1. Изучение информации как научной категории, познание законов и закономерностей информационных процессов методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление информации.

     Информационные  процессы протекают в информационных системах — совокупности взаимосвязанных  элементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции

     Итак, функционирование документа в организации  предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационных признаков информации. Тем самым управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.

     2. Для управленческого документа  существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

     3. Существует специфика электронных документов, особенно в части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией.

     Однако наряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронного документооборота имеются и отрицательные:

1. Переобучение персонала.

     При переходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучение персонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно.

     Конечно, можно переобучать сотрудников  во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание  этим заниматься.

2. Увеличение объема документооборота.

     С внедрением в организацию СЭД происходит увеличение объема ее документооборота ровно в два раза, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью отказаться от одного в пользу другого невозможно.

     В дальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые были созданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться в организации.

     Комплексное научное решение этих проблем  является одной из самых актуальных задач автоматизации документоведения и архивоведения.  
Список использованной литературы

     1. Нормативно-правовые  акты

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. Методические  пособия

1. Автоматизация регистрации документов: новые возможности программных средств. // Бухгалтер. – 2008 г. – №1.
2. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009 г.
4. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001. – №1.
5. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2007 г.
6. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М.: Технология, 2008 г.
7. Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2006 г