Формы бухгалтерского учета. Учет и анализ основных средств

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью предприятия, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчётности. Аналитический и синтетический учёт осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учётных данных, кроме названных регистров, могут применяться специальные разработочные таблицы.

В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учёта и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости. Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учёта объектов основных средств, карточки или ведомости учёта затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учёту материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учёту готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учёта являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости обычно применяются в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. В порядке исключения кассовые операции, операции по расчётному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости – по дебету счетов, предназначенных для учёта указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учёту необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учётных регистров. Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведённых записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведённых в Главной книге, осуществляется путём подсчёта сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учёта.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны. При использовании журнально-ордерной формы учёта отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам. Применение Главной книги, журналов-ордеров по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в порядке бухгалтерской корреспонденции позволяет осуществить экономическую группировку операций и ограничить записи данных об этих операциях. Однако следует особо отметить, что при журнально-ордерной форме учёта записи в соответствующих учётных регистрах ведутся вручную.

 Таблично-перфокарточная форма бухгалтерского учёта

       Данная форма бухгалтерского учёта разработана применительно к использованию вычислительной техники – перфораторов и табуляторов. Это форма учёта основывается на следующих принципах:

       Основным носителем первичной (исходной) информации является первичный документ. Применяемые первичные документы соответствующим образом группируются в пачки по признаку однородности и участкам бухгалтерского учёта: расходные кассовые ордера – в одну пачку, акты приёмки на поступившие материальные ценности – в другую, наряды на работу – в третью и т.д.

   Показатели, отражаемые в первичных документах и подлежащие вычислительной обработке, предварительно кодируются, т.е. им присваиваются цифровые обозначения, для чего заранее разрабатывается система кодирования показателей (например, склад основных материалов – код 01, склад горюче-смазочных материалов – склад 02 и т.п.). В зависимости от номенклатуры материальных ценностей, готовой продукции, численности работников предприятия и т.п. важное значение имеет размерность кода (один, два знака и более).Показатели первичных документов, подлежащие вычислительной обработке, особо выделяются на документах (обводятся жирной рамкой), что облегчает их перенос на машинный носитель информации.

   С помощью вычислительных машин – перфораторов выделенные на первичных документах показатели переносятся на машинный носитель – перфокарту согласно разработанной системе кодирования.

По каждому участку бухгалтерского учёта (основных средств, материалов, расчётов по оплате труда, готовой продукции и др.) создаются массивы перфокарт – машинные носители информации.

   По каждому массиву перфокарт составляется контрольная ведомость (контрольная табуляграмма), позволяющая определить правильность переноса информации с первичных документов на перфокарты.

Исходя из поставленной цели, требований пользователей (т.е. какие промежуточные, результативные или отчётные показатели необходимо получить и в каких разрезах), соответствующие массивы перфокарт сортируются по определённым признакам на сортировках (в разрезе поставщиков, потребителей продукции, по складам, цехам – потребителям материалов и т.д.)

Рассортированная информация обрабатывается на вычислительных машинах – табуляторов с целью получения учётных регистров – табуляграмм-ведомостей.

По итогам табуляграмм-ведомостей получают дебетовые и кредитовые обороты, составляются оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам. После необходимых преобразований составляется баланс предприятия.

6. Автоматизированная форма  бухгалтерского учёта

    Применение различных видов и модификаций электронно-вычислительных машин позволило в значительной степени усовершенствовать таблично-перфокарточную форму бухгалтерского учёта, которая базировалась на использовании счётно-перфорационной техники. Была создана автоматизированная форма бухгалтерского учёта, при которой использованы некоторые принципы таблично-перфокарточной формы учёта.

В условиях применения различных видов электронно-вычислительной техники, периферийных устройств, ориентации предприятий на совершенствование управления и развитие рыночной экономики всё шире начинает внедряться автоматизированная форма бухгалтерского учёта, которая основана на следующих методологических принципах:

-Сохранения метода двойной записи при отражении хозяйственной операций. Одновременная запись производимой хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов способствует систематизации хозяйственных операций и обеспечивает действенный контроль за правильностью отражения их на счетах бухгалтерского учёта

-Организации программной индексно-последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов в соответствии с кодами стандартных, ежемесячно повторяющихся хозяйственных операций. Это означает, что массивы информации, типичных хозяйственных операций, таких, как поступление материалов от поставщиков, передача материалов в производство для выработки продукции, начисление зарплаты работникам предприятия, выдача заработной платы из кассы предприятия и т.п., предварительно кодируются (например, начисление зарплаты рабочим производственных цехов – код 0301, работникам аппарата управления – код 0302, работникам отдела маркетинга – 0303, удержание подоходного налога с работников предприятия – 0401 и т.д.). Корреспонденция счетов обеспечивается путём непосредственной взаимной адресации совокупности одинаковых хозяйственных операций, которая представляет собой организованный массив (файл) данных, воспринимаемый и обрабатываемый ЭВМ. При такой организации сформированная информация всего набора хозяйственных операций передаётся на корреспондирующий синтетический счет, используя имеющийся индекс-адрес.

По тем хозяйственным операциям, которые носят несистематический характер (например, удержания из зарплаты работников за товары, купленные в кредит, удержания из зарплаты за допущенный и выявленный брак в продукции и т.п.), используется принцип предварительного накопления информации. Учитывая разнородность таких хозяйственных операций, в записи каждой из них указывается индекс её корреспонденции. Обработка этой информации производится по мере заполнения отведённого для неё объёма памяти ЭВМ.

- Обеспечения автоматического ввода различных данных хозяйственных операций (исходной информации) в ЭВМ с документов через систему периферийного оборудования (различные счётчики, датчики и др.). При этом необходима ориентация на ввод минимального количества первичной (исходной) информации, которая бы в максимальной степени удовлетворяла потребности различных пользователей информации.

- Обработки в ЭВМ первичной (исходной) информации хозяйственных операций по различных программам с учётом решения конкретных задач в зависимости от требований пользователей информации

  -Непосредственной индексации итоговой информации по каждому синтетическому и аналитическому счетам и использования её для формирования показателей оборотных ведомостей синтетического и аналитического учёта, Главной книги

-Получения на основе обработки информации сформированного банка данных, использование которого на разных уровнях управления создаёт перспективу обеспечения ведения учёта в запросно-ответном режиме исходя из потребностей пользователя в информации

-Обеспечения условия для автоматического исчисления себестоимости продукции по конкретным видам продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг

-Обеспечения выдачи информации, необходимой для составления всех видов отчётности (месячной, квартальной, годовой) и оперативного управления предприятием

-Обеспечения органической увязки всех видов учёта бухгалтерского, оперативно-технического и статистического

Соблюдение перечисленных принципов позволяет иметь эффективную автоматизированную форму бухгалтерского учёта, ориентированную на возможности различных ЭВМ, автоматизированных систем, отвечающую потребностям управления, рынка.

.

Основные средства – это часть имущества, используемая организацией в течение длительного времени (более 12 месяцев) при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), а также в управленческих целях. Актив принимается к бухгалтерскому учету в качестве основных средств при единовременном выполнении следующих условий: 1.объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное; 2.владение и пользование или во временное пользование; 3.объект предназначен для использования в течение длительного времени (более 12 месяцев или обычного); 4.операционного цикла, если он превышает 12 месяцев); 5.организацией не предполагается последующая перепродажа данного объекта; 6.объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем. В соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и Общероссийским классификатором основных фондов (ОКОФ) в бухгалтерском учете к основным средствам относятся:здания, сооружения,машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства,жилища,вычислительная техника, оргтехника,транспортные средства,инструмент,производственный и хозяйственный инвентарь, рабочий, продуктивный и племенной скот,многолетние насаждения,прочие виды материальных основных фондов. Основные средства, предназначенные исключительно для предоставления за плату во временное владение и пользование или во временное пользование с целью получения дохода, отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе доходных вложений в материальные ценности (счет 03).

Учет основных средств. В хозяйственной деятельности любого предприятия особая роль принадлежит основным средствам. Основные средства организации разнообразны не только по составу, но и по значению. Основными средствами являются: здания, сооружения, транспортные средства, измерительные и регулирующие приборы и устройства, рабочие и силовые машины и оборудование, вычислительная техника, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения и прочие основные средства. В составе основных средств помимо всего учитываются капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и прочие мелиоративные работы), капитальные вложения в арендованные объекты основных средств, земельные участки, объекты природопользования (природные ресурсы). Учет затрат, формирующих первоначальную стоимость объектов основных средств, отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» с использованием субсчетов 08.1 «Приобретение земельных участков», 08.2 «Приобретение объектов природопользования», 08.3 «Строительство объектов основных средств» и 08.4 «Приобретение объектов основных средств». Срок полезного использования объекта основных средств – это период, в течение которого использование объекта основных средств призвано приносить доход предприятию. При принятии объекта основных средств к учету определяется срок его полезного использования. Начисление амортизации по группе однородных основных средств производится разными способами, а именно: 1) линейный способ; 2) способ уменьшаемого остатка; 3) способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования объекта основного средства; 4) способ списания стоимости пропорционально объему продукции или работ. Начисление амортизации начинается с первого числа месяца за месяцем принятия объекта основного средства к бухгалтерскому учету, продолжается этот срок до полного погашения первоначальной стоимости объекта. Начисление амортизации может приостановиться в случае перевода объекта или в период его восстановления. Лизинг или аренда – это приобретение арендодателем по заказу арендатора отдельных объектов основных средств, как с правом их выкупа, так и без права выкупа. Многие предприятия используют финансовые трудности при приобретении основных средств. Эти трудности удается преодолеть за счет арендных отношений, т. е. при получении и передаче объектов основных средств в аренду или имущественный наем: договор, по которому арендодатель обязуется предоставить арендополучателю какие-либо основные средства во временное пользование за определенное вознаграждение. Различают текущую и долгосрочную аренду основных средств. Срок текущей аренды обычно устанавливается на 1 год с ее дальнейшим продлением и изменением условий договора. Срок долгосрочной аренды – более 3 лет. Сам объект аренды отражается в балансе арендодателя, он является собственником и продолжает платить налог на имущество и начислять амортизацию. Сумма амортизации начисляется в обычном порядке, при этом арендодатель должен решить, к какому виду деятельности будут отнесены операции по сдаче имущества в аренду: к обычному виду деятельности или к прочим операциям. В первом случае операции будут отражаться на счетах 62 и 90. Если операции будут признаны прочими, то они будут отражаться как прочие доходы и расходы на счете 91. К этому счету целесообразно открывать нужное количество субсчетов. По дебету счета 91.2, кроме амортизации, отражаются прочие расходы исходя из условий договора аренды основных средств. При передаче объектов основных средств в аренду возможно следующее: 1) арендодатель приходует их на свой баланс; 2) арендодатель передает объект на баланс арендатора. Расчеты по договору аренды (арендной платы) отражают обе стороны договора. Основные средства могут быть оценены по первоначальной, остаточной и восстановительной стоимости. По первоначальной стоимости основные средства принимаются к бухгалтерскому учету . Первоначальная стоимость – это сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление основного средства, кроме НДС и иных возмещаемых налогов. Первоначальной стоимостью основных средств, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, признается их денежная оценка, согласованная учредителями. Первоначальной стоимостью основных средств, полученных организацией по договору дарения (безвозмездно), признается их текущая рыночная стоимость на дату принятия к учету. В бухгалтерском учете изменение первоначальной стоимости допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки основных средств. Остаточная стоимость – разница между первоначальной стоимостью и начисленной амортизацией. По остаточной стоимости основные средства отражаются в бухгалтерском балансе. Восстановительная стоимость – стоимость основных средств в современных условиях, при современных ценах и технике, это стоимость, по которой оцениваются основные средства после проведения переоценки. Объекты стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. В целях обеспечения сохранности этих объектов должен быть организован надлежащий контроль за их движением. Операции с такими объектами оформляются первичными документами для учета МПЗ: форма М-4 «Приходный ордер» и М-17 «Карточка учета материалов». Для целей налогообложения объекты стоимостью до 20 000 рублей в момент ввода в эксплуатацию единовременно списываются на материальные расходы. В случае, если лимит списания для целей бухучета превышает лимит для целей налогового учета возникат отложенный налоговый актив. Основные средства поступают в организацию: 1. от учредителей в счет вклада в уставный капитал; 2. в результате строительства; 3. путем приобретения за плату; 4. путем безвозмездной передачи; 5. по договору мены. При получении в собственность основных средств в бухгалтерском учете на счете 08 отражаются вложения во внеоборотные активы. При вводе основных средств в эксплуатацию формируется первоначальная стоимость объектов основных средств, учитываемая на счете 01 «Основные средства». Ввод в эксплуатацию осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя организации. Далее в бухгалтерии составляют Акт приема-передачи основных средств по формам: № ОС-1, № ОС-1а (для ввода в эксплуатацию зданий и сооружений), № ОС-1б (при одновременном вводе в эксплуатацию нескольких объектов основных средств). Принятые объекты учитывают в инвентарных карточках по формам: № ОС-6, № ОС-6а (для группы объектов). Инвентарная книга по форме № ОС-6б предназначена для учета на малых предприятиях. Переоценка – уточнение восстановительной стоимости основных средств с целью приведения к современному уровню рыночных цен. Зачем это нужно: организация год назад купила станок за 100 000 руб, за год начисленная амортизация – 5 000 рублей, т.о. остаточная стоимость 95 000 рублей должна быть отражена в балансе по строке Основные средства. Но! В истекшем году фирмой-производителем было выпущено в свет новое поколение станков, поэтому купленный год назад станок автоматически устарел и на рынке его можно продать только за 80 000 рублей. При помощи процедуры переоценки станок будет учен на балансе по рыночной стоимости – 80 000 рублей, что позволит соблюсти принципы полноты и достоверности при подготовке финансовой отчетности. Проведение переоценки основных средств носит добровольный характер. Переоцениваться могут только объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности. Переоценка осуществляется не чаще 1 раза в год (по состоянию на 1 января отчетного года). Переоценка производится путем пересчета первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости, если данный объект переоценивался ранее, и суммы амортизации, начисленной за все время использования объекта. Решение о проведении (непроведении) переоценки закрепляется приказе об учетной политике организации. В приказе нужно отразить: какие объекты подлежат переоценке: все основные средства или отдельные группы однородных объектов основных средств; методику отражения переоценки на счетах бухгалтерского учета; лиц, ответственных за проведение переоценки. Если организация однажды решила провести переоценку, то в дальнейшем регулярное проведение переоценки становится обязательным. Результатом переоценки является уценка (восстановительная стоимость меньше остаточной) или дооценка (восстановительная стоимость больше остаточной) стоимости. После переоценки восстановительную стоимость принимают за первоначальную стоимость. Результаты переоценки не включаются в данные бухгалтерской отчетности предыдущего отчетного года, а принимаются при формировании данных бухгалтерского баланса на начало отчетного года. Методические указания по учету основных средств предлагают 2 варианта учета затрат на ремонт основных средств: единовременное включение расходов на ремонт в состав текущих расходов в случае, если это текущий недорогой ремонт, который не оказывает существенного влияния на финансовый результат деятельности организации; равномерное отнесение затрат на себестоимость продукции путем: создания резерва на ремонт основных средств; использования счета учета расходов будущих периодов. Порядок формирования и использования резерва сводится к следующему: отчисления в резерв списываются на расходы равными долями на последний день соответствующего периода. Затем сумма фактически осуществленных затрат на проведение ремонта списывается за счет средств резерва. Если по итогам отчетного периода фактические затраты превысили средства ремонтного фонда, то в бухгалтерском учете производят доначисление резерва путем отнесения суммы на расходы будущих периодов. В обратном случае (если выявлен излишек средств ремонтного фонда) «лишние» суммы сторнируются. Согласно Налоговому кодексу расходы на ремонт основных средств признаются в размере фактических затрат в составе прочих расходов в том периоде, в котором они были осуществлены. Для обеспечения равномерного признания расходов организация вправе создавать резервы под предстоящий ремонт основных средств. В этом случае отчисления в резерв рассчитываются исходя из совокупной стоимости основных средств и нормативов отчислений, утверждаемых организацией самостоятельно в учетной политике. Предельная сумма резерва не может превышать среднюю величину расходов на ремонт за последние три года. Если по итогам налогового периода фактические затраты превысили средства ремонтного фонда, то- разница включается в состав прочих расходов на конец периода. В обратном случае сумма такого превышения включается в состав доходов организации. Затраты на ремонт не увеличивают первоначальную стоимость объекта, а включаются в себестоимость готовой продукции. В зависимости от выбранного способа отражения затрат в бухгалтерском учете операции отражаются следующим образом: Основные средства выбывают из организации в случаях: списания по причине непригодности к дальнейшему использованию; продажи на сторону; безвозмездной передачи; передачи в счет вклада в уставный капитал другой организации; сдачи имущества в аренду, лизинг; реализации по договорам мены и т.д. Стоимость объекта основных средств, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем, подлежит списанию с бухгалтерского учета. Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета выбытие основных средств организация отражает развернуто в составе прочих доходов и расходов.