Лица, осуществляющие функции по делопроизводству в аппарате мировых судей

       В автоматизированных программах, в которых  ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.  

       Исковые материалы и заявления, поступившие  по почте, после регистрации в  Журнале учета входящих документов, не позднее следующего рабочего дня, передаются под расписку в указанном  журнале мировому судье. 

       Не  позднее пяти дней после передачи мировому судье материалы и заявления  должны быть возвращены секретарю судебного  участка для оформления. На принятое к производству гражданское дело оформляется учетно-статистическая карточка. В Журнале учета входящих документов делаются отметки о движении заявления (об отказе в принятии, о возвращении заявления, оставлении без движения). 

       Заявления, по которым вынесены определения  об отказе в их принятии, о возвращении  заявления или оставлении без  движения, регистрируются в Журнале учета определений по заявлениям (жалобам) до принятия их мировыми судьями к своему производству.

         По делу об административном правонарушении заводится одна учетно-статистическая карточка (форма № 7) на каждое привлеченное лицо. Регистрация в Алфавитном указателе к делам об административных правонарушениях  также ведется на каждое привлеченное лицо. 

       Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским  делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика). В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами №№ 5, 6 и 7.

              По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера - прошлого и нового года.

       В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

       В картотеку прошлого года взамен изъятых  карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.  

       Производства  по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (ст. 399 УПК РФ), регистрируются в Журнале учета материалов, разрешаемых мировым судьей в порядке исполнения приговоров (форма № 9) и Алфавитном указателе к материалам, разрешаемых мировым судьей в порядке исполнения приговоров. 

       При разрешении вопросов, связанных с  исполнением приговора мирового судьи, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне района деятельности мирового судьи, постановившего приговор, мировой судья, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399 УПК Российской Федерации, направляет копию постановления суду, постановившему приговор, по получении которой в карточке  формы № 5 также делается соответствующая запись. 

       При компьютерном ведении регистрации  и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями к настоящей Инструкции. 

       Для регистрации уголовных, гражданских  дел, дел об административных правонарушениях  и материалов устанавливается примерный перечень индексов:

       «1» -  уголовные дела;

       «2» -  гражданские дела;

       «3» -  материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;

       «4» - материалы по рассмотрению представлений  и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

       «5» -  дела об административных правонарушениях;

       «6» -  материалы по применению принудительных мер медицинского характера по ч.1 ст. 97, п.п. а, б ст. 99, ч.1 ст. 102 УК РФ и Закону РФ «О психиатрической помощи и гарантиях прав при ее оказании»;

       «7» -  материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные учреждения;

       «8» - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении  залога в доход государства;

       «9» -  материалы, по которым отказано в принятии заявлений; материалы по заявлениям, которые оставлены без движения;

       При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.

       В случае изменения действующего законодательства и по усмотрению мирового судьи перечень индексов может быть дополнен. 

       Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или  материала включает соответствующий  индекс, номер судебного участка, порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу  и текущий год, который указывается через дробь.

       Например, 1-10-20/2002 (уголовное дело), 2-10-13/2003 (гражданское  дело), 5-10-11/2003 (дело об административном правонарушении) и т.д.

         Порядковый номер по учетно-статистической  карточке или регистрационному  журналу, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).

         Гражданские дела секретарем судебного заседания подшиваются в обложку (форма № 18).

       На  обложке дела указываются необходимые  сведения (наименование судебного участка, фамилия и инициалы мирового судьи, регистрационный номер и наименование дела, дата поступления и рассмотрения дела, дата передачи в архив, архивный номер). 

       По  уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования  с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при  условии ее надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование судебного участка, порядковый номер дела, дата начала производства в данном судебном участке и т.д.).

       Если  уголовное дело, поступившее от органов  предварительного расследования, было подшито в новую обложку (форма  № 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

       На  обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей,  должна быть сделана об этом отчетливая надпись.  

       На  внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении секретарем судебного заседания помещается справочный лист (форма № 19), в котором отмечаются все действия, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).

         Дела об административных правонарушениях,  другие дела, материалы хранятся  в обложке (форма № 20), на  которой указывается наименование судебного участка, фамилия и инициалы мирового судьи, номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в судебный участок, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив. 

       Дата  поступления дела (материала), указываемая  на обложке, учетно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в судебный участок.

       По  делам, присланным в судебный участок  по почте, дата их поступления указывается  в соответствии с отметкой, сделанной  секретарем судебного участка в день приема дела. 

       Уголовные, гражданские дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после  отмены приговоров, постановлений, решений, определений, и уголовные дела, повторно поступившие в судебный участок  от   прокурора   в  нарушение   установленного  5-дневного   срока (ст. 237 УПК РФ), регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела и получают новый порядковый номер. В карточках форм № 5, 6 делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.

       В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении. 

       В случае выделения уголовного и гражданского дела в отдельное производство  оно регистрируется как вновь  поступившее в день вынесения  мировым судьей постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В уголовном, гражданском деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные мировым судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела. 

         В случае соединения уголовных,  гражданских дел в одно производство  ему присваивается один номер  по первому поступившему делу, дальнейший учет ведется по  первому поступившему делу и  в реквизитах учетно-статистической карточки первого дела указывается, с каким делом оно соединено. В учетно-статистической карточке присоединенного дела также указывается ссылка на номер первого поступившего дела. Дата поступления дела определяется по первичной дате поступления первого из дел. В Журналах регистрации уголовных и гражданских дел указываются сведения о соединении дел. 

       Наряду  с соответствующими записями в основных учетных документах в отдельном  журнале (форма № 22) учитываются уголовные дела, возвращенные мировым судьей прокурору в порядке ст. 237 УПК РФ.

         Заявления (жалобы), поданные с  нарушением требований ст. 131, 132 ГПК  РФ, по определению мирового судьи  остаются без движения. Истцу  (заявителю) не позднее следующего  рабочего дня направляется копия  этого определения. В период установленного судьей срока заявления хранятся в особом наряде.

       Если  недостатки не будут устранены истцом (заявителем) в назначенный мировым  судьей срок, заявление (жалоба) считается  не поданным. С соответствующим сопроводительным письмом такие заявления и приложенные к ним документы возвращаются истцу (заявителю). Подлинник определения мирового судьи, копии искового заявления, сопроводительного письма о направлении заявителю копии этого определения, сопроводительного письма с отметкой о возвращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в наряде № 16.

       В случае устранения стороной указанных  недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в судебный участок в этих случаях считается  день первоначального представления искового заявления (жалобы).  

       Материалы о вынесении дополнительного  решения, разъяснении решения суда, рассрочки, отсрочки, порядка их исполнения, о выдаче дубликата исполнительного  документа отдельно не регистрируются, а приобщаются к соответствующим гражданским делам. 

       Заявления, не принятые мировым судьей по основаниям, перечисленным в ст.134, 135 ГПК РФ, регистрации как гражданские дела не подлежат. Копия определения судьи об отказе в принятии искового заявления либо о возвращении искового заявления вручается (направляется) истцу (заявителю) в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд. Вместе с копией определения истцу (заявителю) возвращаются поданные им документы. Подлинник определения судьи, копия заявления и копия сопроводительного письма о возврате документов хранятся в наряде № 19.

         Заявления, поступившие в порядке  частного обвинения, регистрируются  в Журнале учета заявлений  по делам частного обвинения  (форма № 5.1.) в день их поступления  в судебный участок, а также подлежат регистрации как уголовные дела в Журнале регистрации уголовных дел (форма № 5.2.) и Алфавитном указателе к уголовным делам (форма № 5-а), после вынесения мировым судьей постановления о принятии заявления к своему производству.