Аудит эффективности систем менеджмента

    Аудит второй стороной может проводиться  независимой организацией (например, органом по сертификации или консалтинговой компанией), но это будет аудит  от имени заинтересованной стороны, если эта сторона выступает в роли заказчика аудита и, соответственно, получает от проверяющей организации отчет по результатам проверки.  

   

    Рис.3 Виды аудитов.

    Аудит третьей стороной. Это проверка, проводимая внешней независимой организацией (третьей стороной). Чаще всего оценка третьей стороной применяется с целью сертификации.

    Как и аудит второй стороной, аудит  третьей стороной предъявляет особые требования, как к аудитору, так  и к проверяемой организации. Аудитор должен быть профессиональным и компетентным, чтобы результаты аудита точно и справедливо отражали состояние системы менеджмента.

    Внешние аудиты имеют свои положительные  и отрицательные стороны по сравнению  с внутренними аудитами.

    К положительным сторонам внешних аудитов относятся:

    -  более высокий уровень объективности  (поскольку это «взгляд со стороны»);

    - большая эффективность работы (поскольку  внешний аудит проводится аудиторами  высокой квалификации);

    -  позитивное воздействие критики  на проверяемую организацию; 

    - более объективная оценка проверяемой системы за счет более высокой квалификация аудиторов;

    - возможность использования результатов  внешних аудитов проверяемой  организацией в рекламных целях; 

    - возможность использования результатов  внешних аудитов для демонстрирования результативности и соответствия системы менеджмента установленным требованиям;

    - точность  определения расходов.

    К отрицательным сторонам внешних аудитов относятся:

    -незнание  традиций предприятия; 

    -предубежденность  персонала проверяемой организации к “чужакам“, и как следствие, возможность сокрытия информации;

    -незнание  неформальных лидеров затрудняет  получение необходимой информации;

    -вероятность  использования аудитором конфиденциальной  информации, полученной в ходе  аудита;

    -ограниченные  сроки аудита не дают возможности аудитору досконально проверить всю систему, и, следовательно, заключение по результатам аудита основывается на выборке из имеющейся информации.

    По  стадиям внутренние аудиты, также как и внешние, обычно имеют две стадии: проверка адекватности и проверка соответствия.

    Проверка  адекватности определяется степень, с которой документированная система адекватна требованиям применимого стандарта.

    Проверка  адекватности может выполняться  путём:

    - Рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям.

     - Проработки пункт за пунктом документированной системы и сопоставление с применимыми требованиями стандарта.

    У всех проверок третьей стороной и  многих проверок второй стороной следующая  стадия проверки зависит от результатов  первой стадии, поскольку, если документация системы менеджмента неадекватна требованиям применимого стандарта, то нет смысла проверять соответствует ли деятельность на местах требованиям, установленным в этой документации.

    Проверка  соответствия Эта проверка, признанная установить степень, с которой документированная система понимается, внедрена и поддерживается работниками.

    В тех случаях, когда применимый стандарт не требует для осуществления той или иной деятельности разрабатывать документированную процедуру, проверка соответствия производится относительно применимых требований стандарта.

    Объектами аудита могут быть продукция, процесс или система менеджмента.

    Аудит продукции - предназначен для проверки соответствия фактических характеристик продукции установленным требованиям.

    Аудит процесса - предназначен для оценки соответствия процесса установленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов.

    Наиболее  распространенными являются проверки специальных процессов (сварки, литья, термической обработки и т.п., а также большинство процессов оказания услуг), т.е. процессов, недостатки которых не могут быть выявлены последующим измерением продукции (результата процесса), а выявляются только после начала использования продукции.

    Аудит системы менеджмента - предназначен для определения соответствия системы установленным требованиям.

    По  сравнению с аудитами продукции  и процессов это наиболее сложный  аудит, связанный с получением и  анализом большого объема информации.

    Методы. В зависимости от специфики системы менеджмента организации, а также с целью оптимизации затрат и достижения задач программы аудита, его можно планировать (строить) по следующим схемам:

- аудит  деятельности подразделений, обследуя все процессы в которых оно задействовано.

    Недостатком данного метода является отсутствие прослеживаемости взаимодействия между  подразделениями в рамках процессов  системы менеджмента.

    - аудит взаимодействия процессов системы менеджмента, обследуя последовательно каждый процесс в разных подразделениях организации.

    Аудитор имеет возможность «проследить» весь процесс с учётом структуры  организации и получить информацию о взаимодействии подразделений  в рамках процессов.

    Недостатком данного метода является необходимость  дополнительных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделения в подразделение при отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть вспомогательные процессы (управление документами, записями и т.п.)

    На  практике наиболее часто применяется комбинированный метод, при котором аудит проводится по подразделениям, но для аудита выбираются несколько конкретных объектов (проекты, контракты, изделия и т.п.). При проверке различных подразделений аудиторы прослеживают взаимодействие процессов, относящихся к данному объекту аудита.

    Обследование  объекта аудита проводится по одной  из следующих схем:

    прослеживание вперед - обследование от начала процесса до его результата или до заданной точки;

    прослеживание назад - обследование от результата процесса к его началу;

    частичное прослеживание - обследование проводится, начиная с произвольно выбранной точки процесса вперед или назад.

2.2. Проведение аудита.

    Аудит проводится в 6 этапов, как показано на рис 4.

   Любой аудит проводится в ограниченное время и с ограниченными ресурсами. Проверки используют как время проверяющего, так и время проверяемых. Аудитор нарушает производственный процесс, отвлекая сотрудников при проведении совещаний, опросов и т.д., следовательно, для эффективного проведения проверки каждый аудит должен быть тщательно подготовлен. Поэтому проведению проверки на местах предшествуют три подготовительных этапа: «начало аудита», «проведение анализа документов» и «подготовка к проверке на местах».[19]  

    

    Рис.4 Этапы проведения аудита.

2.2.1 Начало аудита.

    В начале конкретного аудита необходимо предпринять следующие шаги:

    1. Определить цели, объём и критерии аудита.

    Согласно  МС ИСО 19011:2002 Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита, и могут включать в себя следующее:

    a) определение степени соответствия  системы менеджмента проверяемой  организации или ее частей критериям аудита;

    b) оценку соответствия системы  менеджмента законодательным, нормативным  и контрактным требованиям;

    c) оценку результативности системы  менеджмента по выполнению поставленных  целей;

    d) идентификацию областей потенциального  улучшения системы менеджмента.

    Область аудита описывает его объем и  границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом.

    Критерии  аудита используются как базис, относительно которого определяется соответствие, и могут включать в себя политики, процедуры, стандарты, законы и нормы, требования системы менеджмента, требования контрактов или кодексы отдельных отраслей промышленности или бизнеса.

    Цели  аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита должны быть определены и согласованы заказчиком аудита и руководителем группы по аудиту в соответствии с процедурами программы аудита. Любые изменения целей, области или критериев должны согласовываться этими же сторонами.  

    Если  осуществляется комплексный аудит, важно, чтобы руководитель группы по аудиту обеспечил соответствие целей, области, критериев и состава группы по аудиту характеру комплексного аудита.

    2. Определение выполнимости аудита.

    Выполнимость  аудита должна быть определена с учетом наличия следующего:

    a) необходимой и соответствующей информации для планирования аудита;

    b) адекватного сотрудничества со  стороны проверяемой организации;

    c) достаточного времени и ресурсов.

    В случае невозможности проведения аудита заказчику аудита должно быть предложено альтернативное решение с согласия проверяемой организации.

    3. Сформировать аудиторскую группу

    Если  компетентность членов аудиторской  группы по отношению к специфике  деятельности проверяемого подразделения  или процесса недостаточна, то целесообразно  включить в состав группы технических  экспертов.

    Подбор  аудиторской группы должен осуществляться таким образом, чтобы обеспечить независимость аудиторской группы от проверяемой деятельности и исключить  возможность конфликта интересов  или конфликта между членами  группы, при этом необходимо учесть и мнение проверяемого подразделения.

    4. Согласовать с проверяемым подразделением сроки аудита.

    Лица, ответственные за менеджмент программы  аудита, или руководитель аудиторской  группы должны заранее связаться  с проверяемым подразделением для  согласования сроков аудита и, при необходимости, состава аудиторской группы.

2.2.2 Проведение анализа документов.

    Проведение  анализа документов – очень важный этап подготовки к аудиту, особенно на стадии внедрения и опытной  апробации системы менеджмента. Поэтому при подготовке к проверке на местах внутренние аудиторы должны тщательно проанализировать документацию, имеющую отношение к критериям аудита. При анализе необходимо обращать внимание на:

    -   Возможные противоречия между действующими и вновь введёнными документами.

    -  Возможные противоречия в распределении ответственности.

    - Применение «общих фраз» при описании деятельности. Такие места в тексте документа часто служат сигналом, что порядок осуществления этой деятельности не определён, или она вообще не осуществляется. В этом случае аудитор должен сделать себе пометку, что необходимо при проверке на месте проверить, как на самом деле осуществляется эта деятельность, Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом ответственному за менеджмент программы аудита и руководителю проверяемого подразделения для принятия дальнейшего решения.