Подводя итог по первой главе, можно сказать  что в процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. Основная цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Важно что бы любой специалист мог при проектировании в работе коммуникационной системы стараться минимизировать  помехи.

ГЛАВА 2. . УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Коммуникация в организации

Успех или неудачу любой организации, существующей в современных рыночных условиях, сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда и капитала, но и «концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации». Поэтому с полным правом можно считать коммуникацию средством, с помощью которого обеспечивается единство организации в достижении общей цели. Любая заинтересованная в своем «долгожительстве» компания должна уметь организовать «коммуникативное пространство» (Ю.Д. Красовский). Это могут подтвердить 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей, которые выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организации. При этом сами руководители тратят на коммуникацию от 50 до 90% своего времени.[9]

     Коммуникация  в организации в зависимости  от критериального подхода может быть разделена на несколько видов.

     По  структурному/иерархическому критерию выделяется:

     межуровневая  коммуникация, или вертикальная, —  обмен информацией и знаниями осуществляется как по нисходящей (сообщение подчиненным о принятом управленческом решении), так и по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки). В рамках межуровневой коммуникации отдельно можно выделить коммуникацию «руководитель—подчиненный». Она направлена на прояснение задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обсуждение проблем; оповещение подчиненного о предстоящих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных; коммуникация между различными отделами, или горизонтальная. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

     В управленческой деятельности отдельно выделяется межличностная коммуникация. Это такой тип коммуникационного обмена, при котором и отправителем и получателем выступают отдельные индивиды. Для этого типа обмена информацией, знаниями характерен непосредственный контакт между субъектами общения. В процессе межличностной коммуникации важно уметь преодолевать возникающие преграды. Одна из преград, связанных с восприятием в межличностной коммуникации, возникает из-за конфликта между суждениями и убеждениями отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождения в основаниях суждений могут становиться причиной избирательного восприятия информации. Или возьмем семантические барьеры — поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение, сформулированное одним человеком, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Существуют невербальные преграды (обмен взглядами, выражение лица, интонация, модуляция голоса и другие характеристики речи). Неумение слушать и плохая обратная связь в межличностной коммуникации также мешают установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в изначально придававшемся ему смысле.[4]

     Еще одним основанием для типологии  коммуникации в организации может служить степень их формализации.

     Формальная  коммуникация стандартизирует взаимоотношения между коммуникатором (передающим информацию) и реципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение организационных целей.

     Неформальная  коммуникация возникает в том  случае когда формальные связи не могут удовлетворять потребности  членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью  и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, неформальные связи используются для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы). Один из каналов неформальной коммуникации — распространение слухов. Таким образом ,информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения.[1]

     Помимо  перечисленных видов в организации  выделяют вербальную (письменную и устную) и невербальную (визуальную) коммуникацию.

     Коммуникация  организации с внешней средой в современных российских условиях направлена на рыночный и институциональный уровни. Основной целью такого рода коммуникации является создание баланса между входом и выходом организации как системы и информационное обеспечение этого баланса. Такая коммуникация, как правило, ориентирована на различные адресные аудитории (рядовых потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государственные органы исполнительной и законодательной власти и т. д.). Помимо обеспечения баланса решаются также следующие задачи: создание имиджа организации на местном, государственном и международном уровнях; обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями ; воздействие на разработку законов, постановлений, касающихся деятельности данной организации .

     Эффективность коммуникационных процессов в организации зависит от многих факторов: уровня и масштабности поставленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.[3]  
 
 

2.2Коммуникации между организацией и ее средой

На деятельность организации влияют факторы внешней  Среды (политические, социо-культурные и т.д.) От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно  было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями  информационного взаимодействия с  внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

К примеру, в 1982 г. и еще раз в 1985 г., когда  фирма “Джонсон энд Джонсон” установила, что некоторые капсулы «Тиленола» ядовиты, высшему руководству фирмы  пришлось наладить эффективные коммуникации с такими группами, как средства массовой информации и потребители, Управление санитарного надзора  за качеством пищевых продуктов  и медикаментов и дистрибьюторы. Пришлось также наладить связь с  руководителями среднего звена, которые  стояли во главе лабораторий и  заводов в разных странах мира. Эти руководители, в свою очередь  установили связь с руководителями более низких уровней и контролерами, подотчетными им. Наконец руководство  фирмы «Джонсон энд Джонсон», вероятно оповестило о своих проблемах  всех сотрудников Фирмы. Сочетание  таких средств коммуникации, как  совещания, служебные записки, телефонные переговоры, формальные отчеты видеоленты и беседы с глазу на глаз, позволили  в конечном счете охватить многих работников фирмы. Если бы вы были мастером на одном из заводов фирмы, выпускающих  «Тиленол», к вам без сомнения поступила бы какая-то информация о  случившемся несчастье.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями  они сообщаются с помощью рекламы  и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.[9] 

2.3 Коммуникации между различными отделами

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются  в горизонтальных коммуникациях. Организация  состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между  ними нужен для координации задач  и действий. Поскольку организация  – это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию  в нужном направлении. Горизонтальная коммуникация в организации осуществляется между теми, кто находится на одинаковом уровне иерархии управления, а также общение с людьми, не относящиеся к этой организации. Продольное общение позволяет начальникам одних отделов общаться с начальниками других отделов, что дает возможность им координировать свою деятельность. Работники отдела сбыта могут общаться со своими покупателями, инспектора с заведующими хозяйствами и т. д. Таким образом, наличие канала общения между различными звеньями с целью решения многих проблем и передачи информации, представляющей общий интерес способствует их согласованной работе.[8]

К примеру, представители разных отделов в  школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как  составление расписания занятий, уровень  требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской  и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий  и врачебный персонал различных  отделений должен обмениваться информацией  о распределении ресурсов, координации  деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения  и т.п. в сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут  периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии  сбыта о обмена информацией о  продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых  и проектно- исследовательских отделов  встречаются для координации  действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные  продукты, поэтому чрезвычайно важно  через научно- исследовательский  отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. В обмене информацией  по горизонтали часто участвуют  комитеты или специальные группы.

Дополнительные  выгоды от коммуникации по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

На уровне горизонтальных коммуникаций, с помощью  психолога можно диагностировать  типы взаимодействия персонала в  организации. Выделяют несколько основных:

1. Конкурентность. Это тип взаимодействия, когда  один из партнеров по коммуникации  сознательно или бессознательно  стремится решать свои проблемы  за счет другого, ущемляет других, «подставляет» и т.д. («После меня  – хоть потоп»).

2. Конфронтация. При этом типе взаимодействия  партнеры всеми способами противодействуют  друг другу, препятствуют решению  проблем друг друга, их цели  не совпадают. 

3. Корпорация. В этой ситуации партнеры понимают  невозможность достижения целей  в одиночку и тогда договариваются  о взаимообмене. Но здесь еще  не присутствует принцип сотрудничества.

В рамках этих типов коммуникации характеризуются: стремлением скрыть истинные цели; наличием угрозы; неискренностью; искажением истинных фактов; применением шантажа; игнорированием целей и интересов  собеседника.

4. Кооперация. Это тип взаимодействия при  котором, партнеры не только  стремятся понять интересы друг  друга, но и стараются найти  способ действия для достижения  целей.

Корпорация  и кооперация вместе уже форма  сотрудничества, но только при наличии  обоих типов. Корпорацию же необходимо развивать, что она стала эффективным  типом взаимодействия.

5. Контакт.  Идеальный тип взаимодействия, при  котором партнеры тесно контактируют  и в процессе общения решают  проблемы, вопросы, работают совместно  на достижение общих целей  и постоянно поддерживают необходимый  уровень взаимодействия.[5]

Вывод

Подводя итог по второй главе, я могу сказать что организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. В организации существуем множество видов коммуникацих и эфективность коммуникационных процессов зависит от поставленных задач целей организации , квалификации менеджеров, лидерства и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ В 000 «TEZ TOUR»