих капиталов.

Контроль  является составной частью управления общественным возрождением. Государство  не может нормально функционировать  без четко организованной системы  контроля за производством, распределением и перераспределением общественного  продукта и другими сферами общественной жизни в государстве. Контроль является неотъемлемым элементом надстройки общества, в котором происходят серьезные изменения в процессе развития его политической системы, органов государственного и хозяйственного управления, законодательной и исполнительной власти.

Одним из подходов к подтверждению достоверности  бухгалтерской отчетности является контроль за правильностью отражения  финансово-хозяйственных операций в регистрах учета и проверка правильности расчетов отдельных показателей, их взаимоувязка в различных формах бухгалтерской отчетности.

Основная  цель ревизии - выявить хозяйственные  и финансовые нарушения, преступления, факты бесхозяйственности, краж, установить причины и условия, которые им благоприятствовали, виноватых в это лиц, принять меры по возмещению причиненного ущерба, убытка, применить мероприятия по ликвидации недочетов и правонарушений, а также притянуть к ответственности (административной или криминальной) лиц, которые допустили правонарушения.

Ревизия предпринимательских структур дает всеобщую оценку производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, эффективности использования производственного потенциала, обеспечению сохранения хозяйственных ресурсов, полноте начисления и  плате налогов в бюджет и др.

В этой работе будет показано проведение ревизии  и контроля учета основных средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Задачи и источники ревизии

Согласно  положению по бухгалтерскому учету  «Учет основных средств» ПБУ6/01, актив  принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:

1. объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказание услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное пользование или во временное пользование;
2. объект предназначен для использования в течении длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
3. организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
4. объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Соответственно  Плану счетов бухгалтерского учета  для учета и обобщение информации о наличии и движении собственных или полученных на условиях финансового лизинга объектов, которые отнесенные к составу основных средств, предназначен счет 01 «Основные средства», счет активный, основные средства показываются по первоначальной (восстановительной) стоимости.

По дебету счета 10 «Основные средства» отображаются поступления основных средств на баланс предприятия, которые учитываются по первоначальной стоимости, дооценка основных средств, по кредиту — выбытие основных средств по остаточной стоимости, уценка основных средств. Амортизация основных средств обобщается на счете 02 «Амортизация основных средств».

Аналитический учет основных средств ведется в  отдельности по каждому объекту.

Основными задачами ревизии операций с основными средствами есть проверка:

• правильности отнесения материальных активов к основным средствам;
• реальности оценки и переоценки основных средств;
• правильности отображения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета;
• своевременности и правильности документального оформления и отображение в учетных регистрах поступления и убытия основных средств;
• правильности начисления амортизации, своевременности и полноты включения ее в затраты производства;
• правильности начисления и списания износа основных средств;
• соответствия и правильности оформления списания основных средств и др.

Ревизию основных средств рекомендуется проводить  в следующей последовательности: сначала проверяют фактическое наличие и сохранение собственных средств и таких, которые арендуются, а потом своевременность и полноту их оприходования, законность проведения операций по их перемещению, правильность проведения амортизации, а также организацию и состояние бухгалтерского учета основных средств.

Ревизор не может  приступать к ревизии, если по вопросам, которые подлежат проверке, нарушен бухгалтерский учет.

О невозможности  проведения ревизии составляется соответствующий  акт, в котором следует четко  и конкретно обосновать недочеты. После этого ревизор подает руководителю предприятия соответствующие предложения  относительно обновления и наведения порядка в учете и устанавливает срок выполнения этих указаний. О неправильном ведении бухгалтерского учета ревизор докладывает должностному лицу, которое назначило ревизию, чтобы решить вопросы относительно привлечения виновных лиц к административной ответственности и повторного назначения проведения ревизии. [13, с.52].

С целью обеспечения  надлежащего учета и контроля за сохранением основных средств  учет основных средств в бухгалтерии  ведется по классификационным группам  в разрезе инвентарных объектов. Каждому объекту учета присваивается инвентарный номер по серийно-порядковой системе кодирования.

Во время ревизии  необходимо проследить, проставляются  ли инвентарные номера в актах, накладных и других первичных документах, которые служат основанием для принятия на учет или снятие с учета отдельных объектов.

К моменту проверки первичных  документов и сделанных записей  на счете 01 «Основные средства» следует удостовериться в тождественности сальдо по этому счету на последнюю отчетную дату в балансе и Главной книге, а сальдо Главной книги на эту же дату сверить с данными аналитического учета (типичными инвентарными карточками или книгами).

Основными источниками  ревизии являются:

1. первичные документы:
• акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОC-1),
• акт о приеме-передаче здания (сооружений) (форма ОС-1а),
• акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений ) (форма ОС-1б),
• накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма ОС-2),
• акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспорта) (форма ОС-4)
• акт о списании автотранспортных средств (форма ОС-4а),
• акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма ОС-4б),
• акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3),
• инвентарная карточка объекта основных средств (форма ОС-6),
• инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма ОС-6а),
• инвентарная книга учета объектов основных средств (форма ОС-6б),
• акт о приеие (поступлении) оборудования (форма ОС-14),
• акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15),
• акты о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16),
• расчет амортизации основных средств, инвентаризационные описания, сравнительные ведомости;
2. регистры синтетического и аналитического бухгалтерского финансового учета, данные квартальной и годовой отчетности;
3. налоговая, статистическая и оперативная отчетность.

Ревизор проверяет правильность ведения инвентарной карточки учета объекта основных средств (форма ОС-6), своевременность заполнения всех реквизитов в них на основании данных инвентарных карточек основных средств и сверяет с данными синтетического учета основных средств. Инвентарные карточки подлежат обязательной регистрации. Совокупность карточек образовывает картотеку, которая обеспечивает аналитический учет основных средств.

Если основные средства ликвидированы, то в карточке учета движения основных средств необходимо сделать запись об убытие на основании актов о списание объекта основных средств (форма ОС-4) или автотранспортных средств (форма ОС-4а).

Проверке  также подлежат арендованные основные средства Если выявлен недостаток или  излишки, устанавливают причины и виновных лиц.

В случае подмены  дорогих предметов дешевыми, новых  — старыми, следует обнаружить причины злоупотребления и принять меры относительно их устранения и возмещение убытков. Относительно основных средств, которые сделались непригодными, но не списанные, необходимо также установить причины преждевременного срабатывания или порчи и виновных в этом лиц.

Таблица1.1

Программа проверки основных средств

 

Задача проверки	Источника информационного отображения операций	Процедура проверки
1. Контроль  наличия и аналитического учета основных средств
1.1.Наличия объектов основных средств (в особенности ценных)	Инвентарные карточки	Проверяется наличие стоимостных объектов в местах эксплуатации
1.2. Заключения  договоров про полную индивидуальную материальную ответственность с лицами, ответственными за сохранение основных средств	Приказы руководителя; договоры о материальной ответственности; список лиц, ответственных за сохранение; образцы подписей	Проверяется наличие договоров и достоверности подписей ответственных лиц
1.3.Сроков проведения инвентаризации	Приказ руководителя, инвентаризационного ведомости	Проверяются сроки и количество инвентаризаций соответственно нормативным актам
1.4.Ведения инвентарных карточек по всем видам основных средств	Инвентарные карточки, опись инвентарных карточек, акты приема и выбытия основных средств,	Сравнения описания инвентарных карточек с инвентарным списком и фактическим наличием основных средств
1.5.Правильности отнесения средств к основным	Акты приема, инвентарные карточки, договоры купли-продажи	Проверка  стоимости и сроков полезного использования объектов
2. Контроль  за поступлением основных средств
2.1. Проверка  документального оформления операций по движению основных средств	Акты приема-передачи, инвентарные карточки и др.	Визуально сравниваются предъявленные документы с типичными бланками, а также проверяется наличие всех необходимых реквизитов
2.2. Проверка  правильности формирования первоначальной стоимости объектов основных средств	Договоры, акты приемки, сметы на строительство и др.	Проверяется порядок формирования первоначальной стоимости соответственно нормативным актам
2.3. Проверка  соблюдения хозяйственного законодательства относительно внесения вкладов к уставному капиталу в виде основных средств	Договоры  основателей, акты приемки и счета	Проверка  правильности оприходования основных средств и достоверности отчетности
2.4. Проверка  соблюдения законодательства при купле основных средств	Договоры  купли-продажи, счета-фактуры, акты приемки	Проверка  правильности оприходования основных средств, уплаты налогов, достоверности отчетности
2.5. Проверка  соблюдения законодательства при бесплатном получении основных средств	Договоры, акты приемки	Проверка  правильности оприходования, включения стоимости основных средств в налогооблагаемый доход, достоверности отчетности
2.6. Проверка  соблюдения законодательства относительно введения в эксплуатацию основных средств по завершению строительства	Сметы строительства, акты приемки, договоры с подрядными организациями	Проверка  отображения в бухучете операций относительно строительства основных средств (хозяйственный и подрядный способы), достоверности финансовой отчетности
2.7. Проверка  соблюдения законодательства касательно  прочих поступлений основных средств	Договоры, акты приемки, счета
3. Контроль  за убытием основных средств
3.1. Проверка  соблюдения законодательства при убытии основных средств, при внесении к уставному капиталу других организаций	Договор основателей, акты убытия, журнал-ордер	Проверка  правильности оформления убытия, достоверности  отчетности
3.2. Проверка  соблюдения законодательства относительно продажи основных средств	Договоры  купли-продажи, счета-фактуры, акты убытия, журнал-ордер	Проверка  наличия разрешения руководителя, правильности списания и отображения прибыли, достоверности отчетности
3.3. Проверка  соблюдения законодательства при ликвидации основных средств	Акты ликвидации, журнал-ордер	Проверка  обоснованности ликвидации основных средств, правильности определения результатов от ликвидации
3.4. Проверка  другого вы бытия основных средств	Договоры, акты на списание, журнал-ордер	Проверка  правильности списания, определения  результатов от списания
4. Контроль  за правильностью начисления амортизации
4.1. Проверка периодичности начисления износа, амортизационных отчислений	Расчеты амортизации, акты приемки, инвентарные карточки, ведомости расчета амортизации, учетная политика, инвентарные карточки, расчеты амортизации	Проверяется соответствие нормативным актам Проверяются нормативные сроки эксплуатации объектов
5. Контроль  за переоценкой основных средств
5.1. Проверка  правильности определения рыночных цен	Документы, которые  подтверждают рыночные цены	Проверяется документальное подтверждение рыночных цен
5.2. Проверка  правильности бухгалтерских проводок	Расчет переоценки журнал-ордер	Проверяется правильность учета переоценки соответственно законодательству
6. Контроль  за арендой основных средств
6.1. Проверка  заключения договоров аренды	Договоры	Проверяется наличие договоров и подписей обеих сторон
6.2. Проверка  соответствия законодательству текущей аренды основных средств	Инвентарные карточки, забалансовые счета, журнал-ордер	Проверка  правильности оформления документов, оформления проведений, ведения отделенного учета основных средств, сданных в аренду
6.3. Проверка  соответствия законодательству учета финансовой аренды	Договоры, инвентарные  карточки, счет 01, забалансовые счета, журнал-ордер	Проверка  правильности оформления документов
7. Контроль  за ремонтом основных средств
7.1. Проверка  правильности списания затрат на ремонт основных средств	Учетная политика, смета ремонтных работ, калькуляция ремонтных работ, журнал-ордер	Проверяется соответствие объема выполненных работ к фактической суммы списания
7.2. Проверка  правильности оформления ремонтных операций		Проверяется правильность заполнения документов на списание основных средств, правильность бухгалтерских проводок

 

2. Особенности инвентаризации основных средств

Во время  инвентаризации основных средств следует  руководствоваться Федеральным  законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете", ПБУ 6/01 «Учет основных средств, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49.

Проверка  наличия и состояния зданий, сооружений, незавершенного строительства, инвентаря, земельных участков проводится в отдельности за собственными и отдельно за арендованными объектами.

Каждому объекту  в описании дают полную характеристику со ссылкой на ее инвентарный номер.

В бухгалтерии  предприятия следует сохранять  техническую и проектную документацию домов. Во время инвентаризации пользуются и оправдательными документами, которые послужили основанием их оприходования.

Если такой  документации нет, то следует обратиться в первичные приходные документы. В отдельных случаях знакомятся с предыдущими инвентаризационными  описаниями, иногда опрашивают людей для подтверждения, которое определенный предмет используется длиннее время.

К ревизии  технически сложных инвентарных  объектов привлекают специалистов-экспертов для выяснения технического состояния.

На арендованные основные средства составляют отдельное  описание с ссылкой на документы, которые подтверждают принятия соответствующих объектов в аренду, и указывают срок аренды.

Выявленные, но не обсчитанные объекты, или по которыми указаны неправильные данные, комиссия заносит к описанию с указанием правильных данных и технических показателей на эти объекты.

Однотипные  предметы, которые учитываются в  типичной инвентаризационной карточке группового учета, в описание вносятся по наименованиям и количеству этих предметов.

На непригодные предметы состоит отдельное описание с указанием в нем времени введения в эксплуатацию и причин, вследствие которых они стали непригодными.

Во время  ревизии необходимо проверить полноту  и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность вывода его результатов и отображения в бухгалтерском учете.

При проверке качества проведенной на предприятии  инвентаризации основных средств (своевременность и полнота) учитывается, что  инвентаризацию зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств разрешается проводить один раз в два-три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет. [7, с.10].