Пути рационализации личного труда руководителя

Эта черта  во многом обусловлена характером и  особенностями темперамента человека, ему часто бывает трудно бороться с самим собой. Но когда руководитель ясно видит, что какие-то его личностные качества отрицательно сказываются  на результатах работы, он должен сознавать, что если хочет быть успешным в  своем бизнесе, то необходимо от таких  качеств избавиться.

Кроме того, суетливость может быть вызвана  неумением организовать свой день, когда плохо спланированная последовательность дел заставляет метаться от одного к другому и в результате в  конце рабочего дня у руководителя остается ощущение, что не сделано  ничего.

3. Бесплановость работы

Человек, привыкший все делать спонтанно, решать проблемы по мере их возникновения, не думая о том, что многие из них  можно было бы предотвратить, не видит  необходимости в планировании своих  действий. Придерживаясь таких принципов  в личной жизни, он переносит их и  на общий стиль жизни своей  организации.

Постоянный  дефицит времени неизбежно будет  являться неотъемлемой частью подобного  поведения. Ведь, не желая продумывать  свои действия хотя бы на несколько  шагов вперед, руководитель не сможет предвидеть и того, сколько времени понадобится для решения очередной возникшей проблемы или для выполнения очередной неотложной задачи. Неслучайно планирование выделяется как одна из основных функций управленческой деятельности.

Человек, который никогда  не задумывался о том, насколько  эффективно он использует свое время, в конце концов, сталкивается с ситуацией, когда бесконечную вереницу дел, каждое из которых по-своему важно, уже невозможно втиснуть не только в рабочие часы, но и в те 24 часа, которыми исчисляются сутки. А ведь следующие сутки чреваты новыми делами, такими же неотложными, и человек начинает понимать, что положение его безвыходно.

Да бы не попадать руководителю в ловушку, которую он сам, по сути, сделал, необходимо научиться рационально, использовать своё время.

 Во-первых, нужно выделить перечень дел, которые необходимо переделать за день, включает не только деловые встречи, работу с документацией и прочее, что касается профессиональных обязанностей менеджера. Так же не стоит забывать о делах запланированных. В этот блок входит значительная часть того, что необходимо сделать на работе, а также некоторые бытовые мелочи тоже весьма полезно бывает заранее распределить по времени и по степени важности.

Для того чтобы правильно  распределить все упомянутые виды занятий  в течение своего дня, необходимо прежде всего решить для себя, какие  из них имеют наибольшую, а какие  — наименьшую значимость, т. е. необходимо расставить приоритеты.

Во-вторых, правильно расставить приорететы. Приоритетность того или  иного явления для каждого  конкретного человека зависит в  первую очередь от того, какие жизненные  цели ставит перед собой этот человек. Но если он занимает руководящую должность  в какой-либо организации, то свои личные цели он должен соотносить с целями корпоративными и, уже исходя из этого, создавать список приоритетов, на которых  нужно сосредоточить внимание в  первую очередь.

В-третьих, необходимо расставлять  приоритеты не только среди дел, но и среди персоналий. Устанавливая приоритеты в области личных контактов  с людьми, менеджер для начала должен составить список тех, с кем ему  приходится чаще всего общаться. Фиксируя, кто и по какому поводу обращался  к нему (предположим, в течение  недели), руководитель со всей очевидностью поймет, что очень многие контакты не имели никакой пользы. А ведь он тратил на это свое время!

2. План. Записная книжка руководителя или же список дел.

Огромное количество время  не принесёт руководителю пользу, если он не сможет правильно распланировать свои дела.

Основной задачей в  данном случае будет являться то, насколько  четко руководитель представляете  себе свою роль в трудовом процессе и каковы его основные цели. Перво-наперво необходимо правильно поставить и определить цель.

Цель — это просто инструмент, основное назначение которого заключается  в придании нечетко оформившейся проблеме совершенно ясной формулировки, что позволит вам с толком ею заняться. Как и любой инструмент, она  требует определенных навыков и  умений. Она должна иметь для вас  и для всех, кого это касается, определенный смысл и быть четкой и ясной, но нельзя переусердствовать  в погоне за избыточной четкостью. Цель, страдающая некоторой неопределенностью, лучше, чем вообще отсутствие цели. Особенно это касается тех случаев, когда вы их устанавливаете для себя, а не для других. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, нацеленными на результат и связанными по времени.

Успешно распланировать свой день руководителю поможет так же правильное определение повседневных приоритетов. Для того чтобы облегчить  свою жизнь, вам следует осуществлять перспективное планирование, позволяющее  без спешки, методично отслеживать  достижение той или иной цели. Но такая возможность в реальной жизни появляется редко. Рабочий  день, по всей вероятности, будет проходить  в реагировании на многочисленные рутинные задачи, кризисные ситуации, просьбы  и нарушения. Что бы не запутаться во всей этой суматохе, необходимо выбирать задачи учетом важности и срочности. В таком случае очень удобно и практично будет использовать матрицу управления времени⁶( приложение 1).

Планирование  действительно является одним из главных элементов в совершенствовании труда руководителя. Можно также использовать необычное планирование, а планирование двухступенчатое. Первая ступень – составляется список всех необходимых дел. Вторая ступень – дела ранжируются в соответствии с приоритетностью. Для ранжирования дел можно использовать систему «1-2-3».

 Дела  из категории «1» самые важные. Однако их выполнение требует  всего 10% времени. При этом эффект  от выполнения этих дел достигает  70%!

 Дела  из категории «2» - дела средней  важности. На их выполнение уходит 20% времени. Эффект от их выполнения  – 20%.

В категорию  «3» стоит отнести дела малой  важности – рутину, которая занимает 70% времени, но приносит всего 10% результатов.

Для каждого дела записывайте, как долго вы работали, была ли выполнена  задача, и ставьте рядом с ним  номер, обозначающий его место на вашей шкале ценности. В конце  дня посмотрите, сколько действий вы поставили на первое место и  сколько времени потратили на каждое из них. Такая нумерация позволит понять, правильно ли Вы потратили времени на «ценные действия» — те, которые дают наиболее реальные результаты.⁷

При таком ранжировании дел хорошо использовать такой правило как, пока не выполнишь до конца первую задачу не следует приступать к другой. Такой способ позволит увеличить скорость выполнения необходимых дел.

Однако не следует забывать о том, что не стоит планировать всё время. Специалисты рекомендуют планировать лишь 60% своего рабочего времени. 20% рекомендуется оставить на решение непредвиденных трудностей и задач, а еще 20% оставить для свободной творческой деятельности. Так же необходимо помнить о том, что каждому человеку следует отдыхать  и как бы ни казалось это странным, но перерывы нужно также включать в свой рабочий день

Ещё один важный элемент  – умение выполнять неприятные дела. К разряду неприятных относятся  такие дела, которые по каким-либо причинам руководителю не хочется или неинтересно выполнять. Поэтому он стремиться любыми путями отложить их выполнение в долгий ящик. Постепенно такие дела накапливаются, что требует уже гораздо больше сил и времени для их выполнения. Необходимо помнить, неприятное дело не исчезнет само по себе, поэтому, чем раньше Вы его сделаете, тем больше свободного времени у Вас останется.

Довольно часто при  планировании своего времени руководители используют записные книжки или же ежедневники. Считается, что записная книжка способна облегчить работу руководителя. Например, ежедневник позволяет распределить свои дела на неделю, месяц, а то и год вперёд. В заполнении ежедневника не должно быть мелочей, для этого следует придерживаться несколько правил⁸:

• все записи должны быть достаточно подробными и понятными.
• в дневнике должно найтись место для некоторых важных для вашего секретаря пометок, которые можно было бы расшифровать в ваше отсутствие.
• записи должны делаться карандашом, что бы при необходимости их можно было легко заменить, не допуская неряшливости в дневнике.
• в конце дня необходимо вычёркивать выполненные дела.

Записная книжка должна быть компактной и выполнять функцию  «оперативной памяти». Она предназначена  для того, что необходимая информация всегда была под рукой.

По  сути дела это очень большой плюс, если руководитель выносить необходимые  дела на бумагу. Составление списка того, что нужно сделать, дает много преимуществ. Это позволяет вам планировать дела заранее. Написав заранее список дел хотя бы на один день, можно заметить, что выполнение запланированных дел проходит своевременно и без особых усилий. Имея под рукой список дел, руководитель сможет почувствовать безопасность и уверенность в себе.

Список не позволит вам что-нибудь забыть. Для многих это само по себе является основной причиной составления таких списков. Давайте посмотрим правде в глаза: в суете и суматохе повседневной жизни легко забыть о важном деле. Однако не заметить последствия такой  забывчивости будет гораздо сложнее. Принять решение гораздо легче, если есть список дел. Кроме того, список может мотивировать вас. Дополнительное преимущество его состоит в том, что вы можете вычеркивать все  дела, которые доводите до конца.

Когда руководитель сможет правильно использовать ежедневник или же список дел, то у него появится достаточно много времени для  выполнения своих личных желаний  или же на своё хобби.

3. Память.

Память руководителя будет играть так же важную роль в его карьере. Память - это сложный психологический процесс, который предполагает запечатление, сохранение и воспроизведение прежнего содержания нашего опыта. Память руководителя должна быть соответствующей тем специфическим требованиям, которые предъявляет к ней управленческая деятельность.

Суть этих требований определяется всеми общеорганизационными и психологическими особенностями  управленческой деятельности. По отношению  к мнемическим процессам они  состоят в следующем: ⁹

• Особое место в структуре запоминаемой и сохраняемой информации характеристик «социального объекта». Это информация не о предметах, а о субъектах, и она очень специфична.
• Очень большой объем, информации, подлежащей фиксации и сохранению в памяти руководителя для эффективной деятельности.
• Высочайшая степень разнообразия информации, обусловленная социотехническим характером организационных систем; наличием двух принципиально разных категорий информации субъектной и объектной.
• Разнотипность фиксируемой информации: это информация о «фактах», о «мнениях», «об отношениях», «о системе», «о среде» и др.
• Взаимообязанность практически всех информационных источников, что требует, не их механическою запоминания, а постоянной и активной систематизации, выделения, а затем запечатления лишь главного.
• Высокая динамичность изменения оперативных ситуаций управления, невозможность точно спрогнозировать, какая именно информация потребуется в ближайшее время, и, следовательно, необходимость постоянной готовности памяти к актуализации информации.
• Жесткий временной режим многих ситуаций управления, предъявляющий соответствующие требования к скорости воспроизведения нужной информации в памяти.
• Повышенная напряженность управленческой деятельности, оказывающая отрицательное влияние на мнемические процессы.

Все эти главные  особенности управленческой деятельности предъявляют особые требования к  двум основным видам памяти, к двум сферам мнемической организации  руководителя к его оперативной  и долговременной памяти.

Даже при обладании  достаточно хорошей памяти руководители способны делать ошибки при использовании  сохранившейся у них информации. Одни из типичных ошибок при использовании  памяти у руководителей:¹⁰

• ошибка «излюбленной ситуации», хорошо сохранившейся в памяти, — перенос условий, решений, информации из одной ситуации, ранее имевшей место, на другую, хотя и подобную первой. Эта ошибка ведет к упрощению способов поведения руководителя, их стандартизации. Путь преодоления такой ошибки — всесторонняя оценка ситуации, каждая из которых является неповторимой;
• ошибка «любимых причин» при объяснении тех или иных повторяющихся явлений — так, негативное поведение подчиненных привычно объясняется их ленью, в то время как истинные причины могут быть весьма разнообразными: недостатки в организации производства, слабое стимулирование, плохо налаженная система контроля и т.п.;
• ошибка «краев и середин» — упущение того обстоятельства, что в процессе сообщения информации лучше всего запоминается ее часть, которая находится в начале или в конце сообщения; часть, которая находится в середине сообщения, часто ускользает от нашего внимания. Поэтому наиболее ценную информацию нужно помещать в конце или в самом начале доклада, выступления, беседы, сообщения, решения.