Отчёт по практике в Арбитражном Суде Тюменской области

На решении, изготовленном  в полном объеме, ставится дата принятия решения, и объявления его резолютивной части.

Документы, подтверждающие направление  арбитражным судом копий судебных актов лицам, участвующим в деле, и их получение адресатом (уведомление о вручении, расписка, иные документы), подшиваются к тем судебным актам, к которым они относятся.

При наличии в деле запросов за документом-запросом помещается документ-ответ.

К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также дубликаты и копии документов, уже имеющихся в деле, черновики. Представленные сторонами, участвующими в деле, документы возвращаются им секретарем судебного заседания (помощником судьи, специалистом судебной коллегии) по письменному заявлению и на основании определения суда о выдаче документов заказным письмом с уведомлением или вручаются под расписку.

При подшивке дела должно быть обеспечено свободное чтение текста документов дела.

В дальнейшем секретарь судебного  заседания (помощник судьи) подшивает в хронологическом порядке в дело дополнительно поступающие документы, судебные акты и другие материалы, связанные с рассмотрением дела, продолжает опись документов дела, вносит необходимые данные в БД АИС «Судопроизводство», делает необходимые записи на внешней и внутренней стороне обложки судебного дела.

Листы судебного дела нумеруются шариковой  ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в  правом верхнем углу, не задевая  текста документа. Документы подшиваются  секретарем судебного заседания (помощником судьи) в дело с твердой обложкой на четыре прокола у корешка дела. Объем одного тома судебного дела, как правило, не должен превышать 150 листов.

Лицевая сторона обложки  каждого отдельного тома судебного  дела оформляется как лицевая  сторона обложки первого тома. Информация о прохождении искового заявления (заявления), судебного дела заносится на внутреннюю сторону  обложки первого тома. Нумерация  листов каждого последующего тома дела начинается с единицы. С единицы начинается и опись документов каждого тома. Бланки описи подшиваются в дело в количестве, необходимом для заполнения и другими судебными инстанциями.

Опись документов, начатая  судом первой инстанции, продолжается по мере поступления новых документов, принятия судебных актов и т.д.

Судья, рассмотревший  судебное дело единолично, а также  состав суда при коллегиальном рассмотрении дела  подписывают только подлинники судебных актов, которые подшиваются в судебное дело.

Лицам, участвующим в  деле, выдаются под расписку или  высылаются заказной почтой (в необходимых  случаях с уведомлением) копии  судебных актов, верность которых свидетельствуют  секретари судебных заседаний (помощники  судей) или специалисты судебных коллегий, если не требуется заверения копии гербовой печатью.

В правом верхнем углу каждого листа копии ставится штамп «Копия». На последнем листе  под текстом ставится штамп «Копия верна» с указанием в штампе полного  наименования суда. Верность копии удостоверяется подписью названного выше лица с расшифровкой фамилии, указанием должности и даты удостоверения. Заверяется копия печатью канцелярии суда.

На выдаваемой копии  судебного акта делается отметка  о дате вступления его в законную силу или о том, что в законную силу он не вступил.

Если копия судебного  акта состоит из нескольких листов, они прошиваются прочной ниткой, концы которой выводятся на оборотную  сторону последнего листа, заклеиваются бумажной наклейкой и опечатываются  печатью канцелярии суда, которая частично накладывается на бумажную наклейку.

Сторонам и другим лицам, участвующим в деле, не явившимся  в судебное заседание, копия решения  суда высылается не позднее чем через  пять дней со дня принятия решения  заказным письмом с уведомлением о вручении.

Копия решения по делу, рассматриваемому в порядке упрощенного  производства, направляется лицам, участвующим  в деле, не позднее следующего дня  после его принятия.

По мере совершения процессуальных действий судом, а также действий, связанных с приведением в исполнение судебных актов, секретарем судебного заседания (помощником судьи) заполняется внутренняя сторона обложки судебного дела и информация вводится в БД АИС «Судопроизводство» не позднее следующего дня после принятия резолютивной части решения.

Ознакомление сторон и других лиц, участвующих в деле, с материалами судебного дела производится по их письменному ходатайству  секретарем судебного заседания (помощником судьи) с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, а в его отсутствие - председателя судебного состава, членом которого является этот судья, в присутствии работника суда с целью исключения случаев изъятия из дела документов, внесения исправлений и дописок. Лицу, заявившему такое ходатайство, назначается день и время ознакомления.

7) Своевременное формирование нарядов в соответствии с номенклатурой дел в судебной коллегии.

8) Подготовка предложений по номенклатуре дел судебной коллегии, подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача их в архив. 

Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный  перечень заголовков дел, заводимых  в судебных коллегиях и подразделениях арбитражного суда, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для  группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в  архив арбитражного суда, а также  используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных коллегиях и подразделениях.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые  участки работы арбитражного суда.

Сводная номенклатура дел  арбитражного суда формируется в соответствии со структурой его аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования судебных коллегий и структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел  арбитражного суда на предстоящий календарный  год составляется специалистом архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур дел судебных коллегий и подразделений, утвержденных их руководителями и представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.

Номер дела, в которое  должен быть подшит документ, определяет руководитель судебной коллегии, подразделения. На документе проставляется отметка: «В дело №__», ставятся дата и подпись руководителя.

Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебной коллегии, подразделения.

На корешке обложки  дела указывается индекс по номенклатуре дел.

Документы внутри дела располагаются  в хронологической последовательности.

Распорядительные документы  с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по кадровым вопросам формируются в отдельное дело. Документы в личных делах располагаются  в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Обращения граждан и  должностных лиц по вопросам организации  работы арбитражных судов (предложения, заявления и жалобы) и все документы  по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической  последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Ответственность за сохранность  документов и дел, предусмотренных  номенклатурой, несут руководители судебных коллегий, подразделений и соответствующие специалисты.

До передачи в архив  судебные дела и дела по номенклатуре хранятся в судебных коллегиях и  подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность  доступа к ним посторонних лиц.

В архив сдаются все  судебные дела и дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками  хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям ,порядок составления которых, определен настоящей Инструкцией.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее 5 дней после вступления в законную силу и приведения к исполнению завершающего судебного акта или направления лицам, участвующим в деле, его копий. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Оформление дел осуществляется специалистами судебных коллегий и  подразделений при методической помощи и под контролем специалиста  архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. 

Полному оформлению подлежат судебные дела, а также предусмотренные  номенклатурой дела постоянного  и долговременного хранения и  дела по личному составу. Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает:

• подшивку и переплет дела;
• изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
• нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела;
• составление внутренней описи документов дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).

Сроки хранения судебных дел проставляются только судьями  на лицевой стороне обложки судебного  дела. 

Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии  специалиста судебной коллегии или подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о фактическом наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются  количество фактически сданных в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи заведующего (специалиста) архивом и специалиста, передавшего дела. 

Дела с истекшим временным  сроком хранения (до 10 лет включительно) оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистами судебных коллегий и подразделений по актам.

Акты утверждаются соответствующими руководителями и согласовываются  со специалистом архива.

Акты оформляются в  двух экземплярах: первый сдается в  архив, второй хранится в деле по номенклатуре судебной коллегии, подразделения.

Исчисление срока хранения дел и документов в архиве суда производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока  хранения дел и документов, законченных  делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

Выдача из архива дел  в судебные коллегии и подразделения  производится по письменным заявкам  судей и руководителей подразделений  под расписку в журнале регистрации  дел, находящихся в архиве.

На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело.

Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Выдача или направление  сторонним организациям подлинников, документов и копий из судебных дел, а также документов из дел постоянного  хранения допускается только с письменного  разрешения руководства арбитражного суда.

Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве. Ознакомление с судебным делом производится в рабочем помещении архива или судебной коллегии в присутствии одного из их работников в обстановке, исключающей возможность изъятия из судебного дела документов (листов) или внесения в них каких-либо изменений.

Лицо, знакомящееся с  делом, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с  делом. Данный документ подшивается  к делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела.