Характеристика бухгалтерских автоматизированных систем

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Правильный  выбор программного продукта — один из определяющих моментов автоматизации  бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения  осуществляется на стадии организации и проектирования автоматизированной системы управления на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ: от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой.

  Франчайзинговая сеть партнеров-внедренцев создана и развивается фирмой «1С: Франчайзинг». Консалтинговые услуги осуществляются корпорациями «Галактика», «Парус», фирмой «Инфософт» и другими. Эти организации оказывают помощь в выборе программных средств; осуществляют продажу программных продуктов; выбор технических средств, их доставку, установку, настройку, внедрение, послепродажное обслуживание, консультации, обучение пользователей.

      Расширение  круга оказываемых услуг фирмами-производителями  программных продуктов вызвано  их жесткой конкуренцией на рынке. Этот вид услуг находит все большее  применение на средних и крупных предприятиях, так как обеспечивает грамотное создание автоматизированных систем специалистами.

      Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющиеся налоговые законодательства, изменение  форм отчетности предопределяют необходимость адаптации и доработки практически любой системы к специфике учета и изменяющимся условиям. Лидирующее место на рынке заняли универсальные пакеты программ, предлагающие комплексный бухгалтерский учет. В условиях перехода к рыночной экономике усиливаются тенденции интеграции бухгалтерского учета с другими функциями управления, что находит отражение в составе программных продуктов. Немалое влияние на этот процесс оказывают и зарубежные программы, которые уже давно идут по пути слияния бухгалтерских задач с задачами управления экономикой. Характерной чертой отечественных программ для бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и другие. Разработка программных продуктов ведется различными отечественными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Завоевание рынка программных продуктов заставляет фирмы (корпорации) выпускать семейство программ самого широкого диапазона, в различных вариантах, применительно к различной специфике бухгалтерского учета. Фирмы составляют программные продукты в локальном и сетевом варианте. Следует иметь в виду, что сетевой вариант программ намного сложнее и дороже и предназначен в основном для использования на средних и крупных предприятиях, где ведется комплексная обработка бухгалтерских задач в тесной интеграции с другими функциями управления. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Возможна организация ведения наиболее трудоемких участков учета (учет труда и заработной платы, учет материалов) на нескольких АРМ.  
 
 
 
 
 
 
 

1. Характеристика бухгалтерских автоматизированных систем

 

      Бухгалтерские автоматизированные системы — функциональное программное обеспечение, предназначенное для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач.

      При выборе программного обеспечения для предприятия возможны различные варианты:

1. приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия. Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых и средних предприятиях;
2. составление индивидуального проекта, если невозможно подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях;
3. доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии.

      Программы сетевой версии отличаются большой  сложностью и высокой стоимостью. При внедрении они требуют  индивидуальной настройки и авторского сопровождения для каждого клиента, а также наличия в структуре  организации специального подразделения, где работают хорошие системные программисты-сетевики, и введение должности администратора системы. Система должна обеспечивать устойчивую работу до 60 автоматизированных рабочих мест и поддерживать мощную базу данных, организованную при помощи современного программного обеспечения базы данных, например «Oracle», «Btrieve», «Informix» и др. Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых — автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления: труда и заработной платы, нормирования, планово-финансового управления и др. Выбор программ для реализации поставленных целей — довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

      Как уже отмечалось, применение сетевых  программ возможно только при организации  локальной вычислительной сети на предприятии.

      Локальная компьютерная сеть на предприятии в  упрощенном виде построена следующим  образом.

      Имеется мощный компьютер-сервер, на котором  находятся сетевые программы, основная часть информации, все базы данных, словари, данные бухгалтерского учета, формы счетов, договоров, приказов и др. Кроме того, имеется несколько автоматизированных рабочих мест — компьютеров (рабочих станций), связанных с этим сервером.

      Наличие сети делает информацию, хранящуюся на сервере, доступной для всех пользователей в соответствии с теми правами, которые предоставлены им администратором сети. Это позволяет, например, финансовому директору просматривать проводки, которые выполняет бухгалтер, а также ввести разделение труда, при котором каждый бухгалтер выполняет на компьютере свой участок работы, а главный бухгалтер затем делает баланс, используя информацию, собранную со всех автоматизированных рабочих мест.

      Для обеспечения функционирования локальной  вычислительной сети (ЛВС) необходимо соответствующее программное обеспечение. В локальных сетях с выделением серверов используются специальные операционные системы, обеспечивающие надежную и эффективную обработку многих запросов от рабочих мест пользователей. На рабочих станциях такой локальной сети может использоваться любая операционная система, например DOS, Windows и т.д. На серверах применяется операционная система Novell Netware (версии 3.12 или 4.1), или Windows NT Serves. Иногда применяются и другие операционные системы: OS/2 Server Advanced, различные варианты UNIX и другие.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Характеристика  пакетов «мини-бухгалтерия» и «интегрированных бухгалтерских систем».

 

      В настоящее время не существует единой, комплексной, общепринятой классификации  бухгалтерских программ. Условно  можно выделить несколько классификационных признаков:

• ориентация на размер предприятия;
• локальные и сетевые версии;
• ориентация на бухгалтерский учет в различных сферах деятельности, а также ориентация на бюджетный учет;
• отечественные и зарубежные программы.

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

      Основным  классификационным признаком бухгалтерских  программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых  ими функций. Накопленный опыт составления  и применения программ компьютеризации бухгалтерского учета позволяет выделить четыре их группы (Рис. 1).

      Рассмотрим  краткую характеристику пакетов  этих групп.

      1. Пакеты «Мини-бухгалтерия». В 1994 г. отмечен «пик» числа производителей, предлагающих эти программы. Сегодня многие разработки интенсивно вытесняются программными продуктами лидеров. Некоторые производители предлагают более совершенные системы. К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка → Главная книга → Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С: Бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва), «Турбо-бухгалтер» (фирма «ДИЦ», г. Москва), «Инфо-бухгалтер» («Информатика», г. Москва), «Финансы без проблем» («Хакерс-Дизайн», г. Мариуполь), «Интегратор — Соло» («Инфософт»), «Инфин» (бухгалтерия-мини).

      Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке  бухгалтерских программ, удовлетворяют  потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие  и легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. На экране дисплея оперативно отражаются обороты по счетам, входящее и исходящее сальдо, обороты Главной книги. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение ࠴ࡶ࢞ࢂࡰࡺࢄࡪ получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. С этой целью программой предусматривается кодирование в плане счетов субсчетов и счетов аналитического учета.  Несколько по-иному аналитический учет выполняется в программе «1С: Бухгалтерия», где открытие субконто происходит по балансовому синтетическому счету.

      Пакет «Мини-бухгалтерия» расположен на одной-двух дискетах (или CD-ROM) и предусматривает  ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.

      Пакеты  «Мини-бухгалтерия» успешно применяются на малых предприятиях с небольшой численностью сотрудников и небольшим объемом информации. Но по российскому законодательству малыми в разных ситуациях могут считаться предприятия с различными характеристиками, в том числе и с численностью работников. Для промышленности, строительства и транспорта численность установлена до 100 человек, сельского хозяйства и научно-технической сферы — до 60 человек, в оптовой торговле — до 50 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании населения — до 30 человек. В соответствии с Указаниями по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих незначительное количество хозяйственных операций, учет может осуществляться по упрощенной форме учета, что вполне обеспечивается пакетом «Мини-бухгалтерия». Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает учетные регистры к специфике своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в качестве регистра синтетического учета используется книга учета хозяйственных операций, а в качестве регистров аналитического учета применяются различные ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и другие. Обработка бухгалтерского учета на малых предприятиях с большой численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных операций и при необходимости составления многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета «Мини-бухгалтерия». Это и вызвало появление пакетов более высокого уровня — интегрированных систем.

      2. Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса «выросло» из предыдущего. Сегодня группа ИБС является одной из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2-5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте — на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие (версии 7.5, 7.7)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.