Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов

6 Утверждены Минтрансом  России 29 апреля 2003 г. Документ утратил  силу с 1 января 2008 г. в связи  с истечением срока действия.

     2. Списание ГСМ на  затраты. Налоговый  учет ГСМ 

     В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Документальное  подтверждение затрат является необходимым  условием и для признания их в  качестве расхода для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

     Согласно  п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете  первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации.

     В настоящее время ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не устанавливают  предельных норм расходов на ГСМ, которые  можно списывать на затраты.

     Дело  в том, что Минтранс России руководящим  документом N Р3112194-0366-03 утвердил Нормы  расхода топлива и ГСМ на автомобильном  транспорте. Документ введен в действие с 1 июля 2003 г.

     Однако  Министерство юстиции РФ не осуществило  регистрацию указанного документа, и он не был опубликован в установленном  для таких документов порядке. Следовательно, для целей налогообложения и  бухгалтерского учета данный руководящий  документ не является обязательным. Пользоваться документом, естественно, можно, например, при расчете себестоимости перевозок, содержания транспорта, планировании и т.д. Также каждое предприятие  вправе само установить такие нормы, чтобы контролировать расход ГСМ.

     Стоимость израсходованного топлива списывается  на себестоимость продукции на основании  первичных учетных документов, подтверждающих, что автомобиль используется в производственных целях. Такими документами являются маршрутные или путевые листы, содержащие обязательные реквизиты, установленные  п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, с приложением к ним чеков  контрольно-кассовых машин, которые, в  свою очередь, должны содержать реквизиты  согласно Письму Минфина России от 5 января 2004 г. N 16-00-17/2 (при выдаче денег на бензин под отчет).

     Особое  внимание необходимо обратить именно на наличие в указанных случаях  чеков ККТ. Иначе налоговый орган  вправе увеличить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму документально  не подтвержденных расходов и доначислить  на указанную сумму налог.

     Маршрутные  листы применяют обычно в том  случае, когда автомобиль курсирует  по одному и тому же маршруту в течение  длительного времени. Когда маршруты одного и того же автомобиля различны, используют путевые листы.

     Формы указанных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

     Указанным Постановлением утверждены, в частности, следующие формы путевых листов:

     - путевой лист легкового автомобиля (форма N 3). Является первичным  документом по учету работы  легкового автотранспорта и основанием  для начисления заработной платы  водителям;

     - путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-С и 4-П). Такие путевые  листы являются основным документом  первичного учета, определяющим  совместно с товарно-транспортной  накладной при перевозке товарных  грузов показатели для учета  работы подвижного состава и  водителя, а также для начисления  заработной платы водителю и  осуществления расчетов за перевозки  грузов. Форма N 4-С (сдельная) применяется  при осуществлении перевозок  грузов при условии оплаты  работы водителя автомобиля по  сдельным расценкам. Форма N 4-П  (повременная) применяется при  условии оплаты работы водителя  автомобиля по повременному тарифу  и рассчитана на одновременное  выполнение перевозок грузов  до двух заказчиков в течение  одного рабочего дня (смены)  водителя.

     Путевой лист выписывает и выдает водителю диспетчер или уполномоченное лицо. Этот документ действителен только один день или более, когда водителя направляют в командировку.

     В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, марка и государственный  номер автомобиля, время выезда и  возвращения в гараж, показания  спидометра до и после возвращения. Также в путевом листе записывают остаток топлива в баке на начало и конец дня, расход топлива, а  также маршрут следования. Указывать  маршрут автомобиля необходимо для  того, чтобы подтвердить, что автомобиль используется именно в производственных целях. Необходимыми реквизитами путевого листа являются печать организации, которой принадлежит автомобиль.

     Путевые листы хранятся в организации  совместно с товарно-транспортными  документами, что дает возможность  их одновременной проверки. Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых  листов в бухгалтерию применяется  Журнал учета движения путевых листов.

     Если  предприятие установило нормы расхода  ГСМ, утвердив их приказом руководителя, то в целях налогообложения эта  организация может учитывать  расходы на ГСМ только по этим нормам.

     Согласно  ст. 252 НК РФ расходы, принимаемые при  расчете налога на прибыль, должны быть обоснованы и документально подтверждены.

     Если  на содержание автотранспорта истратили  больше ГСМ, чем указано в приказе  руководителя, то, чтобы учесть сверхнормативные расходы в целях налогообложения, необходимо документально обосновать этот перерасход. А причины такого перерасхода могут быть самые  разные, например пробки на дорогах  города.

     Возможно, что предприятие вообще не устанавливало  нормы расхода ГСМ. Тогда затраты  на их покупку можно списывать  на расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, по факту. Главное  при этом - документально подтвердить, что ГСМ были израсходованы для  поездок автомобилей именно по производственным нуждам предприятия.

     В бухгалтерском учете бензин списывается  на основании данных о его фактическом  расходе, указанном в путевом  листе. В учете делается такая  проводка:

     Дебет 20 "Основное производство" (23, 26...) Кредит 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо"

     - списана стоимость израсходованного  топлива.

     В пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ указано, что стоимость  израсходованного топлива включается в материальные расходы. При этом сумму, которую предприятие может  потратить на топливо и смазочные  материалы, НК РФ никак не ограничивает (у организаций, определяющих налог  на прибыль кассовым методом, в материальные расходы включаются только те ГСМ, которые отпущены в производство и оплачены). Но обратите внимание: ст. 252 НК РФ требует, чтобы все расходы организации были экономически оправданы.

     Предприятие по той или иной причине может  реализовать приобретенные ранее  для производственных целей горюче-смазочные  материалы сторонним организациям.

     В соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 расходы, связанные с продажей, выбытием и  прочим списанием основных средств  и иных активов, отличных от денежных средств, товаров, продукции, признаются операционными расходами. А согласно п. 7 ПБУ 9/99 поступления от продажи  активов, отличных от денежных средств, продукции, товаров, являются операционными  доходами.

     В соответствии с Планом счетов операционные доходы и расходы учитываются  на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

     Согласно  п. 1 ст. 146 НК РФ реализация товаров (работ, услуг) признается объектом налогообложения  по налогу на добавленную стоимость.

     При реализации излишних горюче-смазочных  материалов в бухгалтерском учете  предприятия оформляются проводки:

     Дебет 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками" Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1 "Прочие доходы"

     - отражена выручка от реализации  горюче-смазочных материалов;

     Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 68 "Расчеты  по налогам и сборам" субсчет "Расчеты  по НДС"

     - начислен налог на добавленную  стоимость с объема продаж;

     Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо"

     - списана учетная стоимость реализуемых  горюче-смазочных материалов;

     Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 9 "Сальдо прочих доходов и расходов" Кредит 99 "Прибыли и убытки"

     - выявлен финансовый результат  от реализации ГСМ.

      Заключение 

     В завершение хотелось бы указать, что  в наше время горюче-смазочные  материалы используются практически  во всех отраслях народного хозяйства, предприятиями всех форм собственности. Бухгалтерский учет и налогообложение  покупки и использования бензина  и иных горюче-смазочных материалов вызывают определенные трудности на предприятии, связанные, в первую очередь, со значительным количеством первичной  документации.

     Однако, для того чтобы при возможной  налоговой проверке в организации  не было проблем с налоговыми органами в части правильного отражения  реализации ГСМ или же их покупки  и использовании в своей деятельности, автор рекомендует особое внимание обращать на правильность и четкость оформления именно первичных документов, связанных с производством (использованием) нефтепродуктов.