Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту

Таблица 2 – Команда проекта

ФИО участника команды проекта	Роль участника	Организация, группа, должность
Усенко Алина  Александровна	Менеджер проекта	СибГИУ, ЭНМ-16
Данильченко Алексей Олегович	Исполнитель	СибГИУ, ЭНМ-16
Еремеев Данила Андреевич	Исполнитель	СибГИУ, ЭНМ-16
Шриро Юрий Вадимович	Исполнитель	СибГИУ, ЭНМ-16
Старченко Алексей Евгеньевич	Исполнитель	СибГИУ, ЭНМ-16

 

 

 

Инициация проекта завершается формированием Устава проекта. В данном проекте поставлены две цели: стратегическая и тактическая. В тактическую включены такие цели: провести опрос участников и организаторов олимпиад, проанализировать результаты, изучить опыт других вузов, разработать рекомендации, отразить результаты в проекте, представить информационный дайджест заказчику. В стратегической: сделать сайт наиболее удобным и информативным для участников олимпиады. Разработанный командой Устав проекта «Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту» представлен в приложении А.

 

 

3  Планирование  проекта

3.1 Содержание  и задачи процессов планирования  проекта

Планирование – это следующий этап после инициации. Планирование представляет собой процесс разработки и принятия целевых установок количественного и качественного характера и определения путей наиболее эффективного их достижения. Эти установки, разрабатываемые чаще всего в виде дерева целей, характеризуют желаемое будущее и по возможности численно выражаются набором показателей, ключевых для данного уровня управления.[1, с.383]

Планирование – это процесс координирования действий участников команды. План работы распределяется на все фазы жизненного цикла проекта, что гарантирует его успех и качественное выполнение.

Необходимость составления планов определяется многими причинами. Наиболее значимые из них:

1. При планировании деятельности происходит эффективное и точное распределение задач во времени
2. Планирование способствует контролю деятельности и ее успешности
3. Планирование определяет цель и критерии ее достижения

Планирование позволяет обеспечить высокую степень и высокую вероятность достижения целей на основе систематической подготовки решений. Тем самым оно представляет собой предпосылку эффективной реализации проекта.

План проекта является основным инструментом интеграции участников проекта. Разработка и согласование плана проекта обеспечивает лучшее понимание всеми участниками своих задач и ответственности.

В плане проекта подробно анализируются методы обеспечения сбалансированности проектных затрат, сроков реализации, расписания и качества.

Главная цель составления плана - это идентификация по каждому из важнейших направлений плана, в границах которого может варьировать тот или иной показатель.

На этапе планирования проекта решаются следующие задачи:

1. Уточнение и детализация целей и результатов проекта.
2. Уточнение состава и объёма работ проекта.
3. Разработка реального расписания и бюджета проекта (либо отдельных его фаз).
4. Уточнение потребности проекта в ресурсах, план ресурсного обеспечения проекта (либо отдельных фаз проекта).
5. Оценка рисков и разработка плана реагирования на риски.
6. Уточнение порядка взаимодействия в проектной команде, а также между проектной командой и внешней средой.
7. Разработка и уточнение процедур управления проектом.
8. Согласование плана основными участниками проекта.
9. Утверждение плана проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок  3 – Основные этапы планирования

 

 

Раскроем содержание данных этапов более подробно.

Первый этап – формирование целей. В рамках планирования ставятся две группы целей. Формальные цели представляют собой критерии оценки полезности деятельности и состояния проекта, который выводится из мотивации деятельности лиц, принимающих решения. Реальные цели представляют собой пути достижения я формальных целей.

Второй этап – Анализ проблем – включает в себя следующие шаги:

1. Определение фактического состояния (анализ положения).
2. Прогноз положения.
3. Идентификация проблем посредством противопоставления системы целей и результатов анализа и прогноза положения.
4. Структурирование проблем.

В ходе структурирования проблем сначала их необходимо разбить на две группы:

1. Проблемы внешнего характера, на решение которых невозможно повлиять со стороны команды проекта на протяжении всего планового периода.
2. Проблемы внутренние, решение которых зависит от эффективного управления проектом.

Затем необходимо проблемы, отнесенные ко второй категории, разбить на классы:

1. Проблемы, решение которых не требует значительных финансовых и временных затрат. Этот класс проблем решается в ходе текущего или оперативного планирования.
2. Проблемы, для решения которых требуется длительное время и значительный объём финансирования. Эти проблемы рассматриваются в процессе перспективного планирования и прогнозирования.

Третий этап – Поиск альтернатив. Под альтернативами понимаются взаимоисключающие варианты решений [1, с.383].

При осуществлении долгосрочных проектов важное место занимает прогнозирование. При этом следует различать два вида прогнозов.

1. Прогнозы влияния дают представление о том, к достижению каких результатов приведёт принятие каждого из имеющихся решений, т.е. как данное решение повлияет на показатели проекта.
2. Прогнозы развития ситуации распространяются на показатели внешней среды, на которые лица, принимающие решения, не могут повлиять в рассматриваемом периоде.

 Четвертый этап – Оценка альтернатив – с точки зрения из приемлемости, эффективности и риска является основной для принятия решений. Оптимальной считается законная и практически реализуемая альтернатива, в максимальной степени позволяющая приблизится к достижению поставленных реальных целей при существующих ограничениях - ресурсных, временных, трудовых и т.д.

В ходе реализации проекта должна выполняться актуализация плана с учётом текущего состояния и вносимых изменений. Таким образом, план проекта становится основой для оценки прогресса, достигнутого в ходе выполнения этого проекта.

Для обеспечения реализуемости и точности плана проекта менеджер должен решить следующие задачи:

1. Вовлечение основных  участников проекта в процесс  планирования, обеспечение ответственности  за планируемые параметры.

2. Достижение согласованного  понимания структуры и объёма  работ проекта и потребностей  в ресурсах с заказчиком и  основными участниками проекта.

3. Планирование организационной  структуры реализации проекта  и обеспечение привлечения необходимых  ресурсов на проект.

4. Согласование ответственности  на основных участников за результаты.

 

 

3.2 Предметная  область проекта

Предметная область – совокупность продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено в рамках проекта. [14]

Планирование предметной области проекта включает процессы, позволяющие гарантированно определять все требуемые работы, то есть те, которые необходимы для достижения целей и результатов проекта. Результаты проекта (продукты или услуги), их характеристики, а также перечень комплекса работ, которые необходимо выполнить для достижения этих результатов, – все это и определяет предметную область проекта. Планирование предметной области является сложным, многоэтапным процессом и включает в себя этапы, представленные на рисунке 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 – Этапы планирования предметной области проекта

Определение предметной области проекта – составление формального документа, который утверждает конфигурацию предметной области проекта как основу для принятия последующих решений, включая критерии для достижения целей проекта.

Для данного этапа необходима следующая информация:

1. Документы, утверждающие начало проекта и его реализацию
2. Устав проекта, в котором содержится описание результатов проекта, ограничений и допущений проекта, которые определяют возможности участников проекта при его реализации

Методами разработки предметной области проекта могут выступать экспертные оценки, мозговой штурм, дискуссии. На этапе планирования команда проекта «Создание информационного дайджеста «Совершенствование рубрики сайта кафедры для олимпиады по менеджменту» осуществляла работу методами мозгового штурма и  методом дискуссий.

Детализация (декомпозиция) предметной области – структурная декомпозиция основных результатов на управляемые компоненты для обеспечения лучшего контроля над осуществлением проекта, с целью точности сроков выполнения проекта и необходимых ресурсов, эффективного контроля над деятельностью участников, распределения ответственности за каждый этап проекта [ссылка].

Разработка предметной области проекта – документальное представление и подтверждение предметной области, которые включают:

1. Обоснование проекта
2. Основные цели и задачи проекта
3. Критерии и оценки успеха проекта или его частей

Планирование предметной области заключается в разработке документа, определяющего предметную область проекта как базу для будущего принятия решений по проекту, включая критерии оценки успешного завершения проекта или его отдельных фаз. Этот документ является основой для соглашения между командой проекта и заказчиком, фиксирующим цели, планируемые результаты и критерии оценки успеха работы проектной команды.

Иерархическая структура работ по созданию информационного дайджеста представлена на рисунке 5.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок  5 – Иерархическая структура работ

 

3.3 Календарное  планирование работ

Календарное планирование – это ключевой и очень важный процесс, итогом которого является утвержденный руководством организации календарный план проекта (зачастую его называют ещё планом-графиком, календарным графиком, расписанием проекта). Календарное составление плана необходимо для обеспечения своевременного выполнения проекта.

Цель календарного планирования – получить полное и точное расписание всего проекта, на тот промежуток времени, который дан для выполнения курсовой работы. Следуя этому плану, выполнять задачи в поставленные сроки.

Календарное планирование проекта состоит из следующих этапов:

-  определение последовательности  работ проекта;

- определение длительности  работ проекта - (продолжительность  работ может быть рассчитана, исходя из нормативов, может быть  указана, исходя из личного опыта, или определена с помощью специальных  методик (PERT, GERT, сетевой анализ);

- разработка расписания  проекта;

- определение доступных  трудовых ресурсов, т.е. - составление  перечня исполнителей работ; 

- назначение исполнителей  для каждой работы проекта;

- анализ и разрешение  возникших противоречий в- календарном плане.

Линейный календарный график или диаграмма Ганта – это таблица «работы -время», в которой продолжительность работ изображается в виде горизонтальных отрезков линий. Время продолжительности работ устанавливается по необходимости (часы, дни, недели, месяцы, года и т.д.). Также необходимо запланировать контрольные точки проекта (вехи).