Пути рационализации личного труда руководителя

Введение.

Цель работы: рассмотреть основные способы усовершенствования личного труда руководителя.

Задачи работы:

1. Проанализировать понятие самоменеджмент и его принципы
2. Дать определение понятию организация труда
3. Изучить основные методы реализации личного труда руководителя:

1. способы увеличения свободного времени;
2. создание правильного плана;
3. аспекты совершенствования памяти руководителя;
4. способы общения с людьми по телефону и в реальной жизни.

Объектом данной работы будет являться управленческий труд.

Предмет исследования - факторы и пути повышения эффективности труда руководителя.

Актуальность: на мой взгляд, данная тема является актуальной, поскольку должность руководителя является очень распространенной и нужной в наши дни и в будущем. В настоящее время, когда всё больше объектом работы становится человек, компании и крупные организации нуждаются в работнике, который способен правильно управлять людьми. Руководитель -  это человек, который способен и обязан, умело руководить подчиненными. Необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом,  то руководитель  не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации. Если руководитель не спланирует и правильно не организует свою работу, то это приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, в конечном счете, скажется на качестве управления.

Практическая значимость изучения способов рационализации личного труда руководителя заключается в том, что результаты исследования могут использоваться в практической работе руководителями компаний и организации для повышения своей работоспособности. Что бы деятельность руководителя приносила высокий коэффициент пользы, ему необходимо правильно планировать свои действия. На первый взгляд может показаться, что это легко, но это не так, что бы успевать во всём, необходимо приложить немало усилий. Моя тема способна рассказать о том, что необходимо делать для достижения высоких результатов. Я представляю в своей работе несколько аспектов, которые, по моему мнению, влияют на совершенствование труда руководителя. При правильном использовании методов, представленных в моей работе, руководитель сможет добиться высоких результатов.

 

1: Теоретические основы организации и усовершенствования личного труда руководителя.

1. Понятие самоменеджмент.

Перегрузка руководителя является следствием пересечения его  многочисленных задач. Зачастую необходимо решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.

 Что же такое самоменеджмент?

Самоменеджмент¹ представляет собой последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента  состоит в том, чтобы максимально использовать

собственные возможности, сознательно  управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.

Необходимо так же выделять основные принципы самоменеджмента², которые позволят организовать труд руководителя:

1. Самопроизвольность.

Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление эффекта  в условиях управляемых систем. В  определённых условиях этот принцип  позволяет не только учитывать огромные скрытые возможности любых социально-экономических  систем, но и передавать им большую  часть функций, в том числе  и самоменеджмента. Учёт этого принципа требует определённости в поведении  руководителей, менеджеров и самих  исполнителей процесса. Параллельные процессы и сам эффект обеспечивают благоприятные возможности для  реализации на практике функции самоуправления.

2. “Погружённость” системы. 

Данный принцип при  реализации самоменеджмента последовательный. Эффект самоорганизации, саморазвиваясь и возникая лишь в так называемых “погружённых” в свою внешнюю  среду, во-первых, зависит от состояния  необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений и  в части доступа к ним, во-вторых, спонтанно может ограничивать число  состояний по формированию любых  системообразований следующими конечными  результатами: а) для “себя” (до завершения работы); б) для теневого рынка; в) для общества. “Погружённость” обеспечивает возможность возникновения эффекта самоорганизации.

3. Направленность самоорганизации. 

Принцип не гарантирует устойчивость самоформирующегося процесса, развивает  параллельность: на себя (семью), теневой рынок, на общество.

4. Искусственное начало.

Руководители, менеджеры  должны либо учесть, либо искусственно “создать” такую ситуацию, в  которой “погруженные” в систему могут какое-то время обеспечивать себя тем, что им необходимо для “сдерживания” эффекта самоликвидации.

5. Ресурсная поддержка. 

При реализации этого принципа следует учесть несколько моментов:

а) самоменеджмент, создав конкретную горизонтальную систему, должен дать ей самоопределиться, то есть менеджер обязан стать на время наблюдателем;

 б) конкретная система  произвольно решает необходимые  задачи для обеспечения себя  ресурсами и услугами;

 в) при развитии  самоуправления способна ликвидировать  себя с получением или без  получения результатов;

 г) практически система,  реализовав свои внутренние задачи, способна мгновенно финишировать  по конкретной работе в пределах  предыдущих принципов, не заботясь  о конечных результатах.

1.2. Понятие организации труда руководителя.

В настоящее время всё  больше факторов оказывает влияние  на успешность развития организации. Одним  из таких факторов является организация  труда руководителя.

Организация труда или  организационные отношения - это  форма, в которой реализуются  экономические результаты трудовой деятельности. Поэтому организация  труда рассматривается как составная  часть экономики труда.³

В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует  полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно  помогают остальные работники. Цель работы руководителя – выработать направление развития и правильно  организовать работу.

На организацию труда  руководителя влияют: стиль работы, используемые формы и методы управления коллективом, уровень руководства, техническое оснащение рабочего места и др. факторы. Организация  процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения, возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств и предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление, и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях.

Типовыми составляющими  труда руководителя, учитываемыми при  установлении распорядка работы, являются:

• постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели);
• планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач);
• установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению;
• осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей);
• информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей).

Конкретизация и детализация  характера и содержания работ  производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов  выработки и реализации конкретных решений.

 

2. Методы рационализации личного труда руководителя.

1. Время.

Время управляет жизнью. И всё-таки его некогда не хватает. Чем больше времени нам необходимо, тем меньше его оказывается. Мы чувствуем себя порабощенными часами на стене. Не хватает времени делать то, что мы должны сделать, не говоря уже том, что бы заняться тем, что нам по душе. Для руководителя очень важно организовать своё время правильно и вовремя. Однако, пытаясь эффективно организовать свой день, руководитель сталкивается с определенными пробелами.⁴

 

Проблема № 1: управленческий цикл не имеет завершения.

Работа руководителя отличается от обязанностей, например, рабочего на производстве, который должен просто выполнить дневную норму выработки, после чего спокойно может идти домой. Работа руководителя, особенно высшего звена. Не имеет чёткого завершения, ему приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно. В связи с этим он всегда чувствует, что должен сделать что-то ещё.

 

Проблема № 2: информационные перегрузки.

Весьма актуальной для  руководителей является проблема информационных перегрузок. Данная проблема способна привести к тому, что информация, захлёстывающая восприятие, могут заметно подавить способность думать и действовать у руководителей, терзаемых необходимостью принимать неотложные, непрерывные, срочные решения.

 

Проблема № 3:переработка информации.

Руководитель, поглощённый  переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии эффективно реагировать на все сообщения.

Что бы преодолеть все эти  трудности и проблемы, чтобы у  руководителя к концу рабочего дня  не оставалось ощущения, что. Проделав огромную работу, он так и не сделал главных, наиболее срочных и значимых дел, всем руководящим работникам необходимо проводить анализ использования  своего рабочего времени.

 

Сумев предусмотреть данные проблемы и во время их решить, руководитель сможет  своевременно закончит поставленные цели и дела. В результате чего, сэкономит  часть своего времени.

Так же сэкономить время  поможет такая не сложная операция, как определение внешних причин дефицита времени, которые обусловлены  воздействием окружающей среды и  не зависят от личных качеств и  способностей руководителя. Сюда можно  отнести следующего рода проблемы:

 

1. Нагромождение работ.

Такая проблема возникает, когда руководитель стремится делать всю работу сам  и часто за выполнением мелких и незначительных дел не успевает заняться наиболее важными. Это говорит  о том, что он не имеет представления  о степени важности работ, не занимается установкой приоритетов и разбивкой  задач на более и менее значимые. Данная проблема забирает у руководителя время, которое он мог бы потратить  на более важную работу.

 

2. Неэффективный информационный обмен.

Если  система коммуникаций на предприятии  продумана плохо, то руководителю приходится тратить дополнительное время на получение необходимой информации. Руководителям организаций, в которых  существует подобная проблема, необходимо пересмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и  более четко определить с какими именно блоками информации должно работать каждое конкретное подразделение фирмы. Проведение данной процедуры необходимо для улучшения работы в отделе и организации.

 

3. Слабая мотивация труда.

На  предприятиях, где высшее руководство  не заботится о создании системы  стимулирования труда. Как правило, традиционно низкая производительности. Работники среднего и низового уровней не стремятся сделать свою работу эффективной, работают с прохладцей, что в результате порождает несвоевременное выполнение производственных заданий и хроническую нехватку времени.

Выходом из этой ситуации будет разработка мероприятий, направленных на усиление мотивации у сотрудников предприятия, с учетом того, что мотивом для  повышения эффективности труда может быть не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста.

 

На недостаток времени  влияют не только внешние причины, но и внутреннее. Внутренние причины  дефицита времени зависят от характеристик  личности руководителя, таких как  организованность и самодисциплина, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно  выделить следующие⁵:

 

1. Постоянные доработки дома.

Эта проблема тесно связана с предыдущей, поскольку  все время, спеша и не успевая ничего сделать на работе, руководитель вынужден доделывать свои дела в нерабочее время. Постоянно действуя в таком режиме, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку здоровья.

 

2. Суетливость