Методы сбора и обработки информации в системе управления на примере ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии Забайкальского края»

fy">     Лавинообразное  увеличение данных, наблюдаемое в  последние годы, пошло впрок очень  немногим компаниям. Большинство вообще не изучает накопленную информацию (которая часто хранится в разных информационно-технических системах или в разных бизнес–единицах). Тщательно анализируя бизнес–процессы и накопленные данные, они бы сопоставляли передовой опыт в разных регионах, выявляли, какие потребители обслуживаются недостаточно или, наоборот, чрезмерно.

     Не  так давно к информационно-техническим подразделениям относились как к службам поддержки. Однако сегодня информационные технологии не только обеспечивают работу компаний, но и связывают их с внешним миром — партнерами и клиентами.

     Работа  с информацией (информационная культура) является одним из важнейших компонентов  попыток компании управлять изменениями.⁷ Мы можем говорить о ценностях, установках и поведении, которые влияют на процессы осознания, сбора, организации, обработки, распространения и использования информации. Есть три принципиальных причины, в силу которых менеджер сегодня должен заботиться об информационной культуре своей компании. Во-первых, она уже не является частью общей организационной культуры компании. Все больше компаний понимают необходимость преобразований, ориентированных на свои отрасли и рынки. Чтобы влиять на будущее, нужно представлять себе, на что оно будет похоже, для чего, в свою очередь, нужно работать с разнообразнейшей деловой, рыночной, политической, технологической и социальной информацией. 

     Во-вторых, информационные технологии делают возможным  создание в компаниях компьютерных сетей, с помощью которых идет общение между менеджерами, но важно  знать, как люди используют эту информацию. Само по себе создание такой сети со всеми ее рабочими станциями и  мультимедийными возможностями не гарантирует того, что информация будет использоваться более разумно и более эффективно.

     В-третьих, для разных функциональных служб, подразделений  и рабочих групп информационная культура различна, а это означает различие подходов к процессам осознания, сбора, организации, обработки, распространения и использования информации. Поэтому многие менеджеры согласятся с тем, что информационная культура важна для выработки стратегии и осуществления перемен, но нет определенности в вопросе — как повлиять на использование информации.

     Сегодня в компаниях можно встретить  четыре разновидности информационной культуры (рисунок 4). Каждая влияет на способ использования информации — информационное поведение — и отражает приоритеты руководителей компании в использовании информации для достижения успеха или предотвращения провалов.⁸

Рисунок 4. Определение типа информационной культуры 

     Сегодня одной из главных задач менеджеров является увязка информационной культуры и поведения со стратегиями изменения управления и производства. Менеджерам следует относиться к информационной деятельности как к одной из важнейших для компании.

     Кроме этого, необходимо сказать использование  и влияние на процессы сбора и  обработки информации новейших систем и технологий, в частности речь пойдет о глобальной информационной системе – Internet.

     Использование Internet технологий при создании систем сбора и обработки информации и построении информационных систем различного назначения в ближайшее время станет доминирующим в мировом информационном пространстве по следующим причинам. Эти технологии:

     - Позволяют организовать с достаточной  простотой для пользователя системы  поиска нужной информации;

     - Предъявляют минимальные требования, как с технической стороны,  так и со стороны программного  обеспечения к рабочему месту  клиента;

     - Поддерживают распределенные системы  хранения информации и множественные методы ее хранения;

     - Поддерживают работу с практически  неограниченным объемом разноплановых данных;

     - Предоставляют технологически простой  способ администрирования информационных  систем с одного рабочего места;

     - Поддерживают удаленные методы  редактирования и пополнения  информации

     Таким образом, можно сделать вывод, что  работа с информацией (информационная культура) является одним из важнейших компонентов попыток компании управлять изменениями. Мы можем говорить о ценностях, установках и поведении, которые влияют на процессы осознания, сбора, организации, обработки, распространения и использования информации. Есть три принципиальных причины, в силу которых менеджер сегодня должен заботиться об информационной культуре своей компании. Во-первых, она уже не является частью общей организационной культуры компании. Все больше компаний понимают необходимость преобразований, ориентированных на свои отрасли и рынки. Чтобы влиять на будущее, нужно представлять себе, на что оно будет похоже, для чего, в свою очередь, нужно работать с разнообразнейшей деловой, рыночной, политической, технологической и социальной информацией. 

     Во-вторых, информационные технологии делают возможным  создание в компаниях компьютерных сетей, с помощью которых идет общение между менеджерами, но важно  знать, как люди используют эту информацию. Само по себе создание такой сети со всеми ее рабочими станциями и  мультимедийными возможностями не гарантирует того, что информация будет использоваться более разумно и более эффективно.

     В-третьих, для разных функциональных служб, подразделений  и рабочих групп информационная культура различна, а это означает различие подходов к процессам осознания, сбора, организации, обработки, распространения и использования информации. Поэтому многие менеджеры согласятся с тем, что информационная культура важна для выработки стратегии и осуществления перемен, но нет определенности в вопросе — как повлиять на использование информации.  
 

3. Методы  сбора и обработки  информации в системе  управления.

Стандарт  ИСО управления 9001-2008 

     В наше время в условиях глобализации бизнеса, требующего резкого снижения затрат на выполнение производственных функций, мобильности персонала, возможности  доступа к требуемой информации и работы с ней в любой точке  мира, невозможно представить себе жизнь без систем сбора и обработки информации, главными показателями которых является повышение уровней сохранности и доступности информационных ресурсов (информационных массивов, баз знаний и программных модулей) и эффективное управление ими.

     При поиске решений в управленческой сфере используются следующие методы обработки и анализа информации⁹:

     1. Эвристические - используются когда информации недостаточно и нельзя точно очертить границы применения формализованных методов, оценить допуск ошибки:

• метод коллективного блокнота
• мозговой штурм
• приём синектики
• кейс-метод

     2. Традиционные методы:

• метод сравнения
• метод относительных и сравнительных величин
• графический метод

     метод группировки

     3.Способ  детерминированных факторов:

• способ цепных подстановок
• способ абсолютных разниц
• способ относительных разниц

     4. Способы стохастического факторного  анализа:

• корелляционно-регрессионный анализ
• дисперсионный анализ
• компонентный анализ
• многомерный факторный анализ

     5. Способы оптимизированных показателей:

• экономико-математические методы
• программирование
• теория массового обследования
• теория игр
• исследование операций

     Весь  процесс сбора и обработки информации разбивается на несколько этапов (методов обработки информации): первоначальные сбор и обработка информации из внешних источников, например, Интернет. Затем следует, так называемая, «очистка», то есть первичная обработка и приведение информации к унифицированному виду. Это упрощает последующую обработку. Сайты, которые имеют свои собственные форматы отображения, приводятся к единому виду. После сбора и обработки информации идет следующий метод обработки информации – систематизация и организация накопленных данных. Это нужно для последующего использования, а так же способствует быстрому внутреннему поиску и извлечению нужных документов. Проведение глубокого анализа информации, систематизация и получение знаний можно отнести к четвертому методу обработки информации.

     Завершает сбор и обработку информации последний  этап, этап формирования отчета по конкретной тематике. Таким образом, все методы обработки информации и программное обеспечение для обработки информации исходят из возможностей предприятия и его целенаправленности. Методы обработки информации способствует централизованному сбору и хранению информации. Эффективный доступ и управление большими объемами данных в непрерывной интегрированной среде, объединение данных в единую информационную структуру является актуальной задачей, решение которой существенно повышает эффективность методов обработки информации, а также сбора и обработки информации. Вследствие этого, а также из-за непрерывно растущего объема информации, осуществляется сбор и обработка информации. База данных, являясь одним из главных звеньев, выступает в качестве основного источника для обработки и анализа всей имеющейся информации.

     Мониторинговое  исследование – это процесс поиска, сбора, обработки данных и подготовки информации для принятия оперативных  и стратегических решений в системе управления. Соответственно данное определение четко определяет основные этапы проведения любого маркетингового исследования:

• разработка концепции исследования
• поиск и сбор информации;
• обработка данных;
• подготовка итоговой аналитической записки (отчета).

     Один  из наиболее трудоемких и затратных  этапов любого маркетингового исследования это поиск и сбор информации по исследуемой проблеме. В зависимости от используемых источников информации исследования делятся на:

• кабинетные;
• полевые.

     Однако, на практике, полевые и кабинетные исследования дополняют друг друга, решая свой конкретный круг вопросов.

     Кабинетное  исследование – поиск, сбор и анализ уже существующей вторичной информации («исследование за письменным столом»). Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для целей, отличных от решаемых в настоящий момент. Основными достоинствами работы с вторичной информацией являются: небольшая стоимость работ, поскольку не нужен сбор новых данных; быстрота сбора информации; наличие нескольких источников информации; относительная достоверность информации из независимых источников; возможность предварительного анализа проблемы. Очевидными недостатками работы с вторичной информацией являются: частое несоответствие вторичных данных целям проводимого исследования, в силу общего характера последних; информация, зачастую является устаревшей; методология и инструментарий, с помощью которых собраны данные, могут не соответствовать целям настоящего исследования. В связи с этим, зачастую кабинетное исследование дополняется параллельным проведением нескольких экспертных интервью для повышения валидности информации.

     Полевое исследование – поиск, сбор и обработка данных специально для конкретного маркетингового анализа. Любое полевое исследование основывается на первичной информации, иными словами на только что полученных данных для решения конкретной исследуемой проблемы. Основные достоинства первичной информации: данные собираются в строгом соответствии с точными целями исследовательской задачи; методология сбора данных строго контролируется. Главным недостатком сбора полевой информации являются значительные затраты материальных и трудовых ресурсов.