Бухгалтерская обработка документов

       Система документальной регистрации  первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

• Своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах
• Простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки
• Рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета

       При проверках предприятий налоговыми  органами много внимания уделяется  правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтеры предприятий должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или неоформление производственных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций. 
 
 
 

2.2.2. Понятие документооборота

 

       Документооборот  – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

       Своевременное и качественное  оформление первичных учетных  документов, передачу их в установленные  сроки для отражения в бухгалтерском учете, а так же достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

       Особенности документооборота в  условиях автоматизации бухгалтерского  учета определены соответствующими  нормативными документами.

       Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их  для отражения в бухгалтерском  учете производятся в соответствии  с утвержденным в организации  графиком документооборота.

       Работу по составлению графика  документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

       Документооборот, организованный  по графику, позволяет ускорить  прохождение каждым первичным  документом весь путь – от  оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

       График документооборота может  быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением  предприятия, учреждения, а так  же всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

       Работники предприятия, учреждения  создают и представляют документы,  относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для  этого каждому исполнителю вручается  выписка из графика. В выписке  перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

       Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. 

2.2.3. Классификация бухгалтерских  документов

       Разнообразие применяемых документов  и особенности их использования  в учетном процессе предполагают  необходимость их классификации.

       Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• По назначению
• Содержанию хозяйственных операций
• Степени обобщения учетной информации
• Способу охвата операций
• Числу учитываемых операций
• Месту составления способу заполнения
• Основанию носителя
• Срокам хранения

По назначению бухгалтерские документы можно  разделить на четыре группы:

• Организационно-распорядительные
• Оправдательные(исполнительные)
• Комбинированные
• Документы бухгалтерского оформления

        К организационно-распорядительным  документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и так далее. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

       К оправдательным документам  относятся накладные, требования, приходные ордена, акты приемки  и так далее. Оправдательные  документы составляются в момент  совершения операции, отражая ее  исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

       Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный  и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным.

       Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии. Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

       По содержанию хозяйственных операций:

• Материальные документы – отражают движение товарно-материальных ценностей
• Денежные документы – по оформлению операций с наличными и безналичными средствами
• Расчетные документы – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обязательствам

По  степени обобщения  учетной информации:

• Первичные документы – составляются в момент совершения хозяйственной операции, являются основой учетного процесса
• Сводные (вторичные) документы – используются для обобщения учетной информации, зафиксированной в первичном документе; в укрепленном виде представляют показатели, используемые в качестве дополнительных сведений об учитываемых объектах.

По  способу охвата операций и кратности использования:

• Разовые документы – используются для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых и фиксируемых в документе одновременно
• Накопительные документы – используются для регистрации и накапливания однородных хозяйственных операций, совершаемых в разное время и в течение определенного периода – недели, декады, месяца. Разновидность накопительных документов являются группировочные документы, в которых первичные данные группируются по определенным признакам, необходимым для дальнейшей обработки информации.

По  числу учитываемых  операций:

• Однострочные документы – содержащие одну учетную позицию
• Многострочные документы – содержащие две и более учетных позиций

По  месту составления:

• Внутренние документы – составляются для оформления внутренних хозяйственных операций предприятия
• Внешние документы – поступают от других организаций, отражают хозяйственные отношения с другими организациями

По  способу заполнения:

• Вручную
• При помощи вычислительной техники

По  основанию носителя:

• Бумажные
• Машинные

2.2.4. Требования, предъявляемые  к оформлению учетных  документов

       При правильной организации бухгалтерского  учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

       Основные требования, предъявляемые  к учетным документам, приведены  в ст.9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. От 23.07.98) «О бухгалтерском учете».

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания
• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации

Если  специфика деятельности организации  предполагает создание собственных  форм первичного учета, форма которых  не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа
• Дату составления документа
• Наименование организации, от имени которой составлен документ
• Содержание хозяйственной операции
• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
• Личные подписи указанных лиц и их расшифровки

       В зависимости от характера  операции, требований нормативных  актов, методических указаний  по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

       Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

 Запрещается  использовать для записей простой  карандаш.

 Свободные  строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами

Право подписи первичных  документов

       Ответственность за своевременное  и доброкачественное создание  документов, передачу их в установленные  сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

       Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным  бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

       Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.