Основные принципы построения системы отбора кадров

1.1. Основные принципы построения системы отбора кадров

   Практически всем руководителям сегодня понятно, что добиться высоких результатов, о какой бы сфере деятельности ни шла речь, без людей с высоким  уровнем знаний, способностей и деловых  качеств, нельзя. От того, насколько хорошо поставлена работа по отбору персонала, в значительной степени зависит качество человеческих ресурсов компании. Только располагая персоналом, отвечающим установленным требованиям, организация может рассчитывать на высокий вклад каждого своего сотрудника в достижение целей организации.

   Эффективный процесс отбора всегда требует участия  в нем и руководителей, что предполагает ими знание основных принципов, методов и процедур, используемых при отборе кадров, и обладание необходимыми для этого навыками. Особенно это актуально для малого бизнеса и небольших организаций, где набор кадров осуществляется в основном первым руководителем или руководителями подразделений.

   Очень важно в процессе заполнения вакансии не забывать и максимально эффективно осуществить такой этап, как набор персонал, который включает в себя:

• изучение характеристик вакантного места;
• рассмотрение условий привлечения кандидата;
• установления контакта с претендентами.

   При отборе кадров для обеспечения высокого качества отбираемых кандидатов следует учитывать три основных положения:

1. Отбор кадров не должен рассматриваться как просто нахождение подходящего человека для выполнения конкретной работы; отбор закладывает базу для завтрашних успехов организации.
2. Необходимо принимать во внимание не только уровень профессиональной компетентности кандидатов, но и то, как новые работники будут вписываться в сложившуюся организационную культуру и структуру рабочей группы.
3. Необходим полный учет всех требований трудового законодательства и обеспечение справедливого подхода ко всем кандидатам и претендентам на должность.

   Процесс отбора новых работников только тогда  может обеспечить успешное решение  поставленных задач, когда ему предшествует тщательный анализ требований работы, особенностей рабочей среды и выработка решений, опирающихся на результаты проведенного анализа. Планирование в сфере отбора призвано увязать цели отбора и важнейшие характеристики наличной ситуации. До того, как приступить к отбору новых работников, должен быть решен целый ряд вспомогательных задач. Это, по меньшей мере, следующие семь задач:

1. Определение потребности в персонале с учетом реализуемой руководством стратегии и основных целей организации.
2. Анализ работы по имеющимся вакансиям, получение точной информации о том, какие требования к работникам предъявляет вакантная должность.
3. Установление квалификационных требований, необходимых для успешного выполнения работы.
4. Определение необходимого уровня развития способностей, личностных и деловых качеств, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора на конкретные должностные позиции.
5. Поиск возможных источников кадрового пополнения и выбор адекватных методов привлечения подходящих кандидатов.
6. Определение того, какие методы отбора кадров позволят лучше всего оценить пригодность кандидатов к успешной работе в данной должности.
7. Обеспечение наилучших условий для адаптации новых работников к работе в организации и для максимально быстрого их выхода на требуемый уровень рабочих показателей.

   Успешное  решение этих задач требует четкой организации работы кадровой службы и высокой квалификации специалистов, отвечающих за работу по поиску и отбору персонала. Результатом успешного планирования работы в сфере отбора является не только определение количественной и качественной потребности в персонале, но и установление тех критериев, на основании которых будет осуществляться отбор.

   Работе  по поиску и отбору персонала всегда предшествует определение количественной¹ и качественной² потребности организации в кадрах в рамках планового периода. Планирование процесса отбора опирается на кадровое планирование, основная задача которого состоит в определении потребностей организации в человеческих ресурсах, как в краткосрочной, так и долгосрочной перспективе.

   Разработка  комплексных планов мероприятий при кадровом планировании имеет своей целью сокращение разрыва между сегодняшней обеспеченностью человеческими ресурсами и будущими потребностями организации.

   Часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда отбор персонала не планируются заблаговременно, и руководство спохватывается лишь в тот момент, когда в организации возникает необходимость заполнения тех или иных вакансий. При этом трудно избежать ошибок, связанных с отсутствием системы в определении будущей потребности пополнения кадрового состава. Среди ошибок наиболее распространенными являются:

• набор недостаточного или чрезмерного числа работников определенной специальности из-за отсутствия обоснованных данных о количественной потребности в кадрах;
• запаздывание в обеспечении важных направлений работы необходимыми кадрами;
• снижение требований к кандидатам из-за необходимости в самые короткие сроки «закрыть» имеющиеся вакансии, чтобы обеспечить работу по важным направлениям.

   Одной из основных проблем, стоящих перед разными организациями при проведении как внешнего, так и внутреннего отбора является проблема критериев отбора.

   Если  в основу решения об отборе кладутся определенные характеристики кандидатов, выступающие в качестве критериев  отбора, то для снижения вероятности  ошибок эти характеристики должны отвечать определенным требованиям. Среди важнейших требований, которым должны  отвечать критерии отбора, можно выделить следующие:

• валидность,
• полнота,
• надежность,
• различительная способность,
• необходимость и достаточность критериев.

   Валидность критериев означает, что критерии отбора должны соответствовать содержанию работы и требованиям к должности, на которую производится отбор. Если при отборе используются критерии, обладающие низкой валидностью, то это может явиться источником ошибок.

   Требование  полноты критериев, используемых при  отборе, означает, что они должны учитывать все ключевые характеристики, важные для успешной работы в данной должности. Неполнота критериев отбора может привести к тому, что будут отобраны кандидаты, не удовлетворяющие организацию по некоторым важным рабочим показателям.

   Под надежностью критериев понимается то, что отбор на основании установленных критериев должен обеспечивать точность и устойчивость результатов. Результаты, полученные в ходе отбора, не должны быть случайными.

   Высокая различительная способность говорит о том, что критерии, используемые при отборе, должны легко устанавливать различия между кандидатами (отделять подходящих от неподходящих).

   Не  следует усложнять процедуру  поиска и отбора претендентов на заполнение той или иной вакансии, излишне сокращая число возможных кандидатов и включая в число критериев такие, которые не являются необходимыми или обязательными для прогноза успешной работы в должности. Важным условием для замещения имеющейся вакансии наилучшей кандидатурой является наличие достаточного числа претендентов, отвечающих минимальным требованиям должности. При этом число кандидатов на одно вакантное место может колебаться от нескольких человек до нескольких десятков.

   Для того чтобы более точно устанавливать степень пригодности кандидатов к выполнению конкретной работы, критерии отбора должны быть тесно увязаны с содержанием работы по той вакансии, на которую осуществляется отбор. Множественность критериев определяет и комплексную оценку кандидатов, для которой используются разнообразные методы отбора.

  Далеко  не всегда те критерии, на основании  которых будет осуществляться отбор  кандидатов на имеющиеся вакансии «лежат на поверхности». В ряде случаев  для установления критериальных  показателей требуется проведение специальной работы, а иногда специальных исследований. Существует несколько основных методов установления критериев отбора:

1. Проведение обследования всех поступающих на работу по данной специальности (без предварительного отбора) с использованием батареи медико-психологических методов. Через несколько месяцев на основании сравнительного анализа рабочих показателей новых работников устанавливаются показатели, по которым различаются успешные и неуспешные сотрудники. Эти показатели берутся за основу при установлении критериев, способных прогнозировать профессиональную успешность. Впоследствии эти критерии используют в ходе отбора на соответствующие должности.
2. Выделение среди работников организации, уже работающих по данной специальности, группы успешных и группы неуспешных (например, выполняющих установленную норму выработки и не справляющиеся с ней). Медико-психологическое обследование позволяет установить показатели, по которым существуют достоверные различия между сравниваемыми группами. Эти показатели и выступают впоследствии в качестве критериев отбора.
3. Анализ должностных инструкций и требований к должности, уже рассмотренные выше, также широко используются для определения важнейших критериальных показателей, определяющих успешную работу в данной должности, на данном рабочем месте.
4. Существенную помощь в уточнении критериев отбора может оказать анализ рабочей ситуации, в которой предстоит работать кандидату в случае успешного прохождения отбора.

2. Внешний и внутренний отбор

   Поиск работников для замещения вакантных должностей может осуществляться как за счет внутренних ресурсов организации, так и за счет внешних источников. Внешний отбор -- это заполнения вакансий за счет привлечения кандидатов со стороны, внутренний отбор -- заполнение вакансий за счет работников, уже работающих в организации. При этом различаются не только источники поступления кандидатов для заполнения имеющихся вакансий, но и используемые при этом методы. Процесс отбора, ориентированный на использование внешних источников рабочей силы, включает в себя ряд этапов, каждый из которых решает свои задачи и отличается специфическими процедурами, методами и приемами работы.

   Роль  внутреннего рекрутинга, то есть подбора  на имеющиеся вакансии работников, уже работающих в организации, сегодня многими руководителями серьезно недооценивается. Внутренний рекрутинг -- это одна из составных частей кадровой политики, ориентированной на развитие работников и получение от них максимальной отдачи. При опоре на внутренний рекрутинг компания создает условия для профессиональной карьеры и профессионального развития собственных работников. Создание такой практики, которая формирует у работников твердую уверенность в возможности сделать карьеру, не покидая компании -- это неиссякаемый источник повышения приверженности персонала своей организации.

   К сожалению, во многих российских компаниях все еще  недооценивают те преимущества, которые внутренний отбор имеет перед внешним. В первую очередь речь может идти о следующих преимуществах:

1. При заполнении вакансий за счет людей, уже работающих в организации, мы имеем дело с работниками, которые хорошо знают организацию и тех, кто в ней работает, что повышает вероятность их успешной работы в новой должности за счет более легкой адаптации к условиям работы или к новой должности.
2. Такая политика повышает приверженность персонала организации и стимулирует работников к большей отдаче в работе.
3. Внутренний отбор обходится значительно дешевле, требует меньших затрат, чем внешний.

   Внутренний  отбор часто используется при  подборе руководителей.

   Как внешний, так и внутренний рекрутинг  имеют свои плюсы и свои минусы. В таблице 1 сравниваются основные плюсы  и минусы этих двух подходов.

Таблица 1. Плюсы и минусы внешнего и внутреннего рекрутинга