Пути рационализации личного труда руководителя

 

Как и другие способности, память может совершенствоваться, при  этом могут использоваться следующие  основные приемы:

• мотивация, т.е. формирование у руководителя соответствующих мотивов, установок, развитие чувства ответственности за порученное дело;
• использование различных специальных приемов для запоминания, аналогичных волшебной фразе: «Каждый Охотник Желает Знать, Где Сидит Фазан», с помощью которой запоминается последовательность цветов в радуге;
• организация материала, который нужно запомнить, его группировка по существенным признакам, что имеет еще большее значение для улучшения памяти, поскольку позволяет человеку оперировать огромным количеством информации.

Таким образом, память тесно связана с мыслительными  процессами.

 

Главными специфическими особенностями мнемических процессов  в деятельности руководителя являются следующие их черты:

1. Во-первых, это не просто большой объем памяти, но и ее высокая структуированость, упорядоченность. Лишь на этой основе возможны два важнейших условия эффективности управленческой деятельности. Первое - долговременная память составляет основу для личного профессионального опыта руководителя, который выступает и важнейшим регулятором, и основным фактором его управленческой компетентности. Второе - благодаря этому обеспечивается свойство высокой мобилизационной готовности информации, содержащейся в памяти, т.е. скорость актуализации "нужных данных в нужное время".

 

2. Во-вторых, важным свойством является и свойство резистентности памяти к внешним  стрессогенным влияниям. Основным средством  организации памяти в деятельности руководителя является ситуационное структурирование информации, при котором целостные  управленческие ситуации выступают  в роли "единиц" структурирования опыта. Нельзя не отметить и такую  типичную для руководителей разновидность  мнемических процессов, как "память на лица".

 

Наличие хорошей памяти - это отлично, но при желании её можно развивать. Применение следующих  способов и методов позволит значительно  улучшить память. Что бы запомнить  определённую информацию, необходимо получить глубокое, яркое впечатление. Для этого нужно:¹¹

• Сосредоточиться.
• Внимательно наблюдать.
• Получить впечатление при помощи возможно большего числа органов чувств.
• Прежде всего постараться получить зрительное впечатление, т.к. оно прочнее.

 

При повторении имейте в виду следующее:

• Повторяйте текст снова и снова, пока он не закрепится в вашей памяти.
• Запомнив что-либо, мы за первые восемь часов забываем столько же, сколько за предыдущие 30 дней, поэтому просматривайте свои записи вновь за несколько минут до выступления.

 

Так же считается хорошим  способом запомнить факт - это ассоциировать  его с каким-либо другим фактом.

Основой укрепления памяти является наблюдательность. Человек  не может запомнить ничего, что  бы ускользнуло бы от его наблюдения. А после наблюдения наступает  второй этап - ассоциативное мышление: путём разглядывания или на слух запоминание возможно, только если объект ассоциируется в нашем  сознании с чем-либо, что мы уже  знаем или помним.

Человеческая память может впитать достаточно большое  количество информации, которая может  пригодиться не только руководителю, но и рабочему персоналу. Память является так же важным элементом в совершенствовании личного труда.

 

3. Умение общаться с людьми.

1. Деловой разговор.

Деловой разговор —  это понимаемый в самом широком  смысле устный речевой контакт между  людьми, связанными интересами дела, которые  имеют необходимые полномочия для  установления деловых отношений  и решения деловых проблем.¹²

Каждодневно, ведя деловые разговоры друг с другом, а также со своими клиентами, такие люди проявляют порой вопиющую речевую безграмотность, что существенно снижает их деловую активность и не позволяет в полной мере реализовать свой потенциал. В то же время деловой разговор как научное понятие в современной лингвистике отсутствует. Отсюда и полная неразработанность устной деловой речи в сфере предпринимательской деятельности.

Деловой разговор —  это в первую очередь устная деловая  речь, которая имеет существенные различия с ее письменной формой. Прежде всего деловой разговор представляет собой непосредственное общение, которое  предполагает конкретного собеседника (или собеседников), что дает возможность  непосредственно воздействовать на него (или на них). Наличие собеседника  позволяет использовать мимику, жесты, интонацию и другую технику общения, что существенно отличает устную деловую речь от ее письменной формы.

Непосредственное  общение исключает возможность  предварительного обдумывания, а потому деловой разговор полон непринужденных форм общения, а также некоторых  грамматических и стилистических особенностей. Так, для этой разновидности деловой  речи характерен определенный отход  от обычных морфологических норм общелитературного языка, которые  в деловом общении нередко  рассматриваются как излишество, не позволяющее точно и кратко передать смысл высказывания.

Разговорная деловая  речь имеет несколько упрощенный характер. Между тем это вовсе  не значит, что слова, обозначающие абстрактные понятия, здесь неуместны. Однако в количественном отношении  по сравнению с письменной деловой  речью их здесь значительно меньше.

Синтаксис делового разговора  всецело отвечает условиям непринужденности и непосредственности речевого общения. Обилие готовых застывших конструкций  и прежде всего речевых штампов  помогает конкретнее, лаконичнее и  понятнее выразить мысль, полностью  исключив ее различное толкование. Отсюда установка на стандартизацию делового языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.

Такая установка существенно  облегчает ведение делового разговора. Действительно, если располагать набором  готовых и уже проверенных  долголетней практикой делового общения стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то выразить ее особых трудностей не составит. Эти  конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и существенно  облегчают положение говорящего, позволяя не тратить дополнительных усилий на поиски нужных формулировок.

Синтаксис делового разговора  характеризуется также неполнотой грамматического состава предложений  и ослаблением форм синтаксических связей в них. Распространены в нем  и присоединительные синтаксические конструкции, связанные предложения  и обращения. Сюда же следует отнести  замену деепричастных и причастных оборотов придаточными предложениями.

Если руководитель хорошо владеет речью и способен правильно вести деловые переговоры, это большой плюс. Однако если человек  не способен слушать собеседник, то даже способность правильно излагать свои мысли и идеи не принесёт ему  больших успехов.

2. Умение слушать собеседника.

 

Умение слушать  играет очень важную роль в нашей  жизни и, особенно в жизни руководителя. Нет таких ситуаций, в которой  коммуникация не играла бы важной роли. Умение слушать уменьшает количество недоразумений и способствует успешной коммуникации. Многие люди думают, что  шансы на успех их выступления  повышаются пропорционально продолжительности речи, и при этом полностью забывают о том, что партнер также хотел бы высказаться. Умение слушать столь же важно, как и умение говорить. Слушание - это не пассивное, а активное действие. Для того чтобы оно действительно было активным, нужно учитывать некоторые правила.

Разговор нельзя прерывать, поэтому, вначале необходимо согласовать  его продолжительность с партнером  по коммуникации. Человеку полезно  всегда выслушивать говорящего до конца.

Сам по себе процесс  слушания включает четыре ступени:¹³

1. Восприятие
2. Идентификация
3. Оценки и характеристики
4. Ответы

 

1.Восприятие. Речь  идёт о том, как можно более  полном восприятии и сохранении  сообщения говорящего. Иногда этому  мешают такие факторы, как шум,  непонятное произношение, недостаточная  собственная сосредоточенность  или опасение забыть что-либо. Хорошее восприятие - это способность:

• не перебивать говорящего;
• переспрашивать, если что-то не поняли;
• полностью сконцентрироваться на говорящем;

 

2.Индентификация: Это  значит, что нужно понимать сообщение  говорящего так, как его понимает  он сам. Хороший слушатель переспрашивает, если он не понял смысла  сказанного.

 

3.Оценки и характеристики: Сообщение, которое воспринималось  нейтрально, можно оценить и охарактеризовать.

 

4.Ответы: Лишь после  того, как собеседник прослушал  Вас, он может задавать вам  вопросы, на которые необходимо  коротко и точно ответить.

 

К сожалению, не каждый способен слушать, однако подлинное  умение слушать может предоставить множество преимуществ:

1. Информация. Вы много узнаете о партнёре по коммуникации: его мысли, чувства, проблемы, желания, интересы и цели.
2. Внимание. Благодаря открытым вопросам партнёр по коммуникации почувствует Ваш интерес к своей личности и к теме беседы. С помощью открытых вопросов он углубится в суть проблемы и соответственно сформулирует свой ответ.
3. Симпатия. Благодаря открытым вопросам можно вызвать у партнёра по коммуникации позитивные чувства, и завоюете его симпатию, потому что покажете ему, что Вам он интересен и его точка зрения.

Так же необходимо помнить  о типичных ошибках, которые совершаются  при выслушивании собеседника:¹⁴

1. Не воспринимаем смысл того, что говорят. Фразы проходят мимо нашего внимания. Они просто не имеют для нас значения, и собеседник обычно прекрасно это чувствует.
2. Часто обдумываем свои аргументы и возражения, пока собеседник ещё говорит.
3. Хотим быть умнее собеседника, и думаем, где и как можно улучшить его предложение, вместо того, что бы понять его.
4. Часто вообще не слушаем, потому что говорящий нам неприятен, вызывает неуверенность или же просто нам не нравится.

3. Разговор по телефону.

 

Телефон, дополняя традиционные способы общения между людьми, позволил увеличить скорость обмена информацией. Время телефонных разговоров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растёт.

С чересчур настойчивыми звонками можно бороться точно так  же, как и с назойливыми посетителями: свести к минимуму разговор; отложить его на более удобное время; прервать, сославшись на то, что вы заняты; придумать  нечто такое, что позволит вам  не снимать трубку, когда звонят не те, кто вам нужен.

Любой звонок создает  проблему, уже хотя бы потому, что  отвлекает от работы. Часто советуют руководителям выполнять следующие, не трудные правила, которые помогут  избежать длительных ненужных разговоров, а так же сохранит время для  других дел:

избегать длительных телефонных разговоров;

всегда заранее  знать, ради чего снимается телефонная трубка и с кем предстоит разговор;

вести все телефонные разговоры на деловом уровне.

Очень часто люди не задумываются о том, что необходимо говорить во время телефонной беседы, для этого необходимо подготовиться. Подготовка должна включать:¹⁵

• поиск и подбор нужного материала;
• обдумывание разговора;
• составление плана разговора.

Умение общаться по телефону и принимать сообщения, к сожалению, присуще не каждому, человек неопытный вообще может  пропустить половину информации или  забыть спросить о таких важных подробностях, как дата предполагаемой встречи, время, место.

Так же следует учитывать  ключевые момент в умении вести телефонный разговор. К их числу относят:¹⁶

• умение внимательно слушать;
• привычка всё записывать;
• умение корректно ставить вопросы.

Снимая трубку, чтобы  ответить на звонок, надо, прежде всего, внимательно выслушать абонента, иначе, если человек не расслышит  по телефону, к кому обращается абонент, или неправильно истолкует его  слова, то это нанесет урон репутации  фирмы. Если на линии какие-то помехи, плохая слышимость, надо сразу обратиться к мастерам, чтобы они устранили  все неисправности или проверили  линию.

Если что-то в течение  разговора осталось неясным, можно  попросить говорящего сообщить некоторые  дополнительные сведения. Также можно  заранее составить контрольный  перечень вопросов, которые следует  задать, чтобы выяснить все обстоятельства дела.

Можно выделить структуру  любого телефонного разговора, которая  состоит из четырёх обязательных элементов:

1. взаимное представление;
2. введение собеседника в курс дела;
3. обсуждения ситуаций;
4. заключения.