Аудит сохранности материально-производственных запасов

    В частности, присутствуя при приемке  тех или иных МПЗ, аудитор может  установить, как соблюдается установленный  порядок приемки  по количеству и  качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях  нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недостач материальных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние документы  и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование , метка. При проверке отпуска отдельных видов материальных ценностей выявляют наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состояние складского учета, так как при его запущенности создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения ; своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отчетов о движении материальных ценностей; правильность и своевременность проведения инвентаризаций; сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

    Неучтенные  излишки материалов и готовой  продукции могут создаваться  путем:

• замены сырья при изготовлении готовой продукции;
• обсчета сдатчиков сырья и материалов в весе, влажности, понижении их сортности;
• обвеса, обсчета, обмера покупателей при отпуске им готовой продукции;
• необоснованного оформления актов на потери материалов при их транспортировке или хранении на складах.

    Неучтенные  излишки материалов обычно хранят отдельно. Для их выявления следует использовать данные складского учета. Если имеются  неучтенные излишки, то расход отдельных  видов ценностей за определенные периоды, как правило, превышает  их приход. Такой перерасход перекрывают  за счет последующего поступления и  оприходования материалов аналогичных наименований. Излишки изымают за счет последующих поступлений или оформляют бестоварными документами до проверки их фактического наличия при инвентаризации.

    Обследование  состояния складского хозяйства  и проверка сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей  документальной проверкой дают возможность  сделать обоснованные выводы о сохранности  МПЗ и разработать профилактические мероприятия.

    Проверка  достоверности обеспечивается инвентаризацией  – эта процедура осуществляется в целях управления предприятием.

    Наблюдение  за инвентаризацией, проводимой клиентом, является процедурой сбора данных, касающихся существенности и полноты  учета МПЗ, при этом аудитор лишь контролирует проведение инвентаризации, но не отвечает за ее проведение.

    Аудиторские процедуры подразделяются на проводимые до инвентаризации, во время инвентаризации и после нее. До проведения инвентаризации аудитор запрашивает документы о результатах предыдущих проверок, анализирует структурные и количественные изменения  запасов, получает информацию о местах их хранения, а также об организации инвентаризационной работы; выявляет дорогостоящие объекты и методы их учета.

    Аудитор может присутствовать при инвентаризации, проводимой работниками проверяемой  организации в последние дни  отчетного периода или в первые дни следующего года. Однако если инвентаризации была проведена на какую-то промежуточную дату, аудитору необходимо отследить поступление и выбытие запасов в период, прошедший с момента проведения инвентаризации до отчетной даты. В этом случае выполняется выборочная сверка накладных, счетов-фактур, таможенных деклараций и т.п. документов с учетными данными.

    Запасы  могут храниться на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризацию целесообразно проводить одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой. Если по каким-либо причинам это сделать невозможно, то аудитору нужно по документам отследить внутреннее перемещение запасов между подразделениями (складами) от момента начала инвентаризации на первом складе до ее завершения на последнем складе.

    При проведении инвентаризации у аудитора могут возникнуть сложности в получении доказательств о запасах, вызванные особенностями технологического процесса. Прежде всего это трудности в идентификации. Отдельные виды запасов трудно определить, а следовательно, и оценить по причине сложностей технологического процесса. В этом случае следует использовать такие методы идентификации запасов, применение которых в должной мере могло бы гарантировать получение надежных аудиторских доказательств. Для этого иногда могут понадобиться консультации специалистов.

    В некоторых организациях хранится большое  количество ценностей различных  наименований, но более или менее  однородных  (например, электроустановочная аппаратура), которые могут иметь довольно сложную систему идентификации (например, многоразрядные цифровые коды). Это усложняет проверку.

    Также могут возникнуть сложности в  получении доказательств, связанных  с определением количества запасов, которые обусловлены:

• применением выборки. Как правило, в рамках одной проверки невозможно проверить все запасы сплошным методом, однако при явном несоответствии учетных записей о запасах их фактическому наличию необходимо проверить все товарно-материальные ценности;
• невозможностью присутствия аудитора одновременно во всех местах хранения запасов;
• спецификой процедур контроля – необходимо удостовериться, что не было повторного счета и случайно или преднамеренно неучтенных ценностей. Контрольные сверки дают возможность убедиться, что подсчет ценностей был проведен правильно;
• природой инвентаризуемых ценностей (например, инвентаризация запасов древесины на целлюлозно-бумажных комбинатах). В подобных случаях аудитор может воспользоваться оценочными методами, когда подсчитывают и измеряют часть запасов, а затем результаты проверки экстраполируют на их общее количество. Репрезентативность результатов экстраполяции может быть проконтролирована путем их сопоставления с данными бухгалтерского и складского учета.

    Наличие некоторых видов запасов нельзя проверить путем простого пересчета, например, в непрерывных производствах  – химическом или сталелитейном. В этом случае аудитору придется полагаться на процедуры внутреннего контроля, а также с разрешения клиента  привлечь экспертов для инвентаризации таких материальных ценностей.

    Иногда  по ряду причин провести инвентаризацию невозможно. Например,  когда к  моменту заключения договора на аудит  инвентаризация на конец года клиентом уже была проведена и проводить ее повторно он отказывается или когда проведение инвентаризации достаточно дорого. В таком случае аудитор может применить математические методы, которые с определенной вероятностью позволяют оценить величину запасов. Может сложиться так, что клиент не желает проводить сплошную инвентаризацию, но по просьбе аудитора проведет инвентаризацию части товарно-материальных ценностей.

    Таким образом, инвентаризация играет ключевую роль при аудите материально-производственных запасов, позволяя выявить их фактическое  наличие. 
 

    Заключение

    Материально-производственные запасы влияют на характеристики хозяйственной  деятельности больше, чем какой-либо другой вид активов.

    Проверка  сохранности производственных запасов  является одной из важнейших аудиторских  процедур. В процессе аудита особое место отводится проверке закрепления  материальной ответственности. Особую роль в обеспечении сохранности  имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью.

    Сохранность МПЗ зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом является проверка состояния складского хозяйства.  Неудовлетворительная организация  складского хозяйства на предприятии  будет свидетельствовать о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью МПЗ.

      Последующая документальная проверка  даст возможность сделать обоснованные  выводы о целостности ресурсов.

    Обобщая результаты проверки, аудитору необходимо систематизировать собранные в  рабочих документах доказательства в отношении МПЗ. По нарушениям, имеющим  системный характер, выявленную ошибку следует распространить на всю проверяемую  совокупность. Существенность выявленных отклонений определяется с учетом размера  выборки и системного характера  ошибок.

    Существенная  ошибка при учете МПЗ приводит к искаженному отражению в  бухгалтерской отчетности оборотных  средств, себестоимости продаж, валовой  и чистой прибыли.

    Собранный в ходе аудита материал, подтверждающий сведения, представленные руководством организации относительно существования, права собственности, оценки  запасов, позволяет аудитору составить окончательное  представление о количестве и  стоимости запасов, с тем, чтобы  сделать заключительный вывод о достоверности отчетности по данным статьям бухгалтерской отчетности.

    Литература

1. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01: Утверждено Приказом Минфина РФ от 09.06.01 №44н.
2. Методические рекомендации по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности: Утверждены Советом по аудиторской деятельности при Минфине РФ 23.04.04 ( протокол от 22.04.04 №25)
3. Практический аудит: Учебное пособие/ Под ред. Я.В.Соколова. – СПб: Юр.центр Пресс, 2004.
4. Подольский В.И., Савин А.А., Поляк Г.Б. Аудит: Учебник. – М.: ЮНИТИ, 2003.
5. Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учебное пособие. – Мн.: Интерпрессервис, 2003.
6. Агеева Ю.Б. Аудит производственных запасов// Фин.газета (Региональный выпуск) – 2002 - №4.
7. Василевич И.П. Аудиторская проверка материально-производственных запасов // Бухгалтерский учет. –2003 -  №20 .
8. Тихонов Е.И. Аудит МПЗ по правилам // Учет, налоги, право. – 2004 - №20.