Разработка  документа обеспечит наивысший  уровень автоматизации, поскольку  позволит циклически обрабатывать строки справочника и за один прием выполнять все необходимые расчеты с формированием всего комплекса проводок по списанию расходов будущих периодов.

     Применение  типовой операции предполагает ее многократное использование для каждой позиции справочника.

     Второй  путь состоит в том, чтобы переложить значительную долю справочной информации непосредственно вовнутрь типовой операции. Тогда не потребуется производить реорганизацию справочника, поскольку сведения о счетах затрат, периодах и суммах будут отражены непосредственно в проводках типовой операции.⁶

     Преимущество  построения типовых операций по второму  варианту состоит в том, что за один прием такая операция порождает  весь комплект необходимых проводок. Недостатком такого подхода является отсутствие универсальности данной операции, поскольку в ней содержится вся конкретная справочная информация, а стало быть, такая типовая операция применима только для решения одной конкретной задачи. Правда, учитывая, что подобная задача решается в течение достаточно длительного периода пока происходит списание расходов, то данный путь представляется не столь уж и бесперспективным.

     Остановимся на последнем варианте решения.

2.6. Создание типовой операции "Затраты по аренде помещений"

     Рассмотрим  структуру типовой операции, реализующей поставленную задачу. Типовая операция должна содержать семь однотипных проводок. Каждая проводка отражает списание доли затрат по аренде помещения, относящейся на конкретное подразделение за один учетный период (месяц).

     Сумма ежемесячных затрат, подлежащая списанию, в каждой проводке будет определяться по формуле:

     

     где Сi - сумма ежемесячных затрат по аренде помещений, относимая на i-е  подразделение;

     Рe - общая сумма арендной платы за период;

     So - общая площадь арендуемых помещений;

     Si. - площадь арендуемых помещений,  приходящаяся на i-е подразделение;

     k - количество месяцев в периоде,  за который внесена арендная  плата. 

     Например, проводка, списывающая затраты по аренде помещений административных служб, будет следующей:

     Таблица 5.

     Проводка  по списанию затрат по аренде

 

     Подобные  формулы будут присутствовать в  каждой проводке. Конечно, можно было бы рассчитать конкретные значения, получаемые по этим формулам и внести их в качестве суммы в типовую операцию. Однако ввод формулы избавляет от ручных вычислений, обеспечивает наглядность состава элементов, используемых в расчетах, что облегчает внесение исправлений, например, в случае перераспределения площадей между подразделениями.

     Поскольку общая сумма арендной платы за период (20833.33 руб.) используется всеми проводками, ее можно ввести в качестве суммы операции.

     Процесс добавления новой операции в систему  уже неоднократно встречался при  решении других задач, поэтому коротко  отразим основные моменты.

     1. В списке типовых операций  создадим новую группу "Затраты  на производство", в которую  впишем наименование вновь создаваемой  типовой операции "Затраты по  аренде помещений".

     2. Перейдем в режим ввода/редактирования  типовой операции.

     3. В поле "Сумма Операции" внесем конкретное значение 20833.33 - сумму арендной платы за весь период. Поскольку это значение не подлежит корректировке, предпочтительно установить для данного поля атрибут "Не изменять".

     4. Для того чтобы в содержание  операции автоматически включался период, за который произведено списание, введем в данное поле знакомую нам формулу:

     "Зачет  арендной платы помещений за " + ПериодСтр(НачМесяца(ДатаОперации),КонМесяца(ДатаОперации))

     5. В проводках фиксированными значениями  введем номера дебетуемых и кредитуемых счетов и их субконто. Причем в качестве элемента затрат укажем "Прочие затраты".

     В поле "Сумма", введем формулу расчета, относящуюся к конкретному подразделению, например, для цеха покраски:

     СуммаОперации * 187/3000

     В поле "Содержание операции" лучше всего также ввести формулу, позволяющую включать в пояснительный текст значение субконто - подразделения, для которого производится списание арендной платы. Поскольку на счете 25 подразделение является вторым субконто, то во всех проводках, где дебетуется счет 25, можно ввести формулу:

     Дебет. Су6конто(2). Наименование

     В проводках, где дебетуется счет 26, наименование подразделений и служб придется указать непосредственным текстом, заключенном в кавычки.⁷

     6. В качестве номера журнала,  во всех проводках укажем журнал учета затрат (ЗТ). Окончательный вид шаблона типовой операции показан на рис.2.  

Рис. 2. вид шаблона типовой операции

2.7. Применение условных функций в формулах типовых операций

     Заметим, что каждое обращение к типовой  операции для ее выполнения приводит к тому, что счет 97 кредитуется на сумму ежемесячных отчислений и, в конце концов, сальдо этого счета должно стать нулевым. В этой связи, важно отследить, чтобы в тот момент, когда вся сумма расходов будущих периодов списана со счета 97 и остаток является нулевым, операция списания больше не выполнялась.

     Для автоматического контроля остатка  счета 97 можно порекомендовать включить в формулы расчета условную функцию, которая, в зависимости от результата проверки, либо производит расчет суммы списания по формуле, либо присваивает ей нулевое значение.

     Условная  функция (или функция проверки условия) позволяет в зависимости от выполнения или невыполнения некоторого заданного  условия выбрать один из двух вариантов  расчета.

     Формат  условной функции:

     ? (<условие>,<Формула-1>,<Формула-2>)

     Вопросительный  знак в начале выражения ("?"), это  имя функции. Функция сначала  проверяет значение условия и  если оно истинно, то производит вычисление значение по формуле 1. Если значение условия  ложно, то вычисляется значение по формуле 2.

     Условие представляет собой два арифметических выражения, связанных операцией  сравнения: больше (>), меньше (<), равно (=), не равно(о), меньше или равно (<=) и т.д., например,

     Пров(1). Сумма + Пров(2).Сумма < = СуммаОперации/1.2.

     Таким образом, все формулы, используемые в типовой операции "Затраты  по аренде помещений", можно снабдить условной функцией, выполняющей проверку наличия остатка на счете 97 по конкретному  виду затрат, определяемому значением  субконто.

     Поскольку счет 97 присутствует в кредите каждой проводки, то обращение к остатку данного счета можно выразить таким образом:

     БИ.СКД("97",„Кредит.Субконто(1))

     Или иначе, указав счет в неявном виде, сославшись на то, что он находится  в кредите текущей проводки:

     БИ. СКД (Кредит. Счет,,, Кредит. Су6конто(1))

     Таким образом, условную функцию, обеспечивающую расчет суммы списания для цеха покраски (с проверкой остатка счета 97), можно записать в следующем виде:

 ?(БИ.СКД("97"„,  Кредит.Субконто(1))>0, СуммаОперации* 187/3000, 0)

     Данная  формальная запись буквально выражает следующее:

     Если  сальдо конечное дебетовое счета 97 по субконто 1, установленному в кредите  текущей проводки, больше нуля, то рассчитывается значение по формуле: сумма0перации*187/зооо, в противном случае, значение принимается равным нулю.

     Подобные  условные функции могут быть введены  в каждую из формул типовой операции, что сделает ее защищенной от ошибочного ввода проводок по списанию суммы  расходов будущих периодов, в то время как она уже вся списана.

2.8. Использование типовой операции "Затраты по аренде помещений"

     Воспользуемся разработанной типовой операцией  для списания на производственные затраты  части арендной платы, приходящейся на август 2008 года.

     Для этого обратимся к типовой  операции "Затраты по аренде помещений" и введем в нее только лишь дату операции, никаких других реквизитов вводить не потребуется.⁸

     В результате в журнале операций отразится  запись о введенной операции.

     Таблица 6.

     Журнал  операций (01.01.08-31.12.08)

 

     Сумма операции представляет собой ту сумму, которая указана в шаблоне  типовой операции, но не трудно средствами встроенной в программу стандартной  отчетности, в частности отчета "Анализ счета по субконто", сформированного для счета 97, убедиться, что за заданный промежуток времени для субконто "Расходы на аренду помещения" обороты по кредиту счета составили одну третью часть от суммы арендной платы за три месяца (20833.33/3 = 6944.44).

     Данная  операция состоит из пяти проводок.

     Таблица 7.

     Отображение проведения операции по "Расходы на аренду помещения"