Автор работы: Пользователь скрыл имя, 08 Ноября 2010 в 17:25, Не определен
Источники и каналы получения гостиницей запросов на бронирование номеров
Типы бронирования
Подтверждение бронирования
Аннуляция бронирования
Работа с письмами-заявками на размещение и обслуживание в отеле по безналичному расчету
Не гарантированное бронирование. Этот тип бронирования не гарантирует, что гость получит номер, а гостиница, в случае неявки гостя, оплату за бронированный номер. Если гость не прибыл до указанного срока, отель несет убытки и поэтому выставляет уже забронированный номер на продажу как свободный. Если гость прибыл после наступления часа аннуляции, то гостиница имеет право предоставить гостю любой другой свободный номер.
Кому:
Вниманию
г-на/г-жи:____________________
От_______________________
Касательно: Оплата за проживание гостей
Дата:____________________
Гарантийное письмо
Настоящим
письмом компания______________
Гарантирует оплату ниже перечисленных услуг, предоставляемых отелем, «……..», в связи с проживанием следующих гостей:
ФИО гостя
Категория номеров для проживания
Услуги, оплачиваемые компанией:
Оплату вышеуказанных услуг, а также выплату компенсации в случаях, предусмотренных вышеуказанным Договором, гарантируем. Просим выставить счет за оплату.
[Подпись
с указанием должности и
[Печать, штамп Заказчика]
Образец бланка гарантийного письма
To:
Attn: Mr./ Ms._________________________
From:____________________
Re: Payment for hotel services
Date _____________________
Letter of guarantee
Hereby
the company ______________________________
Guarantees
the payment of the foregoing services, occurring during the stay of
the following guests: ______________________________
Last name, first name
Category of reserved rooms; dates of stay
Services to be paid for by company
We hereby guarantee payment of the above mentioned services; as well as payment of compensation in those cases forth by the above-referenced Agreement. Please bill.
Signature, printed last name and title]
[Customer’s seal/stamp]
Образец бланка гарантийного письма (вариант на английском языке)
Гости обычно предпочитают негарантированное бронирование гарантированному, так как считают, что прибудут в гостиницу раньше официального часа отмены бронирования и не хотят иметь никаких финансовых обязательств. Однако ситуации с прибытием гостей в отель достаточно часто складываются таким образом, что гость опаздывает поселиться до аннуляции брони, поэтому существует способ перевода негарантированного бронирования в гарантированное бронирование. Гость связывается с отелем и объясняет причину задержки, служащий отдела бронирования, действуя согласно установленным гостинице правилам, переводит негарантированное бронирование на гарантированное.
Сверхбронирование, или перерезервирование – маркетинговая политика гостиницы, когда бронирование мест в гостинице производится сверх имеющихся в наличии, другими словами, - бронирование номеров без наличия реально свободных мест. Несмотря на то, что законодательства ряда зарубежных стран содержат строгие нормы ответственности за отказ в предоставлении уже подтвержденного бронирования, гостиницы, тем не менее, идут на риск, из собственного опыта зная примерный уровень последующих неизбежных отказов от бронирования, приводящих спрос на гостиничные номера и их предложения к равновесию. Перед руководством стоит постоянная проблема: что лучше – пойти на риск двойного бронирования или остаться с непроданными номерами? И то и другое создает свои проблемы, так как в первом случае гостиница вынуждена платить неустойку за отказ в уже подтвержденном бронировании, а во втором упускает свои возможности получить максимальную прибыль.
Как правило, в гостинице 20% гостей, сделавших негарантированное бронирование, и 5%, сделавших гарантированное бронирование, не воспользуются своим заказом, поэтому многие гостиницы стремятся избежать убытков принимают избыточное количество заявок на бронирование. Система сверхбронирования должна быть тщательно продумана и четко регулироваться. Необходимо знать уровень неявки по различным видам бронирования, а именно: исследовать различные группы клиентов, резервирующих номера, чтобы определить, какой процент от общего числа заказанных номеров они занимали ранее. Анализ видов резервирования, времени резервирования и сегментов клиентов, делающих резервирование, позволяет построить модель политики сверхбронирования. Службе бронирования следует использовать эту систему разумно и осторожно, так как случаи отказа гостям, забронировавшим ранее места в гостинице, мешают установлению долгосрочных отношений с ними, их компаниями и их туристическими агентами.
Ни
при каких обстоятельствах
При переводе гостя в другой отель операторы телефонной станции должны иметь сведения о фамилии гостя, переведенного в альтернативную гостиницу для того, чтобы переадресовать сообщения в другой отель. Если у гостя было сделано бронирование более чем на сутки и он хочет вернуться обратно, то гостиница за свой счет обязана предоставить ему трансферт в любое удобное для гостя время.
В
случае возвращения гостя ему
следует предложить лучший номер, вручить
подарок от отеля и послание от
генерального менеджера с извинениями
за доставленные неудобства. Это послание
высылается в адрес гостя в том случае,
если клиент не вернулся в первоначально
забронированную гостиницу. Информация
обо всех переселениях гостя в другие
отели должна быть занесена в специальный
документ – лист переселений.
Подтверждение
бронирования
Подтверждение бронирования – резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту. В ответ на запрос клиента в зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, цене номера и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее. Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован об условиях бронирования в данном отеле.
Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера, но если гость, особенно из числа постоянных или VIP-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. При бронировании на это необходимо обратить внимание и по возможности предоставить клиенту полюбившийся номер.
Гостиницы
могут менять политику цен, а также
порядок подтверждения
Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснить эти условия.
Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.
Дата:_____________
Кому:_____________
Спасибо,
что вы решили остановиться или разместить
гостей в нашей гостинице. Подтверждаем
бронирование в гостиницу «…….» номера
(-ов) для:__________________________
С _______20__года по _____20__года
Подтвердил бронирование______________ ______________
* * *
Дата:_____________
Кому:______________
Уважаемые господа!
Служба размещения гостиницы «……» подтверждает бронирование и предоставит Вам номер
С_______ по _________
Согласно вашей заявке.
Спасибо, что Вы выбрали нашу гостиницу
С уважением,
Отдел бронирования гостиницы «……»
* * *
За основу подтверждений в части условий и порядка бронирования на английском языке можно использовать:
Dear Mrs. Ivanova,
Thank
you for your resent reservation. I am very pleased to confirm the following
details for you:
Guest name | Arrial date | No. of nights | Dep. date | Daily rate USD | Confirmation number |
Brown John | 02.02.02 | 2 | 04.02.02 | 145.00 | 16554 |
I note that Mr. Brown will settle the account on departure.
Please note that this reservation is not yet guaranteed and may be released at 6 p.m. if your guest has not yet arrived. To guarantee this reservation please note forward the credit cart details or fax stating “Reservation Guaranteed in case of Non-Arrival”, and the room will bee kept available until their arrival. In case of non-arrival or cancellation within 24 hours prior to arrival date, we reserve the right to charge one night penalty.
With kind regards
Petrova Tamara