Экспертиза ценности документов по перечням

Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения (далее – новый Перечень). В связи с этим Приказом Росархива от 26.08.2010 № 63 признан утративший силу Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный 6 октября 2000 г.[26]

Новый Перечень состоит из 12 разделов:

      Документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, и хранения документов организациями;

      Документы по планированию и ценообразованию;

      Документы по финансированию и кредитованию;

      Документы по учеты и отчетности;

      Документы об организации и осуществлении экономических, научно – технических, культурных и иных связей организаций;

      Документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

      Документы по организации труда, нормированного труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

      Документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

      Документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно - материальных ценностей;

      Документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

      Документы, отражающие социально – бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно – бытовые вопросы, организацию досуга;

      Документы отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединение).

Новый Перечень распространяется на все организации независимо от вида деятельности и формы собственности.[27]

Более детализировано представлен перечень приказов по личному составу.

Так, в старом Перечне все приказы по личному составу следовало хранить 75 лет. Исключение представляли приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Их минимальный срок хранения исчислялся  5 годами.

В новом Перечне список приказов развернут. В течение 75 лет следует хранить следующие приказы по:

      Приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению;

      Аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов);

      Изменению фамилий;

      Поощрениям, награждениям;

      Оплате труда, премированию, различным выплатам;

      Всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком,  отпусков без сохранения (заработной платы);

      Дежурствам по профилю основной деятельности;

      Длительным внутрироссийским и зарубежным командировкам, командировкам для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В течение не менее 5 лет следует хранить приказы, касающиеся:

      Дисциплинарных взысканий;

      Ежегодных оплачиваемых отпусков;

      Отпусков в связи с обучением;

      Дежурств;

      Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок.[28]

В новом Перечне подробно расписаны сроки хранения аудиторских документов. В старом Перечне оговаривался постоянный срок хранения только для аудиторских заключений. Теперь постоянно следует хранить не только аудиторские заключения по годовой бухгалтерской отчетности, но и стандарты, и  методики проведения аудита аудиторской организации и индивидуального аудитора, общие планы аудита, общие программы аудита. В старом Перечне эти документы отсутствовали. Срок хранения договоров оказания аудиторских услуг остался неизменным – 5 лет после истечения срока действия договора.

Более развернуто представлен перечень видов договоров. Почт и для всех предусмотрен срок хранения не менее 5 лет после истечения действия договора. Исключение сделано:

      Договора дарения – постоянно;

      Договора ренты – постоянно;

      Договора лизинга имущества – постоянно;

      Договора по залогу имущества – 10 лет после истечения срока договора.[29]

Как видим, новый Перечень является более подробным, и в нем учтены документы, появившиеся в деятельности организаций в последнее время.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог, хотелось бы отметить, что комплектование архивов и экспертиза ценности документов – это сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учрежде­ниях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.

Методика проведения комплектования архивов и экспертизы ценности документов склады­валась в течение длительного периода времени. Современная экс­пертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, мето­дических рекомендаций по проведению экспертизы ценности от­дельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности докумен­тов - системы научно обоснованных признаков, на основе кото­рых определяется ценность документов.[30]

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций архивоведения и службы ДОУ (документационное обеспечение управления), так как итогом экспертизы является полно­ценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.