Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8) применяется  для оформления списания изношенных и непригодных для дальнейшего  использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

    Жизненный цикл производственных запасов на предприятии  состоит из трех этапов: поступление  — выдача в производство — возврат  из него.

    В этой связи в учете производственных запасов выделяются следующие группы учетных операций:

• учет поступления
• учет отпуска в производство и возврата из него

    Учет  материальных ресурсов на любом производственном предприятии возложен на материально  ответственное лицо или бригаду  материально ответственных лиц. Материально ответственным лицом  может быть как заведующий складом, так и любой другой работник, достигший 18-летнего возраста, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Перечень лиц, с которыми можно заключать договор о полной материальной ответственности и типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77г. № 447/24 «Об утверждении Перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности».

    Если  численность работников Вашего предприятия  невелика и номенклатура производственных запасов небольшая, можно не содержать  штатных складских работников, а  их функции по приемке и отпуску  материалов, обеспечению сохранности производственных запасов возложить на работников, чья деятельность непосредственно связана с использованием материалов в порядке совмещения.

    С этими работниками необходимо заключить  договор о полной материальной ответственности. По мере поступления материалы закрепляются за материально ответственным лицом.  

    1.2.  Понятие материально-производственных запасов и организация их учета.

    Для осуществления основной деятельности помимо помещения и оборудования и других основных средств  предприятию необходимо иметь определенные производственные запасы.

    Производственные  запасы (сырье, материалы, топливо и  др.), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей  силы производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт.

    В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью  потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие —  изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи — входят в изделия без каких — либо внешних изменений (запасные части), четвертые — только способствуют изготовлению изделий.

    К производственным запасам относятся:

• сырье и основные материалы;
• вспомогательные материалы;
• покупные полуфабрикаты;
• возвратные отходы;
• топливо;
• тара и тарные материалы;
• запасные части.

    Сырье и основные материалы — это  те предметы, из которых изготавливают  продукт. К сырью относят продукцию  добывающей промышленности (зерно, полезные ископаемые, скот, продукты животноводства и т.п.). К материалам относится продукция обрабатывающей промышленности (ткань, мука, пластик и т.п.).

    Вспомогательными  называют материалы, которые используют для воздействия на сырье и  основные материалы, для придания продукции определенных потребительских свойств (пищевые красители, вкусовые добавки) или для обслуживания и ухода за орудиями труда (смазочные материалы).

    Покупные  полуфабрикаты — это сырье  и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией, которые приобретаются у других предприятий и организаций. Их роль в производственном процессе идентична роли сырья и основных материалов.

    Возвратные  отходы производства — это остатки  сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию и утратившие полностью или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и т.п.).

    Топливо подразделяется на технологическое (для  технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (для отопления).

    Тара  и тарные материалы — предметы, используемые для упаковки и транспортировки, хранения различных материалов и  продукции (мешки, ящики, бочки, коробки).

    Запасные  части служат для замены износившихся деталей машин и механизмов.

    Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят  на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

    Указанные классификации производственных запасов  используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплутационной деятельности.

    Учет  производственных запасов регламентируется Положением о бухгалтерском учете материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина РФ от 09.06.01 №44н (далее — ПБУ 5/01).

    Для успешного выполнения задач, стоящих  перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

• иметь номенклатуру — ценник;
• установить четкую систему документации и документооборота;
• проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты.

    Внутри  каждой из перечисленных групп производственные запасы подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры.

    Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник.

    Номенклатура  — систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общесоюзными стандартами — ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер — условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.

    Впоследствии  при выписке каждого документа  по движению материалов в нем указывается  не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что  позволяет избежать ошибок и при  записях в складском и бухгалтерском  учете материалов.

    Требования к учету МПЗ.

    Основными требованиями, предъявляемыми к бухгалтерскому учету материально - производственных запасов являются:

1. Сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов.
2. По общему правилу все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами
3. Учет количества и оценка запасов;
4. Оперативность (своевременность) учета запасов;
5. Достоверность;
6. Соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
7. Соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

    В соответствии с п.8 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах.

    При построении учета материальных запасов  следует учитывать необходимые  предпосылки действенного контроля за сохранностью запасов, которые предусмотрены  п.9 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н:

• наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);
• размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;
• оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;
• применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
• организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;
• определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;
• установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);
• установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;
• определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

    В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также  за производством расчетов с поставщиками и покупателями (п.56 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами (п.56 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;
• наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

    Единица бухгалтерского учета материально - производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким  образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально - производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально - производственных запасов может быть:

• номенклатурный номер,
• партия,
• однородная группа и т.п..

    1.3.  Оценка материальных запасов.

    В соответствии с ПБУ 5/01 материально  — производственные запасы принимаются  к бухгалтерскому учету по фактической  себестоимости.

    Фактической себестоимостью материально — производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

    Фактическими  затратами на приобретение материально-производственных запасов могут быть:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально — производственных запасов;
• таможенные пошлины и иные платежи;
• невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;
• затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;
• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.