Система документальной регистрации
первичных данных о состоянии и движении
имущества всех форм собственности должна
отвечать следующим требованиям:
- Своевременное,
точное и обоснованное отражение всех
учитываемых объектов в документах
- Простота
регистрации и обработки первичной информации,
приспособленность носителей первичной
информации к способам ее последующей
обработки
- Рациональная
организация и минимальные затраты на
ведение первичного учета
При проверках предприятий налоговыми
органами много внимания уделяется
правильному оформлению документов.
Именно исходя из проверки имеющихся документов
налоговая служба делает вывод о верности
расчетов с бюджетом. Главные бухгалтеры
предприятий должны уделять особое внимание
документальному оформлению хозяйственных
операций по приемке, складскому учету
и движению товара, в особенности, если
товар перемещается между структурными
подразделениями предприятия. Несвоевременное
оформление или неоформление производственных
операций запутывает бухучет и негативно
сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно
оформленные документы не позволяют предприятию
правильно определить налогооблагаемую
базу и становятся, как правило, причиной
разногласий с налоговой инспекцией. Итог
этих разногласий практически всегда
легко предсказать – финансовые санкции
по отношению к предприятию. Чтобы избежать
ситуаций, при которых предприятию придется
доказывать свою правоту через суд, рекомендуем
обратить особое внимание на документальное
оформление хозяйственных операций.
2.2.2.
Понятие документооборота
Документооборот
– движение документов на предприятии
от их создания или получения от других
организаций до принятия к учету, обработки
и передачи в архив.
Своевременное и качественное
оформление первичных учетных
документов, передачу их в установленные
сроки для отражения в бухгалтерском
учете, а так же достоверность содержащихся
в них данных обеспечивают лица, составившие
и подписавшие эти документы.
Особенности документооборота в
условиях автоматизации бухгалтерского
учета определены соответствующими
нормативными документами.
Создание первичных учетных документов,
порядок и сроки передачи их
для отражения в бухгалтерском
учете производятся в соответствии
с утвержденным в организации
графиком документооборота.
Работу по составлению графика
документооборота организует главный
бухгалтер. График документооборота утверждается
приказом руководителя предприятия.
Документооборот, организованный
по графику, позволяет ускорить
прохождение каждым первичным
документом весь путь – от
оформления и проверки до обработки,
способствует равномерному распределению
учетной работы в течение всего рабочего
времени, повышает производительность
труда счетных работников, способствует
усилению контрольных функций бухгалтерского
учета, а также повышению уровня механизации
и автоматизации учетных работ.
График документооборота может
быть оформлен в виде схемы
или перечня работ по созданию,
проверке и обработке документов,
выполняемых каждым подразделением
предприятия, учреждения, а так
же всеми исполнителями с указанием
их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники предприятия, учреждения
создают и представляют документы,
относящиеся к сфере их деятельности,
по графику документооборота. Для
этого каждому исполнителю вручается
выписка из графика. В выписке
перечисляются документы, относящиеся
к сфере деятельности исполнителя, сроки
их представления и подразделения предприятия,
учреждения, в которые представляются
указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями
графика документооборота по предприятию,
учреждению осуществляет главный бухгалтер.
2.2.3.
Классификация бухгалтерских
документов
Разнообразие применяемых документов
и особенности их использования
в учетном процессе предполагают
необходимость их классификации.
Документы бухгалтерского учета классифицируются
по различным признакам:
- По назначению
- Содержанию
хозяйственных операций
- Степени обобщения
учетной информации
- Способу охвата
операций
- Числу учитываемых
операций
- Месту составления
способу заполнения
- Основанию
носителя
- Срокам хранения
По назначению
бухгалтерские документы можно
разделить на четыре группы:
- Организационно-распорядительные
- Оправдательные(исполнительные)
- Комбинированные
- Документы
бухгалтерского оформления
К организационно-распорядительным
документам относятся приказы, распоряжения,
указания, доверенности и так далее. Эти
документы содержат распоряжение, разрешение,
поручение либо право на проведение хозяйственной
операции. Информация, содержащаяся в
этих документах, не заносится в учетные
регистры, так как в них не отражается
сам факт совершения операции.
К оправдательным документам
относятся накладные, требования,
приходные ордена, акты приемки
и так далее. Оправдательные
документы составляются в момент
совершения операции, отражая ее
исполнение, и представляют собой источник
первичной учетной информации или первый
этап учетного процесса. Информация, содержащаяся
в них, заносится в учетные регистры.
Существует целый ряд документов,
сочетающих в себе разрешительный
и оправдательный характер, такие
документы относят к комбинированным.
Документы бухгалтерского оформления
заполняются бухгалтером для оправдания
записей, не имеющих других документальных
подтверждений. Это различные расчеты
и справки, которые играют вспомогательную
роль и составляются для облегчения и
ускорения работы бухгалтерии. Информация
из таких документов также заносится в
учетные регистры.
По содержанию хозяйственных
операций:
- Материальные
документы – отражают движение товарно-материальных
ценностей
- Денежные
документы – по оформлению операций с
наличными и безналичными средствами
- Расчетные
документы – по оформлению расчетных
взаимоотношений с партнерами по возникшим
обязательствам
По
степени обобщения
учетной информации:
- Первичные
документы – составляются в момент совершения
хозяйственной операции, являются основой
учетного процесса
- Сводные (вторичные)
документы – используются для обобщения
учетной информации, зафиксированной
в первичном документе; в укрепленном
виде представляют показатели, используемые
в качестве дополнительных сведений об
учитываемых объектах.
По
способу охвата операций
и кратности использования:
- Разовые документы
– используются для отражения одной или
нескольких однородных хозяйственных
операций, совершаемых и фиксируемых в
документе одновременно
- Накопительные
документы – используются для регистрации
и накапливания однородных хозяйственных
операций, совершаемых в разное время
и в течение определенного периода – недели,
декады, месяца. Разновидность накопительных
документов являются группировочные документы,
в которых первичные данные группируются
по определенным признакам, необходимым
для дальнейшей обработки информации.
По
числу учитываемых
операций:
- Однострочные
документы – содержащие одну учетную
позицию
- Многострочные
документы – содержащие две и более учетных
позиций
По
месту составления:
- Внутренние
документы – составляются для оформления
внутренних хозяйственных операций предприятия
- Внешние документы
– поступают от других организаций, отражают
хозяйственные отношения с другими организациями
По
способу заполнения:
- Вручную
- При помощи
вычислительной техники
По
основанию носителя:
2.2.4.
Требования, предъявляемые
к оформлению учетных
документов
При правильной организации бухгалтерского
учета и своевременного отражения
хозяйственных операций на счетах необходимо
строго соблюдать требования по составлению
документов.
Основные требования, предъявляемые
к учетным документам, приведены
в ст.9 Федерального закона от
21.11.96 № 129-ФЗ (ред. От 23.07.98) «О бухгалтерском
учете».
- Первичный
учетный документ должен быть составлен
в момент совершения операции, а если это
не представляется возможным – непосредственно
после ее окончания
- Первичные
учетные документы принимаются к учету,
если они составлены по форме, содержащейся
в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации
Если
специфика деятельности организации
предполагает создание собственных
форм первичного учета, форма которых
не предусмотрена в альбомах унифицированных
форм, то они должны содержать следующие
обязательные реквизиты:
- Наименование
документа
- Дату составления
документа
- Наименование
организации, от имени которой составлен
документ
- Содержание
хозяйственной операции
- Измерители
хозяйственной операции в натуральном
и денежном выражении
- Наименование
должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность
ее оформления
- Личные подписи
указанных лиц и их расшифровки
В зависимости от характера
операции, требований нормативных
актов, методических указаний
по бухгалтерскому учету и технологии
обработки учетной информации в первичные
документы могут быть включены дополнительные
реквизиты. В приказе по учетной политике
должны быть утверждены разработанные
на предприятии формы первичного учета.
Применение бланков устаревших и
произвольных форм не допускается.
- Записи в
первичных документах должны производиться
чернилами, химическим карандашом, пастой
шариковых ручек, при помощи пишущих машин,
средств механизации и другими средствами,
обеспечивающими сохранность этих записей
в течение времени, установленного для
их хранения в архиве.
Запрещается
использовать для записей простой
карандаш.
Свободные
строки в первичных документах
подлежат обязательному прочерку.
- Бланки форм
первичных документов, отнесенные к бланкам
строгой отчетности, должны быть пронумерованы
в порядке, установленном министерствами
и ведомствами
Право
подписи первичных
документов
Ответственность за своевременное
и доброкачественное создание
документов, передачу их в установленные
сроки для отражения в бухгалтерском
учете, за достоверность содержащихся
в документах данных несут лица, создавшие
и подписавшие эти документы.
Перечень лиц, имеющих право
подписи первичных учетных документов,
утверждает руководитель организации
по согласованию с главным
бухгалтером. Количество лиц, имеющих
право подписи документов на выдачу особо
дефицитных и дорогостоящих материальных
ценностей, должно быть ограничено.
Документы, которыми оформляются
хозяйственные операции с денежными
средствами, подписываются руководителем
организации и главным бухгалтером или
уполномоченными ими на то лицами.