Особенности бюджетного учета по оплате труда работников в бюджетной сфере

      Права и обязанности главного бухгалтера бюджетного учреждения в Инструкции по бюджетному учету не детализированы. Из этого следует, что необходимо руководствоваться нормами Закона «О бухгалтерском учете», которые  прямо закрепляют права и обязанности главного бухгалтера, а также требованиями отраслевых и ведомственных нормативных актов и типовыми должностными инструкциями. Служебные обязанности распределяются в бухгалтерии по функциональному признаку, т. е. за каждой группой работников или отдельным работником в зависимости от объема работ закрепляется определенный участок.

      Все структурные подразделения, входящие в состав учреждения, а также учреждения, обслуживаемые централизованными  бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бюджетного учета и контроля документы.

      Требования  главного бухгалтера к порядку оформления и представления в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех работников учреждения, а при централизации  учета - для всех обслуживаемых учреждений.

      Пунктом 5 ст. 321 НК РФ установлено, что в бюджетных  учреждениях (независимо от наличия  у таких учреждений расчетных  и иных счетов), занимающихся коммерческой деятельностью, бюджетный учет ведется  централизованными бухгалтериями в соответствии с положениями гл. 25 НК РФ.

      План  счетов, согласно которому работает бюджетная  организация, исключает счета учета  по некоторым операциям. Например, не предусмотрены счета для отражения  полученных учреждением от сторонних  организаций и физических лиц авансов. Соответствующие счета предусмотрены только для выданных учреждению авансов. Поскольку все получаемые учреждением средства считаются потенциальными неналоговыми доходами бюджета, полученные им авансы можно рассматривать как разновидность таких доходов. При необходимости возврата полученных ранее авансов такие выплаты можно показывать как расходы бюджета. Также не определен в новом Плане счетов специальный счет для отражения сумм так называемого отложенного НДС, который возникает при принятии учреждением в учетной политике для целей налогообложения метода признания налоговой базы по данному налогу «по оплате».

      План  счетов обычно оформляется как приложение к учетной политике. Корреспонденция  счетов также может быть оформлена  как отдельное приложение к учетной политике.

      Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой в организации (или выбранной - для вновь созданных  организаций), а также объемом  основной и предпринимательской  деятельности учреждений и особенностями  менеджмента основной деятельности.

      В бюджетных учреждениях документооборот  организуется в соответствии с требованиями отдельных нормативных актов, принимаемых  на уровне органа федерального управления (министерства, службы, агентства), регламентами и т.п.

      Целесообразность разработки графика документооборота - направление движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения учреждения - может быть обусловлена тем, что сроки обработки некоторых первичных документов напрямую влияют на эффективность использования бюджетных средств, своевременность представления отчетных данных и их качество.

      В графике документооборота целесообразно  отразить следующие элементы:

      - наименование документа;

      - последовательные этапы его обработки;

      - сроки обработки документа на каждом этапе;

      - перечень должностных лиц, ответственных  за организацию обработки документов  и соблюдение сроков их обработки;

      - сроки и порядок подготовки  документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

      График  документооборота утверждается руководителем организации. Обязанность по составлению графика документооборота (в части движения документов бюджетного учета) возлагается на главного бухгалтера.

      Документы, служащие основанием для записей  в регистрах бюджетного учета, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота. С лицами, ответственными за хранение денежных средств и ТМЦ, в установленном порядке заключаются письменные договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Материальные ценности получает лицо, полномочия которого подтверждаются доверенностью, оформленной по установленным формам. Материально-ответственные лица представляют первичные учетные документы по приходу и расходу ТМЦ по приходным и расходным ордерам.

      Для ведения бюджетного учета в учреждении применяются формы класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» Общероссийского классификатора управленческой документации управленческой документации (ОКУД) согласно приложению №2 к Инструкции по бюджетному учету и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации». Кроме того, приказом Минфина России от 23 сентября 2005г. №123н утверждены формы регистров бюджетного учета для органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений. Эти формы должны применяться при ведении учета наравне с унифицированными.

      В тех случаях, когда для оформления отдельных хозяйственных операций унифицированные формы упомянутыми нормативными документами не утверждены, учреждение имеет право использовать формы, разработанные самостоятельно. При этом они должны соответствовать ст.9 Закона «О бухгалтерском учете» и должны содержать соответствующие реквизиты:

      - наименование документа (формы);

      - код формы;

      - дата составления документа;

      - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

      - содержание хозяйственной операции;

      - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

      - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

      - личные подписи указанных лиц.

      При отсутствии хотя бы одного из перечисленных  реквизитов первичный документ юридической силы не имеет и его принятие к учету может быть квалифицировано как нарушение правил бухгалтерского (бюджетного) учета. Формы документов, разработанные организацией, целесообразно утверждать в качестве приложения к учетной политике.

      Технология  обработки учетной информации в бюджетном учреждении предусматривает, что автоматизация бюджетного учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета. Учет здесь желательно вести с помощью специальной бухгалтерской программы. Поэтому в учетной политике достаточно указать название программного продукта, с помощью которого осуществляется бюджетный учет.

      Учреждения  обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течении сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии. Сроки хранения отдельных документов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06 октября 2000г.

      Первичные учетные документы брошюруются  в бухгалтерии по участкам учета  в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Входные  формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему субсчету. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

      В учетной политике, регулирующей организацию бюджетного учета в конкретном учреждении, следует указать законодательный или нормативный акт, которым регулируются общие правила хранения документов в учреждении (со ссылками на статьи и пункты данного акта).

      Под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационной структуры методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, которая в том числе включает организованные внутри данного экономического субъекта и его силами надзор и проверку:

      - соблюдение требований законодательства;

      - точности и полноты документации  бухгалтерского учета;

      - своевременности подготовки достоверной  бухгалтерской отчетности;

      - предотвращения ошибок и искажений;

      - исполнения приказов и распоряжений;

      - обеспечения сохранности имущества  учреждения.

      К институтам внутреннего контроля в  бюджетных учреждениях относятся  назначаемые собственниками и (или) руководством учреждения ревизоры или  ревизионные комиссии, которым предоставляются соответствующие права, например:

      - по проверке соответствия финансово-хозяйственных  операций действующему законодательству;

      - по проверке правильности составления  бухгалтерских документов и своевременности  их отражения в учете:

      - по проверке наличия денежных  средств, денежных документов  и бланков строго учета в  кассе учреждения, в учреждениях  и подразделениях, использующих  наличные расчеты с населением - проверка правильности применения  ККМ;

      - по проверке всех без исключения бухгалтерских регистров и т. п.

      Одновременно  с правами должны быть определены и обязанности лиц, осуществляющих внутренний контроль:

      - полнота и своевременность проведения  проверок;

      - обоснованность выводов по результатам  проведенных проверок;

      - обоснованность предложений по повышению эффективности производства, рационализации бюджетного учета и т. п.

      В учетной политике бюджетной организации  необходимо предусмотреть:

      - планирование внутреннего контроля (сроки и объем проведения ревизий  и проверок по отдельным вопросам);

      - состав ревизионных комиссий  или назначение ревизоров;

      - мероприятия по устранению недостатков,  выявленных ревизиями и другими  мерами внутреннего контроля (сроки  разработки планов мероприятий,  ответственные за разработку  и т. п.)

      Что касается инвентаризации, то порядок и сроки ее проведения в бюджетных учреждениях обычно соответствуют общепринятым правилам.

      Наличные  деньги выдаются под отчет в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. №40.

      В учетной политике учреждения нужно  отдельно предусмотреть порядок  выдачи наличных денег под отчет:

      - на хозяйственно-операционные расходы,  а также на расходы отдельных  подразделений учреждения, находящихся  вне района его деятельности (на текущие расходы, на единовременные расходы);

      - на командировочные расходы.

      Кроме того, должен быть установлен перечень лиц, имеющих право получать из кассы  денежные средства и заключивших  в установленном порядке договоры о полной материальной ответственности, кроме лиц, направляемых в служебные командировки.

      Также следует закрепить:

      - предельный размер подотчетных  средств;

      - сроки представления авансовых  отчетов (подотчетными лицами - не  позднее трех рабочих дней  по истечении срока, на который они выданы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций), командированными работниками - не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций));