Аудит эффективности систем менеджмента

   Науку управления всегда занимало, в каких  условиях и при каких обстоятельствах  человек мотивирован к работе по чужому заданию. Чем свободнее становится человек, тем важнее осознание мотивов, которые движут человеком в работе и заставляют его приносить больше пользы. По мере обучения, повышения квалификации, приобретения навыков и накопления опыта у человека пробуждается все большее желание применить свое умение в труде на благо себе и обществу. Чем лучше это удается, тем большее удовлетворение получает человек, а соответственно, тем сильнее проявляется мотивация к эффективному труду. Стремление выразить себя в своем деле нуждается в поддержке. Там, где управление и организация труда предоставляют для этого возможности сотрудникам, труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду соответственно высокими.

   Суть  мотивации сотрудников в современном  менеджменте состоит в познании и реализации путей их личных интересов, предоставлении им возможностей реализовать себя в процессе достижения целей организации.

1.4 Системы менеджмента.

   Теория  систем разрабатывалась и впервые  применена в точных науках и технике. Однако ее использование в менеджменте в конце 50-х гг. прошлого столетия стало поворотным пунктом  в развитии управленческой мысли и практического менеджмента.

   Системные концепции. В теории систем система определяется как некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Составляющие части (элементы) сложных систем сами могут являться системами. Эти составляющие части называют подсистемами. Подсистемы, в свою очередь, могут состоять из более мелких подсистем.

   Примерами таких систем являются машины, компьютеры, телевизоры, биологические системы.

   Все организации являются системами. Люди служат социальными компонентами организаций. Вместе с другими внутренними компонентами они составляют социотехнические системы (подсистемы) организации.

   Системы бывают двух типов: открытые и закрытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы. Ее действия относительно не зависят от среды окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Возможные объекты обмена с внешней средой: информация, энергия, материалы и др. Открытая система зависит от информации, энергии, материалов и других факторов, воздействующих на систему из внешней среды. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна это делать для обеспечения своего функционирования.

   Системный подход. Применение системного подхода в менеджменте основано на том, что организации тоже представляют открытые системы, так как функционирование и выживание любой организации зависит от внешней среды. Применение системного подхода позволяет увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно связаны с внешней средой. При этом необходимо иметь в виду, что системный подход - это способ мышления по отношению к организации и управлению, помогающий руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь ее целей.

   В основе системного подхода лежит  идея декомпозиции и интеграции системы, ее подсистем и элементов при анализе взаимосвязей организации с внешней средой и принятии управленческих решений, обеспечивающих комплексный подход к ее функционированию и получению желаемого результата с учетом совокупного воздействия внешних и внутренних факторов.

   В упрощенном виде организацию как  открытую систему можно представить в виде модели «вход-выход», которая через входы получает из внешней среды информацию, капитал, человеческие ресурсы, материалы и технологию, и возвращает во внешнюю среду продукцию и/или услуги, формируемые на ее выходе.

   В процессе функционирования этой системы  осуществляется преобразование ее входов (поступающих на входы ресурсов) в выходы. При эффективном преобразовании ресурсов образуется добавочная стоимость выходов по отношению к входам, в результате чего формируются дополнительные результаты: увеличиваются продажи, формируется прибыль, растет доля рынка, реализуется социальная ответственность организации, удовлетворяются потребности сотрудников, обеспечивается развитие организации и т. д. Для оптимальности и целенаправленности этого процесса должна быть обеспечена реализация необходимого управления.

   Декомпозиция  системы, осуществляемая в рамках системного подхода, является основным способом, позволяющим понять сущность конкретного объекта и проблем управления, не нарушая комплексного подхода при формировании управленческих решений. Системный подход позволяет учитывать взаимосвязи между элементами системы (т. е. организации) и конкретными факторами внешней среды. Декомпозиция и структуризация системы, ее подсистем и элементов в сочетании с интеграцией оценки последствий принимаемых решений являются главными инструментами системного подхода при сложной работе по управлению организацией.

   Система менеджмента – это целостный комплекс взаимосвязанных и регулярно выполняемых действий, позволяющий результативно управлять компанией и осуществлять долгосрочный предпринимательский успех с максимальной прибылью для конкретного бизнеса за счёт обеспечения конкурентоспособности продукции и коммерческого предприятия в целом.[13]

   Рассмотрим  особенности внедрение системы  менеджмента на примере системы  менеджмента качества на основе ИСО 9001 и системы управления окружающей средой на основе стандартов серии ИСО 14001.

   Для создания системы менеджмента качества требуется стратегическое решение организации. На разработку и внедрение системы менеджмента качества организации влияют изменяющиеся потребности, конкретные цели, выпускаемая продукция, применяемые процессы, размер и структура организации.

   Настоящий стандарт (ИСО 9001)не содержит конкретных требований к другим системам менеджмента, таких, как менеджмент охраны окружающей среды, менеджмент профессионального здоровья и безопасности, финансовый менеджмент или менеджмент рисков. Однако он позволяет организации согласовать и интегрировать свою собственную систему менеджмента качества с другими системами менеджмента с соответствующими требованиями. Организация может адаптировать действующую систему(ы) менеджмента для создания системы менеджмента качества, соответствующей требованиям настоящего стандарта.

    Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

   Организация должна:

1. определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации;
2. определять последовательность и взаимодействие этих процессов;
3. определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении, так и при управлении этими процессами;
4. обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга;
5. осуществлять мониторинг, измерение и анализ этих процессов;
6. принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.

   Если  организация решает передать сторонним  организациям выполнение какого-либо процесса, влияющего на соответствие продукции требованиям, она должна обеспечивать со своей стороны контроль за таким процессом. Управление им должно быть определено в системе менеджмента качества.

      Так же в данном стандарте предусмотрены:

- Ответственность руководства

- Менеджмент  ресурсов

- Процессы жизненного цикла продукции

- Измерение, анализ и улучшение.

     За  последнее время ведущими отечественными предприятиями накоплен большой  опыт предотвращения отрицательного воздействия  на окружающую среду - при одновременном  увеличении объемов производства, снижении удельных расходов сырья и материалов, экономии энергоресурсов, улучшении качества продукции. В этой ситуации экологическая деятельность предприятий становится экономически оправданной.

     В течение последних 5 - 10 лет в мире наблюдается рост осознания того, что эффективное управление окружающей средой является важным фактором решения основных задач компании, тесно связанным с системой менеджмента качества. Этот фактор принято рассматривать как неотъемлемую часть общей системы управления предприятием, основанную на применении современных информационных технологий.

     Все больше и больше компаний используют серию международных стандартов ISO 14000 для внедрения у себя систем управления окружающей средой (СУОС) в соответствии с современными требованиями.

     Сам термин управление окружающей средой (environmental management) введен официальным российским переводом этих стандартов как более точный по сравнению с применяемым термином "охрана окружающей среды", поскольку подавляющее большинство предприятий, строго говоря, окружающую среду не охраняет, а портит. И задача состоит в том, чтобы ущерб, наносимый предприятием окружающей среде, был не слишком велик. Иногда управление окружающей средой и соответствующие системы для краткости называют экологическим менеджментом и системами экологического менеджмента.

     Подход  серии стандартов ИСО 14000 к деятельности предприятий отражает очевидный факт: продукцию и отходы предприятие выпускает одновременно. Поэтому уделять внимание продукции и не уделять внимание отходам сегодня уже невозможно.

Внедрение системы управления окружающей средой:

     После того, как руководство предприятия  приняло решение о внедрении  серии стандартов ИСО 14000, сертификации системы управления окружающей средой (экологического менеджмента) и привлечении консалтинговой компании, дальнейшую деятельность можно разбить на три основных фазы.

     Первая фаза. Исполнительное руководство должно определить миссию и стратегические цели в области природоохранной деятельности и разработать свою экологическую политику, экологические цели и обязательства предприятия в письменной форме. Этот документ должен быть опубликован в организации и обеспечен поддержкой со стороны управленческого персонала. Следующее действие предприятия - предварительный внутренний аудит имеющейся системы экологического менеджмента, оценка ее соответствия требованиям стандарта ИСО 14001.

     Вторая фаза. На этой фазе должны быть разработаны, описаны и внедрены отсутствующие, но необходимые элементы системы, а также проведена модификация тех существующих элементов, которые не полностью удовлетворяют требованиям ИСО 14001. Обычно эта работа принимает форму написания и/или корректировки документов - процедур и рабочих инструкций. Экологическая политика и экологические цели должны быть включены в "Руководство по СУОС", которое также разрабатывается на этом этапе.

     На  данном этапе может потребоваться проведение одного или более "нулевых" внутренних аудитов, иногда называемых предварительной оценкой. Эти аудиты выполняются самой организацией, а еще лучше - внешним консультантом, с целью оценки модернизированной СУОС. Если результаты "нулевых" аудитов удовлетворительны, компания переходит к третьей фазе.

     Третья фаза. Третьей фазой является сертификация системы управления окружающей средой. Взаимодействие с консалтинговой компанией необходимо на всех трех стадиях. Именно консалтинговая компания поможет определить стратегический курс развития системы экологического менеджмента, помочь выразить его в Политике, установить достижимые и измеримые цели в области управления окружающей средой, основанные на выбранных приоритетных экологических аспектах.

     Результативность  менеджмента представляет собой  способность системы управления создать условия для реализации намеченных целей, удовлетворяющих  определенную общественную потребность, создающую условия для стабильного развития социально-экономической системы.

     Цель  менеджмента  заключается в создании условий долговременного существования  и развития организации, которые  возможно реализовать при грамотном  внедрении систем менеджмента. В  связи с переходом российской экономике к рыночным отношениям цели организации приходится подстраивать под потребности общества и экономику в целом. Для достижения этой цели многие организации проводят аудиторские проверки так как аудит это не только проверка и контроль достоверности финансовой отчетности, но  и разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности для более эффективного достижения своих целей.