Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

 
 

     3 Аудит соблюдения трудового законодательства

     Приступая к проверке расчетов с персоналом по оплате труда, аудитор должен установить наличие внутренних нормативных  документов, регулирующих трудовые отношения  в организации, и их соответствие требованиям действующего Трудового кодекса РФ.

     Аудиторская проверка соблюдения трудового законодательства состоит из следующих этапов.

     На  первом этапе осуществляется проверка внутренних локальных документов по учету труда и заработной платы. Трудовые отношения между работниками и организацией регулируются коллективным договором – правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемым работниками и работодателями в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ). Порядок ведения коллективных переговоров и заключения коллективного договора регулируется Трудовым кодексом РФ.

     Коллективный  договор вступает в силу со дня  подписания его сторонами либо со дня, установленного в самом коллективном договоре (ст. 43 ТК РФ). Действовать он может не более трёх лет, при этом допускается его продление также на срок до трех лет.

     В коллективный договор рекомендуется  включить дополнительные положения  по локальному нормативному регулированию  расчетов с персоналом по оплате труда:

     - порядок и размеры начислений  стимулирующего характера, в том  числе премии за производственные  результаты, надбавки к тарифным  ставкам и окладам за профессиональное  мастерство, высокие достижения  в труде и другие показатели;

     - порядок и размеры стимулирующего или компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам за работу в ночное время, за совмещение профессий, за работу в тяжелых, вредных условиях труда, за работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ [7, c.284].

     Выплаты стимулирующего и компенсирующего  характера, предусмотренные в коллективном договоре, являются экономически обоснованными  в целях признания расходов на оплату труда в налоговом учете.

     В организации должны быть разработаны: Положение об оплате труда, Положение  о премировании, Правила внутреннего  трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции, которые являются локальными нормативными актами. Эти документы содержат нормы трудового права, обязательные только для конкретной организации или предпринимателя. Принимаются они работодателем самостоятельно по различным вопросам в пределах его компетенции (ст. 8 ТК РФ).

     Положения регулируют права и обязанности работников и работодателя, рабочее время и время отдыха, формы поощрения работников и правила соблюдения трудовой дисциплины, условия выплаты заработной платы.

     Все внутренние нормативные документы  должны быть подвергнуты контролю с  использованием следующих методов аудита:

     1) наличие внутренних нормативных  документов по заработной плате;

     2) контроль на соответствие действующему  Трудовому кодексу РФ и Налоговому  кодексу РФ;

     3) полнота отражения положений,  регулирующих вопросы организации учета заработной платы, выплат, режима работы, соблюдения трудовой дисциплины.

     На  втором этапе изучается штатное  расписание организации на соответствие типовой форме, наличию изменений, вносимых в течение отчетного  года, и соответствию списочного состава  работников. Штатное расписание организации проверяется на соответствие унифицированной форме, осуществляется контроль по существу, в том числе арифметический контроль. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

     Контроль  штатного расписания по существу включает: оформление структуры, штатный состав, численность, перечень должностей, должностные оклады, наличие надбавок, сведения о месячном фонде заработной платы.

     На  третьем этапе аудита проводится проверка наличия приказов (распоряжений) о приеме работника на работу и  трудовых договоров. Проверка приказов о приеме работника на работу осуществляется с использованием следующих процедур: соответствие типовой форме, указание профессии (должности), наличие испытательного срока, условия приема на работу и характер предстоящей работы, указание оклада.

     Основанием  для издания приказа о приеме на работу является трудовой договор, который заключается с каждым работником при приеме его на работу. Аудит трудовых договоров осуществляется на соответствие Трудовому кодексу РФ [3, c.368].

     Трудовые  договоры должны учитывать особенности осуществления трудовой деятельности в данной организации. Указание в трудовых договорах доплат, надбавок и прочих поощрительных выплат является обязательным экономическим обоснованием включения данных расходов в состав расходов на оплату труда, учитываемых для целей налогообложения налога на прибыль. В противном случае, расходы могут быть признаны налоговыми органами экономически необоснованными (п.1 ст. 252, ст. 255 НК РФ). 
 
 
 
 
 
 
 

     4 Этапы проведения аудита расчетов с персоналом по оплате труда

     Заработная плата работника складывается из следующих составляющих:

     1) вознаграждения за труд в зависимости  от квалификации работника, сложности,  количества, качества и условий  выполняемой работы;

     2) компенсационных выплат, а именно  за вредность труда, за труд на особых территориях и т.п.;

     3) стимулирующих выплат, а именно  премий, надбавок и иных поощрительных выплат (ст. 129 ТК РФ) [5].

     Вознаграждение  за труд и стимулирующие выплаты  устанавливаются на договорном или  локальном уровнях – трудовым и (или) коллективным договорами, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя.

     Основания для компенсационных выплат и  их минимальные размеры устанавливаются  законами и иными нормативными правовыми  актами, а конкретные размеры фиксируются  в локальных документах организации. При этом они не могут быть ниже нормативно установленных размеров.

     Проверка  внутренних нормативных документов организации подтверждает соблюдение действующих норм и правил трудового  законодательства, предусмотренных  Трудовым кодексом РФ. Однако для подтверждения правильности документального оформления расчетов, ведения аналитического и синтетического учета, достоверности задолженности по расчетам с персоналом по оплате труда необходимо проведение детального исследования системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетных операций. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда включает ряд последовательных этапов.

     Аудитор осуществляет контроль трудовой дисциплины и учета отработанного времени  на основании ведения табельного учета. Он заключается в ежедневной регистрации явок на работу, ухода с нее, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

     Такой учет бухгалтер осуществляет в табеле учета рабочего времени (форма №  Т-13). Проверяют табели на соответствие типовой форме, отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время, отметки о фактически отработанном времени и днях в месяце.

     Далее необходимо проверить правильность начисления заработной платы по расчетно-платежной ведомости, расчетным листкам, лицевым счетам. При этом, помимо подтверждения основного заработка, аудитор должен подтвердить обоснованность выплат работнику и проверить наличие оправдательных документов, подтверждающих прочие выплаты работникам, например, наличие справки-расчета бухгалтерии на доплаты при отклонении от нормальных условий труда, приказов руководителя о премировании, заявлений и приказов руководителя о выдаче материальной помощи и т.д.

     Правильность начисления заработной платы за отработанное время аудитор устраняет при взаимной сверке данных с табелем учета рабочего времени. Все документы по начислению заработной платы проверяются следующим образом: наличие необходимых форм и видов документов, соответствие их унифицированным формам и правильность заполнения документов, обоснованность начислений заработка, правильность арифметических расчетов. При этом арифметическая проверка правильности начисления заработной платы осуществляется как по каждому работнику, так и общему фонду оплаты труда за месяц.

     На  следующем этапе аудита проводится контроль за правильностью начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам. Аудит  осуществляется выборочным способом. Аудитор проводит следующие процедуры:

     1) наличие документального подтверждения  начисления пособий по временной  нетрудоспособности и отпускных  (заявления, приказы, больничные  листы);

     2) соблюдение законности начисления  выплат в соответствии с действующим  законодательством и Трудовым кодексом РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);

     3) документальная проверка начисления  пособий по временной нетрудоспособности  и отпускных (наличие листков  нетрудоспособности, расчет отпускных и их оформление);

     4) арифметическая проверка расчетов  пособий по временной нетрудоспособности  и отпускных (пересчитываются  суммы, указанные бухгалтером) [3, c.374].

     В процессе аудита расчетов по оплате труда  осуществляется проверка удержаний из заработной платы:

     - обязательных удержаний из заработной  платы (начисление налога на  доходы физических лиц и удержания  по исполнительным листам);

     - удержания по инициативе работника  (профсоюзные взносы, удержания сумм  по кредитам, ссудам, удержание материального ущерба и т.д.).

     При проверке обязательных удержаний из заработной платы аудитор устанавливает  обоснованность применения налоговых  вычетов по налогу на доходы физических лиц, а так же является ли работник штатным работником или работает по совместительству. Определяются наличие других удержаний из заработной платы и правильность расчета суммы налога на доходы физических лиц с дохода работника. При этом следует помнить: другие удержания из дохода работника не уменьшают налогооблагаемую базу по НДФЛ.

     Аудитор проверяет соблюдение исчисления налогооблагаемого  дохода, в соответствии с которым  работник имеет право на налоговые  вычеты, а также устанавливает  своевременность перечисления НДФЛ. В соответствии с действующим  законодательством налог должен быть уплачен в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов организации в банке на счета работников.

     Следующим этапом аудита является проверка правильности расчета суммы заработной платы, подлежащей выплате работнику после удержаний. Для этого в расчетно-платежной ведомости выборочным путем аудитор рассчитывает суммы к выдаче путем вычитания из начисленного заработка общей суммы удержаний. Сумма в расчетно-платежной ведомости сопоставляется с суммами к выдаче в платежной ведомости. Для выплаты заработной платы могут оформляться расходные кассовые ордера.

     Проводя проверку расчетов, аудитор путем  документальной проверки должен установить правильность и обоснованность сумм депонентской задолженности, имеющейся на счетах организации, причины ее невыплат, а также обратить внимание на наличие сумм задолженности, по которой истек срок исковой давности. Такие суммы списываются на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации [2, c.73].

     На  заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Далее осуществляется общая проверка реальности сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в бухгалтерском учете, Главной книге и бухгалтерском балансе.

     Для аудитора очень важно знать наиболее распространенные ошибки и нарушения, которые встречаются при расчетах по оплате труда.

     Типичные  ошибки, которые выявляются в ходе проверки расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, следующие:

     - отсутствие обязательных системных документов, связанных с оплатой труда (Положения по оплате труда, Положения по премированию, штатного расписания, приказов, трудовых договоров, трудовых книжек , табелей учета рабочего времени и пр.)

     - не применяются типовые формы  первичных документов по оплате  труда [4, c.475];

     - несоблюдение условий труда, предусмотренных  Трудовым кодексом РФ (непредоставление отпуска или предоставление его менее установленной продолжительности, принуждение к сверхурочной работе, невыплата заработной платы в установленные сроки),