Методы, средства и приемы экономии времени при выполнении управленческой деятельности

     Таким образом, с учетом всего вышесказанного, мы приходим к выводу, что современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью.

     Далее я рассмотрю один из важнейших  методологических аспектов рациональной организации труда руководителя – эффективное управление, организация и  использование времени руководителя.  

     А теперь я подробно изложу материал, который я изучила по данной теме.

     1.1. Значение фактора времени

     Трудно  воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. Вспомним шутливый тезис А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай».

        Власть над временем дается только Тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени. Первый директор Центрального института труда Алексей Капитонович Гастев отмечал: «Мы проводим на работе лучшую часть своей жизни. Важно же научиться так работать, чтобы работа была легка. И чтобы она была постоянной жизненной школой».

        Вместе с тем каждый человек  постоянно своей жизнью подтверждает  величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает.

        Изучение бюджета времени немецких  управляющих показало, что только 8% из них не нуждаются в дополнительном  времени, тогда как остальным  опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени, В общей сложности 65% руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20% и более (до 100%) дополнительного времени — а это один или два дополнительных рабочих дня в неделю.

        Известный эксперт по рационализации  труда А. Макензи опросил в  течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам,

        Из каждых ста менеджеров:      

       • лишь один имеет достаточно  времени;

        • десятерым требуется на 10% больше  времени;

        • сорока менеджерам нужно  25% дополнительного времени;

        • остальным не хватает 50% времени.

       Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

        Именно в деловом мире наиболее  часто употребляют поговорку  «Время—деньги», однако:

        • время—это не только деньги;

        • время дороже, денег;

        • время—это сама жизнь.

        О значении времени можно сказать  и следующее:

        • время необратимо;

        • время нельзя умножить;

        • время нельзя накопить;

        • время нельзя передать;

        • время проходит безвозвратно.

        Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя, для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

         Временем как ресурсом каждый  человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны. Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме — явление, наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и прежде всего руководителей?

          Руководитель должен уметь ценить  фактор времени. К сожалению,  в любой сфере труда можно  увидеть, что немало рабочего  и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

          Можно сказать, что нередко  еще мы попросту растрачиваем  время.     

         Работа в учреждениях часто  начинается лишь после 30-минутной  раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

         Видный теоретик управления Платон  Михайлович Керженцев подчеркивал,  что время для нас является  ценностью особого рода. Его нельзя  скапливать и сберегать, оно  течет беспрерывно и ежесекундно  ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно[6].                                     

     1.2. Время и содержание труда руководителя

     Деятельность  руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса управления. Исходя из этого, мы получим следующий перечень задач управления:

        1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач  на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

        2. Организация  деятельности как  в масштабе всего предприятия,  так и в рамках его функциональных подразделений.

        3. Планирование ресурсов рабочей  силы, ее подбор, ознакомление с  производством и обучение.

        4. Руководство персоналом, его мотивирование,  информирование и сотрудничество с ним.

        5. Принятие решений.

        6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

        7. Совершенствование деятельности  организации в целом.

        Вы заметили, что в задачи управления  не включена важнейшая составная  часть деятельности — выполнение  запланированных мероприятий. Естественно, что выполнение этих мероприятий тоже следует планировать, но задача управления не содержит в себе функций руководителя, которые предусматривали бы его практическое участие в непосредственном осуществлении работ. Другое дело, если руководитель сам в рамках своего рабочего времени пожелает принять участие в той или иной практической работе. Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

     Названные выше задачи, входящие в должностные  обязанности руководителя, направлены на управление деятельностью организации и людьми. Сами руководители указывают следующий перечень своих задач: 

        1. Планирование своей работы по  управлению и выполнению заданий.

        2. Планирование использования своего  рабочего времени.

        3. Контроль и совершенствование  своей эффективности.

        4. Поддержание своей мотивированности.

        5. Самосовершенствование для выполнения  задач сегодня и в будущем.

        6. Поддержание и совершенствование  качества своей жизни.   

           

     1.3. Характер и содержание работы руководителя

     ХАРАКТЕР  РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

     По  своему характеру работа руководителя является управлением действиями людей с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и возможности. Он должен хорошо знать и своих подчиненных, их интересы на работе, да и вообще в жизни. Чем лучше руководитель знает своих подчиненных как по работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха. Работа руководителя заключается в том, что он оказывает свое влияние на других индивидуально или в составе группы. В настоящее время все больше распространяется форма управления группой, что предполагает готовность и умение руководителя действовать в качестве члена группы. Управление группой - это более сложное дело, чем индивидуальное руководство. Поэтому руководителю следует развивать себя прежде всего как руководителя группы.

        К основным качествам руководителя  относится необходимость быть  примером и опорой для других, именно с него подчиненные  берут пример, как надо планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен оказывать эффективное влияние и на результаты работы. Далее, руководитель должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от принятого способа управления.

        В обязанности руководителя, особенно  в небольших организациях и  на невысоких уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во время ознакомления с производством. 

               СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

     Работа  руководителя представляет собой составную  часть всей работы по управлению. При определении поля деятельности руководства мы уже частично касались некоторых важнейших задач, входящих в компетенцию руководителя. В приведенном перечне задач отсутствуют те, которые касаются непосредственно управления деятельностью, производства, поскольку основное внимание уделено нами управлению людьми. Исходя из этого важнейшими задачами руководителя являются.

     • 1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

     • 2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля. При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

       • 3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться  о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.

     • 4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.

     • 5. Обучение и совершенствование  персонала.

     • 6. Вопросы трудовых отношений и  заработной платы.

     • 7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана здоровья).

     • 8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.

        Как видите, содержание работы  руководителя является весьма  многогранным. На практике удельный  вес каждой из перечисленных  задач может быть различным,  что зависит от целей организации и от положения самого руководителя. Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.

     1.4. Требования к руководителю

     На  основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования, выдвигаемые перед самим руководителем. Он несет ответственность за данное подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.