Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами

   Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова.

   Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

• кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);
• имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
• кому подотчетен данных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
• имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации).

   Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

   Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:

• суммы выдаваемых под отчет авансов;
• имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;
• назначение и фактическое использование авансов;
• сроки представления авансовых отчетов;
• имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;
• правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;
• правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
• правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
• своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
• наличие оправдательных документов по всем операциям.

   Необходимо также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.

   При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц требуется проверить:

• подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.
• полноту и действительность прилагаемых документов. Часто допускают ошибку, прилагая к авансовому отчету недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов) или списывая на себестоимость выданные подотчетным лицам суммы на ГСМ, техремонт, приобретение запасных частей и ремонтных материалов без оправдательных документов. В то же время к авансовым отчетам не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Выявляя такие факты, аудитор должен признать списание сумм на затраты необоснованными и определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;
• правильность отражения суточных и затрат на жилье, а также правильность выделения по ним НДС. Превышение норм суточных бухгалтерия должна относить на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении организации, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы, списанные на затраты (себестоимость), должны быть снижены на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).
• правильность отражения выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо. В данном случае поступление выручки от реализации показывают на кредите счета 71 без предварительного (или последующего) отнесения этой суммы на кредит счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки);
• правильность отнесения представительских расходов через подотчетные лица на издержки производства (обращения) организации.

   Проверяя расчеты с подотчетными лицами, связанными с загранкомандировками, аудитор должен установить:

правильность  учета расчетов;

• правильность возмещения работнику расходов в однодневную командировку, а также в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивается бесплатным питанием и жилищным помещением;
• правильность расчета курсовых разниц на день представления подотчетным лицом авансового отчета;
• правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля. Здесь необходимо обратить внимание на сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты сета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 — с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам — с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 — с данными журнала-ордера № 1, по счетам 51, 52 — журнала-ордера № 2 и т.д.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Краткая  экономическая характеристика предприятия.  

    Федеральное государственное учреждение  «Земельная кадастровая палата»  по Омской области (именуемое в дальнейшем ФГУ «ЗКП») создано на основании приказа Государственного комитета Российской Федерации по земельной политике от 03 сентября 1999 г. №36 и в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 09.03.2004 г. №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» и постановлением Правительства РФ от19.08.2004 г. №418 «Об утверждении Положения о Федеральном агентстве кадастра объектов недвижимости» и находится в ведении Федерального агентства кадастра объектов недвижимости.

    ФГУ «ЗКП» является государственной  некоммерческой организацией, созданной  для исполнительных функций, возложенных  на Федеральное агентство кадастра  объектов недвижимости по оказанию  государственных услуг в сфере  ведения государственного земельного кадастра и государственного кадастра объектов недвижимости, а также ведению государственного технического учета объектов градостроительной деятельности.

    Учреждение является юридическим  лицом и в своей деятельности  руководствуется Конституцией РФ, законами РФ, указами Президента РФ, иными нормативными правовыми документами.

    ФГУ «ЗКП» имеет 13 административно-территориальных  отдела, которые осуществляют деятельность  на территории Омской области (Приложение1). Основной задачей учреждения является ведение государственного земельного кадастра.

   ФГУ «ЗКП» финансируется из федерального бюджета, таким образом, расходы организации заранее закладываются в бюджет и в течение год ежемесячно перечисляются на счет учреждения.

    Учреждение ведет бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении, путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения. Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Бухгалтерия состоит из трех человек: заместитель главного бухгалтера, ведущий экономист, бухгалтер.

   Учет расчетов с подотчетными  лицами ведет бухгалтер с применением  ЭВМ, с использование программы  «1С:Бухгалтерия».

   Периодически в ФГУ «ЗКП» по Омской области осуществляют проверку органы налоговой инспекции, социального страхования и контрольно-ревизионного управления.

  

3. Организация проведения аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами. 

3.1.Цель, задачи, источники проверки. 

   Целью аудита является установление  соответствия применяемой в организации  методики учета и налогообложения  операций по расчетам с подотчетными  лицами, включая операции в иностранной  валюте нормативным документам, действующим а Российской Федерации в проверяемом периоде для того, чтобы выявить имеющиеся ошибки и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

   Основными задачами аудита являются:

• проверка правильности документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
• оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
• оценка полноты и правильности отражения расчетов с подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности;
• проверка соблюдения предприятием налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

   Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

   Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчеты;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.

   Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

 

3.2. Планирование аудиторской проверки. 

   Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего, необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным, в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.

   При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

   В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее. Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверку сомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых лицами криминогенных наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любым путем.

   К вопросам, которые могут быть включены в программу для проверки аудитором в процессе аудита можно внести:

1. Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета.
2. Аудит оформления первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.
3. Установление объема и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.
4. Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
5. Проверка соответствия записей о выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм, данным журнала-ордера№7 или другого регистра по счету 71.
6. Установление фактов выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса и проверка своевременности возврата неиспользованных сумм.
7. Проверка наличия приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет.
8. Проверка соблюдения сроков, на которые выдаются авансы на операционно-хозяйственные нужды.
9. Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

10.Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по       приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц.

11.Аудит правильности отнесения на себестоимость расходов по   командировкам, в том числе ведения раздельного учета произведенных затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов.