Кадровое обеспечение органов государственного управления

    С целью совершенствования кадрового обеспечения исполнительного органа различные источники дают различное толкование функций органов управления персоналом. Но большинство исследователей придерживается точки зрения, что функции органов управления персоналом связаны с их деятельностью и являются отражением свойств функционирующего объекта (субъекта управления), конкретной формой проявления его сущности.

    Применительно к сфере управления персоналом государственной  службы можно считать, что функции  – это специализированные направления деятельности органа государственной власти, его кадровой службы по отношению к задачам, решаемым в процессе управления персоналом.

    Правомерно  выделить функции универсальные, пригодные  для любого процесса управления персоналом организации, и специфические функции кадровых служб государственных органов, их управленческого воздействия на персонал. К универсальным функциям управления персоналом можно отнести прогнозирование, регулирование, координацию, анализ, контроль, мотивацию персонала.

    Как показывает практический опыт, универсальные функции отражают сущность процесса управления в целом с учетом прогнозирования кадровых потребностей, в то время как специфические являются рабочим инструментом осуществления общих универсальных функций.

    К специфическим, обеспечивающим управление персоналом в системе государственных органов, относятся функции:

    1. Административная. Она отражает деятельность органов управления на основе законодательства в области труда и нормативных актов, регулирующих государственную службу. Ее содержание составляют действия, связанные с ведением штата и штатного расписания, — прием, увольнение, передвижение кадров, соблюдение трудового и социального законодательства;

    2. Планирования. На ее основе определяется потребность в кадрах государственной службы. Содержанием этой функции является оценка имеющегося кадрового состава, определение потребности в кадрах в будущем. Эта функция предполагает наличие планов, прогнозов, программ;

    3. Социальная. Она связана с определением уровня денежного содержания и социальных гарантий и льгот государственных служащих, созданием условий, побуждающих сотрудников к активной служебной деятельности;

    4. Повышения качества  служебной деятельности. Она включает разработку и реализацию предложений по совершенствованию организации труда (его объем и содержание), по организационным изменениям в структурных подразделениях. Эта функция предполагает работу с персоналом на более высоком качественном уровне, с применением современных методик и технологий, организацию учебы персонала, включая вопросы подготовки и перепрофилирования;

    5. Воспитательная. Она связана с возрастанием требований к личности государственного служащего, его нравственным качествам, умению выполнять задачи, возложенные на государственные органы в гражданском обществе;

    6. Информационно-аналитическая. Она позволяет своевременно обеспечивать субъектов управления персоналом необходимой информацией и аналитическими материалами о кадровых процессах и кадровых отношениях в государственной службе.

    Принципиально важно подчеркнуть, что специфические функции подвижны. С изменением социально-политических условий, места и роли государства в обществе они расширяются или сужаются в зависимости от общественных потребностей и возможностей государства.

    В условиях реформирования Российской Федерации происходит обогащение функций органов, обеспечивающих управление государственной службой, ее персоналом. Будучи сущностным компонентом системы управления, функции усложняются по мере развития системы государственного управления.

    Структурная реорганизация органов управления персоналом государственной службы и их функциональное обогащение стали  в настоящее время задачами первостепенной важности, требующими законодательного, научного, методического и организационного решения. Важнейшие компоненты системы управления персоналом государственной службы формируются в соответствии с уровнями системы управления государственной службой Российской Федерации. Она создается на федеральном уровне, на уровне субъекта Российской Федерации и на уровне государственного органа. Ключевым звеном этой системы является кадровая служба государственного органа.

    Согласно  Концепции реформирования государственной  службы, в целях совершенствования  кадрового обеспечения исполнительного органа с учетом прогнозирования кадровых потребностей, а также организации федеральной государственной службы и обеспечения деятельности федеральных государственных служащих необходимо внедрение современных технологий управления, включающих в себя новые методы планирования и финансирования деятельности федеральных государственных органов, стимулирования федеральных государственных служащих, а также системы показателей и критериев оценки деятельности аппаратов федеральных государственных органов и их подразделений.

    Кадровое  планирование в сфере государственной службы необходимо для того, чтобы на постоянной основе, планомерно, т.е. последовательно, развивать механизмы управления кадровым составом и добиваться эффективности его деятельности. Кадровое планирование является необходимым элементом для реализации руководителем государственного органа. Оно должно способствовать как улучшению кадрового состава, так и личному развитию служащих, повышению уровня их профессиональной подготовки, уровня образования, условий и качества работы, продвижения по службе.

    Одним из наиболее важных проблем, связанных  с повышением эффективности государственной  службы, является применение системы  показателей и критериев оценки деятельности аппаратов федеральных  государственных органов и их подразделений. Оценка итогов деятельности отдельных служащих позволяет более эффективно осуществлять стимулирование и управлять их деятельностью, а также более обоснованно осуществлять кадровое планирование.

    В свою очередь кадровое планирование является необходимым условием грамотного управления государственной службой. Различают следующие виды кадрового планирования: планирование потребности в персонале, использования персонала, обучения персонала, расходов на содержание персонала, расчет производительности, сохранения кадрового состава и сокращения персонала, расчет финансовых последствий (выходные пособия в случае увольнения, выплата отпускных, расходы на повышение квалификации, образование, переподготовку, семинары, учебные программы, изменение фонда заработной платы и пр.). Расчет необходимого числа служащих в свете проблемы сокращения численности госаппарата становится необходимым элементом кадрового планирования, причем его реализацию можно проводить скользящим методом, при утверждении сметного финансирования на год.

    Одним из базовых кадровых показателей является брутто-потребность, которую можно определить при помощи штатных расписаний организации по следующей формуле:

    БПП = (mi*ti)/(TPB*60)*KHB

    где БПП – брутто-потребность в  персонале,

    mI – количество рабочих процессов в плановом периоде,

    tI - среднее время выполнения каждого  рабочего процесса в минутах, 

    ТРВ – тарифное рабочее время планового  периода в часах (иногда – с  учетом сверхурочных),

    КНВ – коэффициент нехватки времени  для учета перерывов, отпусков, болезни.

    Если  из количественного значения брутто-величины вычесть фактический наличный состав персонала и учесть будущие изменения  в нем (выход на пенсию, переводы, увольнения), то получим нетто-потребность  в персонале.

    Планирование  персонала – основа любой серьезной кадровой политики. Если этой функции не осуществляется, можно считать то работа с персоналом проводится непоследовательно, больше времени уделяется решению текущих, а не стратегических задач. 

3. Развитие  механизмов мотивации  и стимулирования эффективной деятельности кадрового обеспечения

    Основным  мотивирующим фактором является оплата труда. Очевидно, что явление лоббирования частных интересов в государственных  структурах и взятки чиновникам являются лучшим подтверждением тому, что материальное ядро мотивации госслужащих дает существенные сбои. По экспертным оценкам, оплата труда главных менеджеров (руководителей организаций и их заместителей) в 10 - 15 раз, старших менеджеров (руководителей структурных подразделений организаций) в 710 раз, менеджеров (специалистов, руководителей отдельных проектов) в 3-7 раз, администраторов (исполнителей проектов) в 1,5 - 3 раза превышает оплату труда государственных служащих, замещающих соотносимые должности¹⁸. Так в 2007 году в органах исполнительной власти уволено 494 чел., что составляет 21,7% к утвержденному штатному расписанию (в 2006 г. - 397 чел. - 18,9%). Основная причина увольнения - неудовлетворенность заработной платой.

    В соответствие с законом «О государственной  гражданской службе» предусматривается  существенное повышение заработной платы чиновников. Денежное содержание госслужащего складывается из месячного оклада в соответствие с замещаемой должностью (должностного оклада), оклада за классный чин, а также ежемесячных и иных дополнительных выплат. Размеры окладов устанавливаются Указом Президента.

    Чтобы правильно ориентироваться в  выборе мотивации служащих, нужно  выяснить, что приводит людей в государственные структуры.

    Большое число служащих связывает свой выбор  со стремлением реализовать себя в управленческой сфере (37%) и занять достойное место в обществе (24%).

    В государственных органах власти для многих служащих приоритетное значение имеют такие ценности, как уважение людей (92,4%), творческий характер труда  и самореализация способностей (87,3%), репутация (64,4%).¹⁹

    Именно  на эти интересы современных чиновников ориентирована существующая система мотивации. Но достаточна ли она? Совершенна ли? Ведь общество подвержено постоянным изменениям, движению ориентиров, смене идеалов, и т.д. Сам современный человек меняется. И вместе с ним, по мнению автора, должны меняться и мотивационные технологии.

    Под мотивационными механизмами понимаем действие специальных служб и различных нормативных актов, направленных на то, чтобы заинтересовать госслужащих выполнять свои функции наиболее качественно, с ориентацией на длительную перспективу.

    Основным  источником мотивационных механизмов государственных служащих в органах исполнительной власти являются Указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, законы, принимаемые Государственной Думой, законы, принимаемые Государственным советом УР, указы Президента УР, постановления и решения Правительства УР.

    Также следует выделить следующие важнейшие мотивационные факторы ²⁰:

1. Многообразие предъявляемых работой требований к мастерству. Это, можно сказать, самый крупный и самый значимый фактор (из серии высших факторов), располагающий человека трудиться. Иначе его называют как «самовыражение». На практике речь идет о том, насколько люди могут использовать на работе свои сильные качества, о соответствии требований, предъявляемых работой, и уровня своего мастерства.
2. Ясность содержания задачи. Не последнее место среди факторов, определяющих эффективность, с которой служащий возьмется за выполнение поставленной задачи, занимает простота и доступность ее условий, а так же передаваемое постановкой задачи чувство отождествления с работой (работа как она есть). Если первое место можно считать структурным фактором, то отождествление представляется активизирующим фактором.
3. Представление о значении задачи для организации. Работнику обязательно необходимо собственное ощущение важности работы и предположение о том, как другие представляют себе его работу. Это образует в совокупности центральный фактор мотивации.
4. Обратная связь. Положительное или отрицательное подкрепление, полученное от начальника, коллег по работе или подчиненных и связанное с успешностью работы, увеличивает удовлетворенность работой. Необходимо отметить, что мнение о работе других само по себе увеличивает мотивацию, в то время как «ничего – не – говорение» снижает чувство удовлетворенности.
5. Самостоятельность. Возможность работать самостоятельно, сбалансированность власти и ответственности является еще одним фактором, влияющим на удовлетворенность работой. То же самое можно выразить и другими словами: самодисциплина - это цена свободы. Обычно люди готовы заплатить эту цену.
6. Систематические горизонтальные подвижки. Чтобы стабилизировать непрерывный рост персонала, а так же для обеспечения кругозора служащего, чтобы он был в курсе всех проблем организации, нужно следить за сроком нахождения его на одной должности. Для этого следует проводить управляемое горизонтальное перемещение по службе с интервалом примерно в пять лет. Также необходимо одобрить и сделать престижным перемещение вниз в служебной иерархии на каких-то этапах служебной карьеры.²¹
7. Внимание к внеурочному труду госслужащих. В среде государственного управления существуют перегрузки, связанные с ненормированным рабочим днем, то есть занятостью во внеслужебное время, а также жесткостью требований, предъявляемых в административной иерархии. Причем нагрузка и требования к государственному служащему возрастают с продвижением его вверх по служебной лестнице. Как показали исследования, подавляющее большинство государственных служащих работает сверхурочно (до 90%). При этом основная часть опрошенных (60%) выполняет эти работы постоянно. В ряде министерств и ведомств их число достигает 77%, а среди руководителей департаментов и управлений - до 86%.²² Это факт не говорит о том, что для обеспечения физического и психического здоровья следует пресекать подобные действия. Напротив! Подобные факты лишь говорят о том, что человек на находит должного удовлетворения результатами второго уровня, которые он получает в урочное время (ведь внеурочное время  почти никогда не оплачивается). В таких ситуациях следует разбираться дополнительно, и в случае, если причины внеурочной работы объективны (нехватка времени, большой объем работы), то такие поступки следует дополнительно вознаграждать (премии, отгулы, дополнительное внимание руководства к текущей работе, и т.д.).
8. Стимулирование обучения и творческого подхода.Этот способ будет полезным и для организации и для работника. Работник будет находит все больше хороших черт в своей деятельности и получать удовлетворение от положительного воплощения результатов своего труда (результаты второго уровня в теории ожидания), а организация получит увеличившуюся отдачу от работника.
9. Карьерный рост. Следует обращать внимание на формирование нужного настроя у работников, стремиться создать для них специфическую атмосферу, в которой они ощущали бы себя защищенными и опекаемыми, а также способными реализовать свои жизненные намерения.
10. Забота о здоровье сотрудников (одна из форм морального стимулирования). Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) уже в опубликованном в 1946 г. определении здоровья тесно увязала физическое и психическое состояние человека. Согласно определению ВОЗ, здоровье - это состояние хорошего физического, психического и социального самочувствия, то есть здоровье - это не только отсутствие болезни или травмы. Уравновешенная и зрелая личность строится на этих трех основных элементах. Ответственность за создание хорошего самочувствия лежит в первую очередь на самом человеке. Целенаправленная забота о здоровье отражает способность и желание личности отвечать за себя.
11. Забота о психическом состоянии. Уставший и апатичный человек уходит в себя и больше не может интересоваться другими. Если такая ситуация продолжается долго, есть опасность, что психическое равновесие будет полностью потеряно. Поэтому важно, чтобы расстройства в психике были выявлены уже на ранней стадии, тогда не потребуется серьезного вмешательства. Душевно здоровый человек способен налаживать отношения обратной связи: передавать и воспринимать чувства и переживания. Он может делать работу и радоваться достигнутому.
12. Развитие физической формы. Оно оказывает укрепляющее влияние на психическую структуру. Физическая активность предлагает хороший путь для снятия психического давления. Активно занимающиеся оздоровительным спортом обосновывают свой энтузиазм тем, что они чувствуют, как физическое утомление делает более яркой и четкой умственную деятельность. Психический настрой возрастает, и находится новый угол зрения для трудных и не дающих покоя вопросов.
13. Увлечения и досуг. Если на рабочем месте в специально отведенные часы человек может немного отвлечься (компьютерные игры, шахматы, спортивный зал), то эти часы дадут душевную бодрость. Резервируя время для себя и для своих увлечений, человек делает свою жизнь богаче. Свободное время отдаляет нас от работы и помогает расслабиться. Таким образом, служащие получают заряд бодрости для будущей работы.
14. Этапы трудовой деятельности. Решающим моментом является длительность выполнения человеком одной и той же, не меняющейся по содержанию работы.Во время первого года работы в определенной должности (будь то первое или шестое место работы) представление о значении задачи и наличие обратной связи являются мотиваторами. Самостоятельность не интересует. В интервале между вторым и пятым годом самостоятельность является важнейшим фактором мотивации. Наличие обратной связи представляет интерес в течение первых лет. Работник находится «в расцвете сил» после двух-трех лет работы на одном месте. После пяти лет работы на одном и том же месте ни один фактор не обеспечивает удовлетворенности работой и, как следствие этого, достижения в работе существенно снижаются. Вместо факторов мотивации, связанных с работой, мотивация рождается из эгоистических мотиваторов, как-то: путешествия, представительские мероприятия, хобби в рабочее время.