Аудит организации бухгалтерского учета и учетной политики предприятия

      Аудитор должен убедиться, что принятая предприятием система бухгалтерского учета обеспечивает:

• использование общих принципов управления;
• текущее  наблюдение, измерение и регистрацию финансово-хозяйственных операций;
• систематизацию информации, содержащейся в учетной первичной документации;
• осуществление контроля за достоверностью используемой информации;
• своевременное составление отчетности;
• соблюдение порядка, сроков проведения инвентаризаций активов и обязательств;
• автоматизацию учета.

      В ходе аудиторской проверки обязательно проверяется соответствие организации системы бухгалтерского учета проверяемого предприятия действующим нормативным документам. В рабочей документации аудитора отражаются все случаи отмеченных нарушений.

      Система бухгалтерского учета может считаться эффективной, если при отражении хозяйственных операций выполняются следующие требования:

• операции в учете правильно отражают временной период их осуществления;
• операции в учете зафиксированы в правильных суммах;
• операции отражены на счетах бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативными положениями и учетной политикой;
• детали операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности, зафиксированы;
• ограничена возможность злоупотреблений.

2.3. Оценка формы бухгалтерского учета и ее соответствия условиям организации и управления

      При оценке формы бухгалтерского учета  аудитор должен проверить соблюдение предприятием требований Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, а также других нормативных документов.

      Кроме того, аудитор оценивает фактическое  соответствие формы бухгалтерского учета предусмотренным правилам:

• постоянность принятой методики отражения хозяйственных операций, оценки имущества и обязательств в течение отчетного периода, от одного отчетного периода к другому. При наличии каких-либо изменений они должны быть освещены в бухгалтерской отчетности, а также дана оценка их влияния на финансовое состояние;
• полнота отражения за отчетный период всех хозяйственных операций, имущества и результатов его инвентаризации;
• правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам. Все доходы и расходы, полученные или понесенные в отчетном периоде, считаются доходами и расходами отчетного периода независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств;
• разделение затрат, связанных с текущей деятельностью, и капитальных затрат;
• тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета.

      Несоблюдение  вышеуказанных правил приводит к  искажению имущественного и финансового  положения предприятия, результатов  его деятельности и должно трактоваться аудитором как неправильное ведение  бухгалтерского учета.

      В ходе аудиторской проверки необходимо ознакомиться с внутренними документами  проверяемого предприятия, касающимися  организации, постановки и ведения  бухгалтерского учета, и определить, в какой мере реальное состояние  соответствует положениям вышеперечисленных документов. При необходимости аудитор должен проследить движение отдельных сумм в учете от первичных документов до отчетности.

      Ознакомление  с системой бухгалтерского учета  на предварительной стадии проверки может быть произведено на основании  устного опроса, просмотра необходимых документов, обработки и оценки сведений о различных сторонах хозяйственной деятельности проверяемого предприятия, для выяснения:

1. Разработана и утверждена ли схема организационной структуры предприятия по отделам с указанием управленческих связей, подчиненности отделов (исполнителей).
2. Разработана и утверждена ли схема организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета с указанием управленческих связей, подчиненности, исполнителей.
3. Имеется ли разработанный и утвержденный график документооборота в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых подразделениями и отдельными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
4. Утверждено ли распределение обязанностей и полномочий между сотрудниками, обеспечивающими осуществление коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности, и сотрудниками, обеспечивающими отражение этих операций в бухгалтерском учете.
5. Существует ли разделение функций (обязанностей) между работниками, выполняющими операции на определенном участке, с возможностью контроля за ведением учета на участке в целом.
6. Имеются ли должностные инструкции для работников бухгалтерских и учетных служб с распределением обязанностей, определением ответственности и установлением пределов полномочий в соответствии с занимаемой должностью.
7. Установлен ли круг должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов (на отпуск материально-производственных запасов, расход денежных средств, принятие к учету командировочных и представительских расходов и т. д.).
8. При наличии в учете дефицитных и дорогостоящих материально-производственных запасов ограничен ли круг лиц, имеющих право распоряжаться ими.
9. Назначены ли приказом материально ответственные лица. Заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности.
10. Организованы ли хранение и сохранность материально-производственных запасов, денежных средств:  имеется ли склад с соответствующе оборудованными местами для хранения материально-производственных запасов; склад охраняется или оснащен охранной сигнализацией; денежные средства и бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, и доступ к ним ограничен; обеспечивается ли сопровождение кассира при доставке денежных средств в банк (из банка).
11. В целях контроля за сохранностью документации все ли документы сброшюрованы и последовательно пронумерованы для облегчения их поиска при необходимости.
12. Хранятся ли учетные регистры в сейфах или в отдельных, специально оборудованных помещениях.
13. Утверждены и действуют ли внутренние контрольные органы: служба внутреннего аудита; назначена и утверждена ли руководителем инвентаризационная комиссия; утверждена ли комиссия по приему (передаче), вводу в эксплуатацию, списанию основных средств.
14. Проводятся ли внутренними контрольными органами ревизионные и инвентаризационные плановые и внезапные проверки на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию (для подтверждения следует проверить наличие инвентаризационных ведомостей): внезапная ревизия кассы (один раз в месяц); ревизия или инвентаризация при смене материально-ответственных лиц; учет остатков материалов открытого хранения (в строительстве) на конец отчетного периода.
15. В соответствии с установленными учетной политикой сроками проводится ли инвентаризация: склада на предмет фактического наличия материально-производственных запасов, особенно дорогостоящих и дефицитных основных средств; готовой продукции, товаров; незавершенного производства; нематериальных активов; имущества, принятого (переданного на ответственное хранение);  бланков строгой отчетности,  ценных бумаг; финансовых вложений; кредитов, заемных средств.
16. Производится ли получение и отпуск материально-производственных запасов со склада на основании доверенностей и т.д.

2.4. Проверка системы документации и документооборота

      Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, а также  достоверность содержащихся в них  данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Таким образом, адекватно организованная и своевременно актуализированная система документооборота является основой учетного процесса.

      Система бухгалтерской документации и документооборота регламентируется утвержденным руководителем  предприятия графиком документооборота.

      В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденным Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н, правила документооборота, принципы обработки учетной информации, а также формы первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, должны быть зафиксированы в рамках учетной политики предприятия. Недостаточное внимание руководства предприятия к существующей системе документооборота может повлечь за собой искажение отчетности и, как результат — неправильное принятие решений, введение в заблуждение внешних пользователей.

      При анализе графика документооборота необходимо провести обследование рабочих  мест бухгалтерской службы, а также  сотрудников других подразделений предприятия, которые принимают участие в обработке бухгалтерских документов. В первую очередь необходимо определить основные функции каждого бухгалтера, перечень отражаемых им в учете хозяйственных операций, документов и заполняемых регистров учета. При этом нужно определить, кто проверяет и визирует соответствующие документы. При обследовании необходимо иметь в виду, что все обрабатываемые первичные документы бухгалтерского учета должны найти свое отражение в регистрах бухгалтерского учета. Поэтому целесообразно на этапе обследования выявить алгоритмы формирования регистров, а также применить дополнительные процедуры, позволяющие оценить правильность их составления, выявить ненадлежащее отражение первичных документов в учетных регистрах, оценить риск неотражения документов в бухгалтерском учете. Также необходимо определить, каким образом информация из регистров бухгалтерского учета попадает в отчетность, и проанализировать механизм формирования внешней отчетности на предмет правильного перенесения в нее данных из регистров бухгалтерского учета.

      Этот  способ обследования помогает найти  дублирование и разрыв в графике  документооборота. Таким образом, сопоставление  действий каждого бухгалтера, определенных в ходе обследования рабочих мест, и действий, выполнение которых должно осуществляться бухгалтерией исходя из конкретных функций цикла, позволит выявить, насколько адекватна работа бухгалтерии, включая документооборот, имеющим место в деятельности предприятия бизнес-процессам.

      Принятая  система документирования и документооборота должна обеспечивать:

• полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку первичные учетные документы  являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а также являются основанием для формирования финансовой (бухгалтерской) отчетности предприятия;
• выявление скрытых резервов. Система документирования и документооборота должна быть построена таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов производился анализ эффективности использования ресурсов;
• отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При проверке организации документирования аудитору необходимо уделять большое внимание соблюдению принципа приоритета содержания перед формой;
• тождественность данных аналитического и синтетического учета;
• рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и масштабов предприятия.

      Под графиком документооборота понимается принятая предприятием система (способы) создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.

      Наличие правильно составленного графика  документооборота и его соблюдение позволяют рационально распределить должностные обязанности между  работниками, вести точный учет и своевременно составлять отчетность.

      Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременную и качественную подготовку документов, передачу их в установленный  срок для отражения в бухгалтерском  учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, подготовившие и подписавшие их. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.

      Аудитор должен убедиться, что график документооборота утвержден приказом руководителя предприятия.

      Как правило, график документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в  которой указываются ответственные  за оформление, исполнение, обработку  и проверку каждого документа, а  также срок исполнения документа  и порядок его передачи в архив. Отсутствие графика документооборота не влечет административной или финансовой ответственности, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб и характеризует систему внутреннего контроля как недостаточную.

      При проверке аудитор должен убедиться, что по каждому документу график документооборота, как правило, содержит следующие примерные разделы:

• порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;
• порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;
• порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;
• порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.

      Необходимо проверить, включены ли в обязанности всех работников предприятия положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.

      Проверка  полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах позволяет аудитору получить существенные доказательства того, что при принятии документов к учету соблюдены шесть основных принципов:

• было достаточно оснований для регистрации каждого документа;
• все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;
• все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам произведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;
• все документы зарегистрированы своевременно;
• все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;
• каждый документ принят к учету единожды.