Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета основных средств в организации

1. по форме № ОС-1 – для объектов основных средств (кроме зданий, сооружений);
2. по форме № ОС-1а – для зданий, сооружений;

3. по форме № ОС-1б – для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений),которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

В формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф « Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.

В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности.

При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности ( с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах),- сведения о наименовании иностранной валюты, её сумме по курсу Центрального банка РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).

Форма № ОС-2 – унифицированный бланк накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств. Данная форма применяется только при перемещении основных средств внутри организации, например, между структурными подразделениями или цехами. Унифицированная форма ОС-2 выписывается в трех экземплярах и подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.

При внутреннем перемещении объектов документ должен быть оформлен на каждую единицу имущества, передаваемого из одного отдела в другой. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств.

Унифицированная форма ОС-3 – акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств. Для акта приема-сдачи отремонтированных объектов основных средств предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Если фирма ремонтирует (реконструирует, модернизирует) объект самостоятельно, то достаточно заполнить один экземпляр акта.

Если работы по ремонту выполняет подрядная организация, то акт приема-сдачи составляют в двух экземплярах;

- один остается в бухгалтерии  заказчика;

- второй передают фирме-подрядчику.

Акт подписывают члены приемочной комиссии или сотрудник, ответственный за приемку основных средств.

Если объект передавался для ремонта другому предприятию, то акт подписывается также его представитель. Утверждает акт руководитель фирмы. После того как акт будет оформлен, его передают в бухгалтерию. На основании акта бухгалтер должен отразить в учете затраты на ремонт.

В графе 6 раздела 1 нужно указать первоначальную или восстановительную стоимость основных средств на момент передачи в ремонт(реконструкцию, модернизацию).

После реконструкции(модернизации) амортизационные отчисления нужно рассчитывать исходя из новой остаточной стоимости и оставшегося срока полезного использования.

Новую первоначальную стоимость основного средства бухгалтер должен указать в строке «Стоимость объекта основных средств после реконструкции, модернизации».

На оборотной стороне акта по строке «Изменения в характере объекта, вызванные реконструкцией, модернизацией» указывают, какие основные изменения были произведены в результате реконструкции или модернизации основного средства.

Сведения о произведенном ремонте(реконструкции, модернизации) объекта основных средств бухгалтер должен внести в инвентарную карточку.

Если в результате модернизации качественные показатели объекта основных средств значительно изменились, в карточку заносят новые данные. Если это невозможно, то старую карточку заменяют новой. Старую карточку сохраняют как справочный документ.

Форма № ОС-4 применяется для оформления и учета списания пришедших в негодность объектов основных средств(для автотранспортных средств используется форма ОС-4а).

Составляется в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В показателях граф «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость»:

- по объектам основных средств, проходившим переоценку, указывается  восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;

- по объектам, не проходившим  переоценку,- первоначальная стоимость  на дату принятия к бухгалтерскому  учету.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации. Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются в разделе 3 «Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания».

Данные  результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта и группового учета объектов основных средств.

Форма № ОС-6 (инвентарная карточка учета объекта основных средств) применяется для учета наличия объекта основных средств, а также его внутри организации. Ведется в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый объект.

Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточки (книге) на основании соответствующих документов.

В показателях граф «Сумма начисленной амортизации (износа)» указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Форма № ОС-14– документ, целесообразность составления которого является необходимой мерой при оформлении учета поступившего на склад предприятия оборудования для последующего его использования. Документ имеет унифицированную форму, предусмотренную законодательством Российской Федерацией.

В случае невозможности приемки нового оборудования на надлежащем уровне на склад предприятия, как раз форма ОС-14 выступает в роли предварительного документа, который составляется по наружному осмотру. В случае, если обнаружены какие-либо количественные или качественные расхождения по документальным данным организации с фактическими данными при приемке оборудования, данные расхождения фиксируются в соответствующих документах в установленном порядке. Расхождения возможны в случае лома или боя того или иного оборудования при его транспортировке.

Акт формы ОС-14 составляется уполномоченной комиссией, созданной по распоряжению руководителя предприятия. Количество экземпляров данного документа – два. Документ утверждается руководителем предприятия или же лицом на то уполномоченным.

Передача оборудования в монтаж оформляется "Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж" . При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный "Акт на передачу оборудования в монтаж" не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта. Составляется форма ОС-15 предприятием-заказчиком в двух экземплярах, один из которых направляется в бухгалтерию, а второй экземпляр формы ОС-15 передается вместе с оборудованием предприятию-подрядчику.

Унифицированная форма ОС-15 состоит из трех частей. Первая часть – титульная, в которой отражаются координаты контрагентов: наименование организации-заказчика, поставщика, изготовителя и монтажной подрядной организации. Здесь же отмечается дата и место составления документа, а также сроки монтажа и сдачи в эксплуатацию по договору и по факту.

Вторая часть формы ОС-15 – это таблица, которая состоит из 11 колонок: 
Колонка 1. Наименование оборудования. 
Колонки 2, 3 и 4 отражают номера: заводской (номенклатурный) номер, номер паспорта и номер позиции по технологической схеме. 
Колонка 5. Тип, марка. 
Колонки 6, 7 фиксируют поступление на склад заказчика. В колонке 6 отражается дата, а в колонке 7 – номер документа приемки. 
Колонка 8. Количество в штуках. 
Колонка 9. Стоимость за единицу. 
Колонка 10. Стоимость всего. 
Колонка 11 Выделена для примечаний.

Третья часть акта по форме ОС-15 размещается на оборотной стороне листа бланка. Здесь отмечаются соответствие или несоответствие оборудования проектной специализации или чертежу, комплектность или некомплектность оборудования, делаются отметки о возможных дефектах.

Если же во время передачи оборудования, или при монтаже, а также испытании, ревизией будут обнаружены какие-либо дефекты или повреждения оборудования, то этот факт, оформляется актом о выявленных дефектах оборудования. Здесь же отмечается заключение приемной комиссии о пригодности к монтажу.

Подписывается акт приема-передачи оборудования в монтаж по форме ОС-15 тремя лицами: представителем предприятия-заказчика, представителем предприятия-подрядчика и материально ответственным лицом, отвечающим за хранение передаваемого оборудования.

Процессы строительства или ремонта часто включают в себя установочные и монтажные работы по сборке/ремонту оборудования, в результате которых могут быть выявлены различные дефекты и несоответствия. Для фиксирования факта их наличия составляется документ законодательно установленной формы ОС-16 – акт о выявленных дефектах оборудования.

При осуществлении монтажных и пуско-наладочных работ могут возникать ситуации, при которых обнаруживаются отклонения от строительных норм или правил. С целью контроля качества проводимых работ и процессов создается специальная комиссия.

Если в результате обследования объекта, конструкции выявляются дефекты и несоответствия, то такие сведения должны отражаться в акте унифицированной формы ОС-16. Количество экземпляров документа может быть несколько – количество участников процесса, подписывающих дефектный акт, может несколько. Как правило, это заказчики, подрядчики, монтажная организация, производитель и др.

Данные, отражаемые в акте о выявленных дефектах, должны содержать полную и подробную информацию об обнаруженных несоответствиях, а также описаны мероприятия, направленные на их устранение. Необходимо также внести сведения об исполняющих и ответственных лицах, которые принимают участие в процессе устранения дефектов, сроках выполнения всех работ.

2.3.Организация бухгалтерского  учета основных средств.

Синтетический учет основных средств на СПК «Колхоз Заря» ведется на счете 01 «Основные средства» (по дебету учитываются и наличие, и поступление основных средств, по кредиту выбытие основных средств в оценке по полной стоимости). Износ или амортизация основных средств учитывается на счете 02 «Амортизация основных средств».

Бухгалтерский учет формирования первоначальной стоимости поступающих основных средств ведется на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».На различных субсчетах в зависимости от вида основного средства и способов поступления.

Поступление основных средств оформляется актом приемки-передачи типовой формы № ОС-1.

Акт составляется комиссией, назначенной руководителем СПК «Колхоз Заря». В комиссию входят: главный инженер, техник, бухгалтер и представитель передающей и принимающей стороны.

На каждый объект составляется акт, содержащий следующую информацию- заводской номер, инвентарный номер, первоначальная стоимость, год выпуска, дата ввода в эксплуатацию, норма амортизации, расчет отчислений в ремонтный фонд, подписи комиссии и материально-ответственного лица. На поступающий объект открывается инвентарная карточка, о чем делается отметка в акте. Акт утверждается руководителем предприятия и прилагается техническая документация на принятый объект (паспорт, чертежи). На основании  акта приемки-передачи производятся записи на счетах бухгалтерского учета.

Рассмотрим поступление основного средства на предприятие на конкретном примере.