Аудит кассы

В некоторых  случаях организации платят своему банку высокий процент за сдачу и получение наличных денег, в то время как другие банки предлагают более льготные условия, вплоть до бесплатного зачисления наличных средств на расчетный счет. Ревизору следует проверить, анализировались ли условия работы банка с наличными денежными средствами, какие аргументы были решающими при выборе обслуживающего банка. 

Выдача значительных денежных сумм под отчет работникам на длительные сроки (в том числе  с периодическим оформлением  возврата подотчетных сумм) могут рассматриваться как операции беспроцентного кредитования физического лица. 

Исследованные графики и результаты их анализа  также приобщаются к материалам ревизии.  

Специальные контрольные  мероприятия 

Риск того, что  не все поступившие наличные деньги отражены в учете. В этом случае полученные денежные средства не приходуются в кассу организации. При этом сами приходные кассовые документы либо вообще не оформляются, либо оформляются, но затем уничтожаются. 

Выявляются данные случаи путем проведения процедуры «таинственный посетитель»: ревизор производит закупку, а затем проверяет отражение уплаченных им денег в бухгалтерских документах организации-продавца. 

Нарушение может  быть выявлено путем наблюдения за работой кассира. Подозрение могут вызывать запись всех платежей не сразу в кассовую книгу, а в отдельный лист, тетрадь, отсутствие нумерации выданных документов, явный разрыв в нумерации выдаваемых в течение дня квитанций приходных кассовых ордеров и ордеров за прошлый день, наличие неоформленных листов кассовый книги за последний рабочий день, предшествующий ревизии, наличие двойной нумерации кассовых документов, нумерации с использованием дробей и букв, например выписка приходных кассовых ордеров № 343/2 и № 344/а. 

Инвентаризация  кассы в данном случае, как правило, не результативна, поскольку кассир предъявляет все реально выданные документы, и ни излишков, ни недостач в кассе не выявляется. Аналитически может быть выявлен необычно высокий оборот в день ревизии. Например, обычная выручка за день составляет 100 тыс. руб., в день ревизии по результатам инвентаризации кассы выручка составила 300 тыс. руб. Но работники имеют, как правило, за­готовленный ответ «прошла реклама», «нашли хороших распространителей», «не знаем, почему сегодня все вдруг решили закупиться» и т.д. Подтвердить факт наличия «двойной бухгалтерии» может кассир, однако вероятность получения от него письменного подтверждения данного факта мала. 

Риск того, что  не все выплаты наличными деньгами отражены в учете. Перевод наличных в сферу неофициального оборота  может производиться различными путями: 

•    оформление наличных выплат за неосуществленные работы, например по фиктивным договорам  подряда, или за частично осуществленные. Проверятся методами фактического контроля: проверка реальности оплаченной работы, а также встречная проверка организации — получателя средств; 

•   оформление наличных выплат «подставным» лицам. В  этом случае подставные лица могут даже получить определенную часть выписанных на них денег. Подозрения вызывают выплачиваемые по отдельным платежным ведомостям премии, надбавки, в особенности лицам нештатного состава организации. Нарушение выявляется путем опроса лиц, получивших деньги; 

•   оформление наличных выплат по фиктивным договорам  поставки. При данном нарушении используются пустые квитанции расходных кассовых ордеров и накладные с печатями фирм-«однодневок», найти которых  и организовать в них встречные  проверки почти невозможно. Как правило, по таким документам оформляется покупка канцтоваров, запасных частей, материалов для ремонта, т.е. материалов, которые сразу оформляются на списание. Подозрение вызывают документы, написанные от руки почерком, визуально похожим на почерк бухгалтера проверяемой организации; написанные от руки одинаковым почерком накладная и квитанция к приходному кассовому ордеру; отсутствие кассового чека. Выявляется данное нарушение либо путем инвентаризации приобретенных ценностей, если еще не оформлено их списание, либо путем опроса лиц, приобретавших по документам данные цен­ности, и лиц, якобы «израсходовавших» эти материалы. Можно также проверить наличие данных ценностей по месту ис­пользования, например в отношении запасных частей к автомашине, но это требует специальных познаний ревизора. Например, согласно документам были приобретены и установлены на служебную автомашину шины определенной мар­ки. Для проверки ревизор должен уметь определять марки и «возраст» шин, иначе проверка невозможна. То же можно сказать о виде и количестве краски, якобы израсходованной в ходе ремонта, и т.д. 

Риск хищения  наличных денежных средств. Хищение  возможно различными способами: 

•   путем  подделки подписей на расходных кассовых документах — присвоение наличных денежных средств кассиром путем оформления изъятия поддельными расходными кассовыми ордерами, в которых подделана подпись получателя денежных средств. 

Выявление поддельной подписи на документах требует специальной  подготовки. Существуют различные признаки подделки подписей. Наиболее простым способом их выявления является визуальное сличение подписей одного лица на различных документах. Естественно, данная задача очень трудоемка, поэтому рекомендуется данную процедуру проводить выборочным способом. 

Последовательность проверки документов на предмет наличия поддельных подписей может быть следующей. 

Первоначально путем просмотра документов выявляется факт наличия близких по написанию  подписей: характерные (особенные) начало или конец росписи, размер подписи, размах и т.д. Особое внимание при проверке уделяется платежным или расчет-но-платежным ведомостям, особенно на выдачу заработной платы или иных выплат работникам территориально удаленных подразделений, временных или уволенных работников, в том числе пен­сионеров. При выявлении схожих подписей анализируются фамилии, указанные в платежных документах. При возникновении подозрений ревизор запрашивает другие документы, подписанные указанным получателем средств, например заявление о приеме на работу. Хорошие результаты в этом отношении дает изучение платежных ведомостей по одному подразделению за два-три месяца, что позволяет выявить визуально различные подписи одного получателя. 

Однако окончательный  вывод о поддельности подписи  может быть сделан только после специальной почерковедческой экспертизы. В зависимости от полномочий ревизора он может изъять подлинники или сделать ксерокопии подозрительных документов. Для проведения почерковедческой экспертизы необходимы только подлинные документы, так как такие характеристики росписи, как степень нажима, на ксерокопии не отражаются. Внутренним ревизорам или контролерам необходимо согласовать с руководством порядок своих действий в таких ситуациях; •   путем двойного учета документов — присвоение наличных денежных средств кассиром путем учета дважды одного и того же документа или двух документов, подтверждающих одну операцию. Как ни парадоксально, такой способ хищений получил распространение в связи с выходом закона, обязавшего при осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами выдавать чеки контрольно-кассовой машины. Одновременно порядок кассовых операций в РФ, утвержденный Банком России, обязывает выдавать юридическим лицам квитанцию приходного кассового ордера. Поэтому на один платеж возможно получение двух документов: кассового чека и квитанции кассового ордера, что может использоваться недобросовестными кассирами, которым предоставляются оба документа. Кроме того, аналогичная ситуация возможна с путевками, когда приносят и кассовый чек на стоимость путевки, и в самой путевке — бланке строгой отчетности — указано «оплачено». Кроме этого, возможно наличие дубликатов документов, которые запрашиваются у получателя денег якобы из-за «потери» основного документа. Выявление таких задвоенных сумм является крайне сложным, в основном из-за незначительности суммы и значительного объема аналогичных мелких реальных хозяйственных операций. Поскольку дата таких платежей одинаковая, они, вероятнее всего, подложены в документах одного отчетного периода, или, по крайней мере, двух соседних. Часто один документ пришивается как основание списания подотчетной суммы, а другой — как основание выдачи наличных денежных средств из кассы. Может помочь только хорошая память ревизора, который может запомнить название организации-продавца или приобретенный предмет. 

Вместе с тем  любое подозрение нуждается в  тщательной проверке и доказательствах. Например, в ходе проверки выявлено наличие чека от организации Х  на сумму 2500 руб. от 15 марта 2005 г. и квитанции  к приходному кассовому ордеру от организации Х на сумму 2500 руб. от 15 марта 2005 г., в которой указано «за картридж». Каждый из этих документов подложен в основание списания суммы наличных денежных средств в сумме 2500 руб., итого на 5000 руб. По объяснениям кассира, она утром купила катридж для распечатывания годового бухгалтерского отчета и ей дали кассовый чек. Поскольку объем печати был большой, во второй половине дня потребовалось купить новый катридж, что она и сделала, и ей дали квитанцию приходного кассового ордера. Почему ей дали разные документы на две покупки, она не знает — пусть ревизор спросит у организации-продавца. Конечно, в такой ситуации ревизор вряд ли будет инициировать встречную проверку организации-продавца. Однако и обвинить кассира в мошенничестве у ревизора не будет достаточных доказательств. Обнаруженный факт следует указать в акте ревизии, но трактовать его скорее всего следует как отсутствие надлежащей системы внутреннего контроля, которая допускает неоднозначно трактуемые ситуации; 

• путем намеренной арифметической ошибки — присвоение наличных денежных средств кассиром путем совершения намеренной ошибки в подсчете итогов прихода и расхода наличных денежных средств в кассе. На практике данный вид хищений встречается крайне редко и используется при подсчете  итогов графы платежной ведомости или листа кассовой книги. Применяется при наличии значительного количества платежей, так как ошибка в итоге двух-трех сумм визуально заметнее. Проверяется выборочно путем арифметического пересчета выданных по ведомости или за день сумм. Хищение должно подтвердиться данными инвентаризации. Например, если на начало дня было 1000 руб., сумма платежей реальная 536 руб., а по итогу кассовой книги — 563 руб., то классификация искажения зависит от данных инвентаризации. Если фактический остаток 464 руб., то ошибка в расчете случайная, а если 547 руб. — должна фиксироваться недостача, хотя формально фактический остаток соответствует данным остатка по кассовой книге; • путем неотражения документально полученных наличных денежных средств в кассу организации — присвоение наличных денежных средств кассиром путем неоформления приходного кассового ордера, невыдачи кассового чека, билета и т.п. Наиболее часто встречается при продаже билетов в общественном транспорте (контролер или водитель принимает от пассажиров деньги, но не выдает билет); в торговле, когда без очереди просят отпустить без сдачи (продавец выдает товар и не выбивает чек); в медицине (врач принимает деньги от пациента за платную процедуру — например, массаж — без оформления платежных документов) и т.д. 

Выявление таких  случаев возможно преимущественно  методом наблюдения за работой кассира. Естественно, при этом личность ревизора должна быть анонимной, иначе результаты наблюдения будут искажены. 

Другим методом  является внезапная ревизия кассы, в ходе который должны выявиться излишки. Например, в сумке кондуктора денег больше, чем должно быть, судя по оставшимся у него билетам за проезд. Однако опытные мошенники заранее выбрасывают билеты с запасом, чтобы любая внезапная проверка показала недосдачу, которая объясняется проще: «обсчиталась», «дала сдачу, как с сотни» и т.д. Поэтому метод наблюдения надежнее. Однако на сегодняшний момент не решены вопросы технического и процессуального характера, в том числе фиксации результатов наблюдения и их дальнейшего использования. Органы внутреннего контроля вправе сами установить правила проведения процедуры наблюдения; 

• путем замены денежных купюр на поддельные. Платежеспособными  являются банкноты и монета, имеющие  силу законного средства платежа  на территории Российской Федерации, не имеющие признаков подделки либо переделки1. Под переделкой понимается изменение первоначального вида подлинной банкноты с целью извлечения незаконной прибыли. Переделкой считаются наклейка, надрисовка, надпечатка текста или цифр, изменяющих номинал банкноты таким образом, что внешний вид внесенных изменений сходен с видом соответствующих реквизитов подлинной банкноты и такая переделанная банкнота может быть принята в обращении за подлинную, а также изменение года образца на вышедшей из обращения банкноте.  

Документальное  оформление ревизии кассы 

Ревизия кассы  проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе. 

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). 

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. 

Остаток денежной наличности в кассе сверяется  с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи  или излишка ценностей в кассе  в акте указываются их сумма и  обстоятельства возникновения.