Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту

Для определения порядка и сроков выполнения каждой работы используется сводный план. Чем выше качество выполнения каждой из работ, тем выше качество продукта проекта. Необходимо оценивать эффективность деятельности каждого работника, поэтому в сводном плане за работником закрепляется определенная степень ответственности за каждую работу.  С помощью недельных планов работ можно конкретно отследить степень завершения каждой работы и определить ее качество, и соответствие временным рамкам. А их результат, возможное изменение, в запросах на изменения календарного плана работ.

В нашей команде роли были распределены таким образом: Усенко Алина Александровна – менеджер проекта, Данильченко Алексей Олегович – исполнитель, Шриро Юрий Вадимович – исполнитель, Еремеев Данила Андреевич – исполнитель, Старченко Алексей Евгеньевич – исполнитель, Рыков Кирилл Владимирович – консультант. Роли и статусы каждого из участников не менялись.

Не все изначально запланированные работы были выполнены в срок. Внесенные изменения были отражены в календарном плане и отмечены в недельных графиках, как несделанные. Продолжительность задержек в ходе реализации каждой стадии проекта составляли в среднем 1-1,5 недели, что оказывало не сильно влияние на реализацию проекта в целом.

Ответственные лица за выполнение каждой отдельной работы отражены в сводном плане. Согласно данному документу, ответственным за задержки по каждой работе был ответственный исполнитель.

Чтобы успевать выполнять все запланированные задачи и при этом не уставать, нужно научиться правильному планированию времени. Расписывать новый день нужно вечером предыдущего, а новую неделю в конце проходящей, тогда вы начнете свою работу с выполнения задач, а не плана. Все задачи нужно записывать, иначе есть вероятность что-то забыть. Также особое внимание надо уделить расстановке приоритетов в использовании ограниченных ресурсов исполнителей и применении показателей контроля исполнения проекта.

 Управление сроками  проектов станет намного более  эффективным и органично впишется  в общую систему управления  проектом, если придерживаться данных  советов, с учетом требований  к качеству конечного продукта.  Основными причинами появления  в нашем проекте задержек были  нехватка знаний относительно  данного предмета, необходимость  внесения изменений и исправление  допущенных ошибок в ходе выполнения  работ.

Для того чтобы исполнителям не приходилось в условиях риска вносить изменения в проект, менеджер регулярно осуществлял мониторинг их деятельности, помогал в осуществлении поставленных задач, направлял и мотивировал участников команды, что позволило не так сильно отклонится от начально запланированного календарного плана.

В ходе завершения проекта исполнителями было предложено изменить формат информационного дайджеста. Данное предложение было реализовано в полном объеме.

Один из важных факторов успешной команды – единство. Чем сильнее единство команды, тем большее влияние командные цели оказывают на производительность отдельно взятых участников команды. Но если цели команды и организации не совпадают, высокая степень единства может сказаться отрицательно на эффективной деятельности всей организации. В команде обязательно должен присутствовать руководитель, важной задачей которого является то, чтобы держать участников команды на «курсе», ведущем к решению обозначенных задач и достижению совместных целей. Один из главных стимулов команды является вознаграждение, которое имеет значимость для всех членов команды, в нашем случае это высокая оценка за выполнение курсового проекта.  Основными элементами успешной деятельности команды являются: сплоченность участников команды; достижение целей, обозначенных перед командой; удовлетворение личных интересов всех участников команды. Основные характеристики успешной команды: готовность принять на себя взаимную ответственность, рабочий подход, общая цель и задачи, небольшая численность. В целом, деятельность нашей команды можно считать успешной. За всё время выполнения проекта, каждый член команды принимал участие в выполнении определенных работ, которые распределял менеджер между участниками проекта, но были небольшие задержки, и мы не укладывались в установленные сроки для сдачи некоторых работ. Продолжительность задержек составляли в среднем 1-1,5 недели. Причинами этому могло стать несколько факторов: где-то перегруженность участников, где-то нехватка знаний по данному предмету.  В случае необходимости участник команды мог обратиться к любому другому члену команды и получить помощь в выполнении работы. В ходе выполнения проекта соблюдались все необходимые требования к данной работе, согласно нормативным документам, а именно устава проекта и технического задания. В результате, весь наш курсовой проект был успешно выполнен в необходимые сроки и соответствует всем поставленным критериям.  Данная команда может быть призвана эффективной и привлечена к дальнейшим выполнениям проектов.

Итак, завершение является финальной стадией управления проектом, конечным результатом которой является сдача продукта проекта непосредственному заказчику и прекращение деятельности проектной команды, сформированной на этапе инициации. Для достижения данного результата должен быть соблюден ряд условий:

1. Продукт проекта, полученный  в ходе реализации запланированных  работ должен соответствовать  сформулированным на стадии инициации  требованиям и, таким образом, удовлетворять  потребностям заказчика. Данное  требование обусловливает необходимость  оценки качества полученного продукта.

2. Качество продукта непосредственно  зависит от эффективности выполнения  запланированных работ, поэтому  рациональность распределения и  использование всех видов ресурсов (временных, финансовых, материальных) также должна быть оценена. По  результатам такой оценки должны  быть выработаны рекомендации  для повышения эффективности выполнения проектов в будущем.

3. На основании документов, сформированных по результатам  предшествующих стадий инициации, планирования и реализации проекта  должен быть составлен итоговый  отчет, в соответствии с утвержденными  требованиями, для ознакомления  заказчика и заинтересованных  лиц.

 

 

 

Заключение

Подводя итог проделанной работы, можно сделать вывод о том, что проект, направленный на создание информационного дайджеста, будет способствовать привлечению участников олимпиады и повышению их лояльности. Для создания продукта проекта был проведен опрос участников и организаторов олимпиады, проанализированы результаты опросов, разработаны рекомендации на основе ожиданий участников и организаторов олимпиады, которые нашли отражение в информационном дайджесте. В ходе опроса, проводимого среди студентов и преподавателей кафедры менеджмента и отраслевой экономики, были определены

противоречивые интересы и оценены возможные варианты достижения целей, а также было установлено, что многие участники недовольны отсутствием некоторой необходимой информации на сайте кафедры. В результате была обозначена цель проекта - сделать сайт наиболее удобным и информативным для использования, что будет способствовать увеличению числа участников олимпиады.

Жизненный цикл проекта включал четыре фазы: инициация, планирование, реализация и завершение.

На этапе инициации проекта проводился анализ потребностей, оценивалась рациональность проекта. На данном этапе сформировалась команда проекта, распределились роли между участниками проекта и их обязанностями. Результатом данной стадии является санкционированное начало проекта, утвержденное уставом. Устав включает в себя информацию о проекте, его описание, причины инициации, содержание, цели и задачи, ожидания проекта, продукт проекта, его структуру, информацию о заинтересованных лицах, ограничения и допущения проекта и список команды проекта.

На этапе планирования были разработаны и определены пути наиболее эффективного достижения поставленных целей. На данном этапе были определены предметная область проекта и структура работ проекта. Так же на данном этапе работы создался календарный план, целью которого являлось получение точного и полного планирования работ проекта. Так же, здесь разработалась матрица ответственности участников проекта, их роль в проекте и задачи, за которые они отвечают. В целом, на данном этапе работы произошло точное и полное планирование выполнения всего курсового проекта. Результатом этой стадии являлся план проекта, согласно которому были осуществлены все работы. В качестве инструмента регулирования сроков выполнения каждой работы мы использовали сводный план, который отражает степень ответственности всех участников проектной группы за каждую работу. Распределение функций в команде проекта осуществлялось совместно, каждый мог проявить инициативу выполнения какой-либо работы.

В процессе реализации все участники проекта выполняли запланированные работы. Осуществлялся мониторинг выполнения и качества работ, сравнение фактических сроков выполнения с планируемыми и в случае необходимости вносились изменения. Результатом этой стадии являлся продукт проекта. Был разработан макет информационного дайджеста. Команда проекта подбирала разные вариации формата

Контроль на всех стадиях проекта осуществлялся менеджером. Он убеждался, что все работы выполнены, цели достигнуты, и можно завершать проект.

В итоге, можно сказать, что команда справилась с поставленными задачами и достигла цель курсового проекта. На каждом этапе работы, все участники проекта были включены в процесс и выполняли задания. В результате работы был создан информационный дайджест, который соответствует ожиданиям и целям заинтересованных лиц проекта. Он будет эффективно привлекать студентов не только к участию в олимпиаде, но и использованию сайта кафедры.

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников:

1.Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Пятое издание [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://kapponerko.ucoz.net/_ld/0/1_P-M-B-o-K-5-Rus.pdf – Загл. с экрана.

2.Малюк В.И. Производственный менеджмент: учебное пособие / В.И. Малюк, А.М. Немчин.- СПб.: Питер, 2008. -  с. 220.

3.Рогова Е.М. Управление  проектами: учебник и практикум  для академического бакалавриата / А.И. Балашов, Е.М. Рогова,   М.В. Тихонова, Е.А. Ткаченко.под общ. ред. Е. М. Роговой. — М. : Издательство Юрайт, 2015. - с. 383

4. Воронежский институт высоких технологий. Управления проектами [Электронный ресурс].–Электрон. дан.–Режим доступа: https://vivt.ru/prince2.php

5.А. Г. Ивасенко, Я. И. Никонова, М. В. Каркавин Антикризисное управление: учебное пособие.- 2-е изд., стер. — М. : КНОРУС, 2011. - с. 504

6.ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200089604 –Электронный фонд.

7.Управление проектами : учебник и практикум для академического  бака-лавриата / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко ; под общ. ред. Е. М. Роговой. — М. :Издательство Юрайт, 2015. — 383 с. — Серия : Бакалавр. Академический курс.

8. ГОСТ Р ИСО 21500-2014 «Руководство по проектному менеджменту» [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&id=198457– Загл. с экрана..

9.Керченский мост в Крым. [Электронный ресурс].–Электрон. дан.–Режим доступа: http://poravkrym.ru/news/social/kerchenskiy-most.html

10. Олимпиада в Сочи. [Электронный ресурс].–Электрон. дан.–Режим доступа: http://ruxpert.ru/Олимпиада_в_Сочи_11.

11. Факты о России. [Электронный ресурс].–Электрон.дан.–Режим доступа:2014http://rufact.org/wiki/Северомуйский%20тоннель – Северо-Муйский тонель.

12. Управление проектами. Инициация проекта  – Электрон.дан. – Режим доступа: http://upravlenie-proektami.ru/initciatciia-proekta – Загл. с экрана.

13. Менеджмент – Основы менеджмента. Планирование предметной области проекта. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://scicenter.online/menedj ment/planirovanie-predmetnoy-oblasti-35540.html – Загл. с экрана.

14. Менеджмент. Управление проектами. Управление изменениями. [Электронный ресурс].–Электрон. дан.–Режим доступа: http://studme.org/19 93080521075/menedzhment/monitoring_ proekta
15. Технологии информации. [Электронный ресурс].–Электрон.дан.–Режим доступа: http://tehread.ru/rabota-s-informatsiey-etap-poiska-i-sbora-informatsii.html - Умение работать с информацией        

16. Конструктор успеха. [Электронный ресурс].–Электрон.дан.–Режим доступа: http://constructorus.ru/udacha/rabota-s-informaciej.html

17. PN Notes. [Электронный ресурс].–Электрон. дан.–Режим доступа: http://pm-notes.ru/project_end_case_polina/ - Проект в «фазе завершения».

 

 

Приложение А

Устав проекта

«Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту»

1. Информация о проекте

 

Наименование проекта	Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту»
Дата начала проекта	06.02.17
Дата окончания проекта	15.05.17
Участник проекта	Наименование организации / ФИО ответственного лица	Контактная информация
Заказчик проекта	Дирекция института экономики и менеджмента / Кольчурина И. Ю.	(3843) 74-62-99, 78-44-17
Инициатор проекта	Кафедра менеджмента и отраслевой экономики / Борисова Т.Н.	(3843)78-44-27
Куратор проекта	Иванова Е.В.	(3843) 74-67-12
Руководитель проекта	Усенко А.А.	8-905-918-41-58

 

2. Описание проекта
1. Причины инициации проекта