Инвентаризация, ее значение в бухгалтерском учете и отчетности. Случаи проведения инвентаризации

Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

7. Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Для того чтобы обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организация обязана следить за состоянием расчетов.

При составлении годовой бухгалтерской отчетности в Приложении к Бухгалтерскому балансу (форма N 5) организация обязана выделить в составе дебиторской и кредиторской задолженностей следующие их виды:

- по расчетам с поставщиками и подрядчиками (кредит счетов 60 и 76);

- по авансам полученным (кредит счета 62).

Порядок и сроки проведения инвентаризации расчетов определяются руководителем организации, а в случаях обязательного проведения инвентаризации - предусмотрены Методическими указаниями.

Результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей оформляются Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88), который заполняется на основании Справки к Акту (Приложение к форме N ИНВ-17). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

В акте по форме ИНВ-17 отдельно указываются суммы задолженности, подтвержденные и не подтвержденные дебиторами и кредиторами.

По результатам инвентаризации дебиторской задолженности выявляются сомнительные долги организации и долги, не реальные для взыскания.

Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями (залогом, поручительством, банковской гарантией) (п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

По истечении срока исковой давности сомнительный долг переходит в разряд долгов, не реальных для взыскания.

Согласно ст.195 ГК РФ под исковой давностью понимается период времени, в течение которого право организации требовать исполнения должником своих обязательств может быть осуществлено принудительно.

Общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст.196 ГК РФ). Днем начала течения срока исковой давности будет считаться день, следующий за днем неисполнения должником своих обязательств.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности в бухгалтерском учете подлежит списанию. Такое требование содержит п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Следует отметить, что списание просроченной дебиторской задолженности не право, а обязанность организации.

Дело в том, что величина дебиторской задолженности отражается в бухгалтерской отчетности (в бухгалтерском балансе и в приложении к бухгалтерскому балансу). И если ее вовремя не списать, то это приведет к искажению данных бухгалтерской отчетности. В результате отчетность не будет отвечать требованиям полноты и достоверности, что противоречит нормам п.6 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н.

Как было сказано выше, данные проведенной инвентаризации задолженности позволяют выявить обязательства, срок исковой давности по которым истек.

По каждому такому обязательству составляется бухгалтерская справка, в которой указываются:

- основание образования задолженности (например, задолженность за отгруженный товар и т.д.);

- наименование, адрес организации-дебитора;

- дата возникновения задолженности;

- реквизиты первичных документов, подтверждающих факт ее возникновения (например, номер и дата накладной на отгрузку и т.д.);

- сумма задолженности;

- реквизиты документов, свидетельствующих об истребовании долга.

На основании представленного бухгалтерией письменного обоснования (бухгалтерской справки) руководителем организации издается приказ (распоряжение) о списании дебиторской задолженности.

Списание задолженности не означает ее полного аннулирования. В течение пяти лет с момента списания организация продолжает учитывать сумму этой задолженности на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".

Если организация своевременно не погасила задолженность своему контрагенту, у нее образуется кредиторская задолженность. Если контрагент по каким-либо причинам не потребовал ее погасить, а организация тоже не торопится это сделать, задолженность нужно списать по истечении срока исковой давности, продолжительность которого в общем случае составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

При этом организация должна руководствоваться нормами гражданского законодательства, устанавливающими правила течения, приостановления и перерыва течения срока исковой давности.

Списать кредиторскую задолженность ранее окончания срока исковой давности можно в том случае, если организации стало известно о ликвидации кредитора.

По истечении срока исковой давности кредиторская задолженность списывается по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации (п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Несписанная вовремя кредиторская задолженность влияет на финансовые результаты организации (увеличивает бухгалтерскую прибыль).

Если списывается кредиторская задолженность, образовавшаяся в результате получения аванса, отгрузка под который не была произведена, то в состав внереализационных доходов она включается в сумме, в которой она отражена в учете на дату списания, т.е. за минусом НДС, уплаченного в бюджет при получении аванса (п.10.4 ПБУ 9/99). НДС, исчисленный и уплаченный с аванса, вычету не подлежит, поскольку вычет возможен только в случае реализации товаров (работ, услуг) либо возврата аванса (п.6 ст.172 НК РФ).

Письменным обоснованием списания конкретного обязательства служит бухгалтерская справка, на основании которой издается приказ (распоряжение) о списании кредиторской задолженности.

8. Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов

При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и на другие цели, предусмотренные законодательством РФ, нормативными актами Минфина России и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.

Следует отметить, что в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета бухгалтеру организации необходимо произвести сторнировочную запись на сумму такого превышения, а в случае недоначисления сделать дополнительную запись по включению дополнительных отчислений за счет источника его образования. 

 

4. Оформление результатов инвентаризации и отражение их на счетах бухгалтерского учета.

Выявление результатов инвентаризаций включает следующие два этапа:

- подведение предварительных результатов  инвентаризации, которые определяются  немедленно после ее окончания.  Точность и быстрота выявления  предварительных результатов инвентаризации  определяют во многом успех  борьбы с недостачами, хищениями  и товарными потерями в торговых  организациях. Имея эту информацию, председатель и члены инвентаризационной  комиссии могут решать вопрос  о дальнейшей деятельности материально  ответственного лица. Председатель  инвентаризационной комиссии докладывает  о предварительных результатах  инвентаризации, и в случае выявления  крупной недостачи материально  ответственное лицо отстраняется  от занимаемой должности до  получения окончательных результатов;

- определение окончательных результатов  инвентаризации. Осуществляется бухгалтерией  после тщательной проверки и  обработки всех документов в  следующие сроки:

- по мелкой рознице (ларьки, киоски, палатки) - в этот же день;

- по магазинам - не позднее  двух дней.

Подготовительные работы для формирования результатов инвентаризации в бухгалтерии  включают:

- проверку последних товарно-денежных  отчетов, завизированных председателем  инвентаризационной комиссии;

- запись данных последних товарно-денежных  отчетов в учетные регистры;

- подсчет итогов в журналах  для учета товарно-материальных  ценностей;

- сверку данных синтетического  и аналитического учета;

- взаимную сверку учетных регистров;

- проверку полноты поступления  ценностей по встречным (внешним  и внутренним) документам;

- выведение остатков ценностей  у отдельных материально ответственных  лиц (бригад) к началу инвентаризации.

Особое значение имеет сверка сумм списанных в расход и реализованных  товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров  из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отраженных ранее в отчетах  актов о списании боя, порчи товаров  и т.д.

Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут  свидетельствовать о хищениях. К  таким нарушениям заполнения относятся:

- неоговоренные исправления цен,  количества и суммы определенных  товаров;

- подчистки записей, добавления  и дописки цифр;

- неправильное сбалансирование  единиц товаров по страницам  описи, количеству, указанному комиссией;

- указанные в описи завышения  остатков отдельных товаров (особенно  в конце описи);

- указанный в описи превышающий  лимит остатков и сумм несданной  денежной выручки;

- наличие в описи товаров,  которых не было в записях  о поступлении и начальном  остатке товаров;

- несоответствие документальных  данных о таре данным о перемещении  и фактическом наличии товаров.

Для выявления хищений, которые  характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путем: тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений; применения приемов  срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения в целях выявления  способов сокрытия хищений и злоупотреблений.

Признаки приписок в инвентаризационных описях можно выявить составлением записей об остатках одних и тех  же наименований товаров в описях на начало и конец учетного периода.

Одним из распространенных способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и  подсчет на отдельных страницах  и в описях в целом. Для этого  необходимо осуществлять встречные  проверки таксировки и подсчета итогов в описях с использованием вычислительных средств.

Для выявления факторов скрытия  недостач повышенной суммой сданной  выручки необходимо сравнить выручку  за день до начала и после окончания  снятия фактических остатков ценностей  со среднедневной плановой и ежедневной выручкой в другие периоды торговли.

Для выявления признаков хищений  рекомендуется также сопоставить  количество возможного завышения товарных остатков с указанной в инвентаризационной описи тарой, занятой под этими  товарами. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись товаров, то это может служить  признаком приписки товаров.

Сокрытие недостач путем неоприходования  товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчетов и встречной  проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

Существует еще один способ выявления  различных негативных явлений при  проведении инвентаризации - это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. При этом проверяются  ценности, указанные в описи, которые  являются наиболее ценными или пользуются повышенным спросом. Контрольные проверки следует проводить обязательно  до открытия склада, секции и т.п., где  проводилась инвентаризация.

Если выявлены значительные расхождения  между данными инвентаризационной описи и данными контрольной  проверки, то назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности  первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения  в проведении инвентаризации ценностей.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма N ИНВ-24). Акт регистрируется в Журнале учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25).