Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Если имеется типовая инструкция по делопроизводству для определенной категории учреждений, то при разработке конкретной инструкции по делопроизводству следует руководствоваться положениями  типовой инструкции. Так, федеральные  органы исполнительной власти, разрабатывая собственные инструкции по делопроизводству, руководствуются положениями уже  упоминавшейся типовой инструкции⁵ .

     Нормативные акты в области делопроизводства не определяют структуру инструкции и ее типовое содержание, отсутствуют  и методические документы по ее разработке, поэтому при отсутствии типовой  инструкции работники службы ДОУ  сталкиваются со множеством трудностей при разработке конкретной инструкции по делопроизводству для своего учреждения. Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно  отражали все стадии работы с документами  от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи  в архив. Основными разделами  инструкции могут быть следующие:

     1. Общие положения; 

     2. Подготовка служебных документов;

     2.1. Общие требования;

     2.2. Фирменные бланки;

     2.3. Требования к оформлению реквизитов;

     3. Оформление отдельных видов документов;

     3.1.Приказ;

     3.2. Распоряжение;

     3.3. Протокол заседания; 

     3.3 Служебное письмо;

     3.4 Акт и др. документы (в зависимости  от специфики деятельности учреждения);

     4. Порядок согласования документов;

     5. Порядок удостоверения документов;

     6. Изготовление документов с помощью  компьютерной техники; 

     7. Организация документооборота;

     7.1. Прием, обработка и прохождение  поступающих документов;

     7.2. Регистрация и учет документов, построение справочного аппарата;

     7.3. Организация работы с отправляемыми  документами; 

     8. Контроль исполнения документов;

     9. Работа исполнителя с документами; 

     10. Организация хранения документов;

     10.1. Порядок хранения документов;

     10.2. Составление и ведение номенклатуры  дел; 

     10.3. Формирование дел; 

     10.4. Оформление дел; 

     10.5. Оперативное хранение дел; 

     10.6. Передача дел на архивное хранение;

     11. Ксерокопирование и тиражирование  документов;

     11. Хранение, учет и использование  бланков, печатей, штампов; 

     12. Использование факсимильной связи. 

     Особое  правовое значение в Инструкции по делопроизводству имеет раздел “Общие положения”, в котором устанавливается:

     назначение  инструкции;

     основания ее разработки;

     ответственность работников за организацию делопроизводства;

     общие принципы работы с документами.

     Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого  порядка документирования и организации  работы с документами в учреждении. Цель инструкции - совершенствование  работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого  труда.

     В разделе “Общие положения” Инструкции по делопроизводству отмечается также, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных  подразделениях, методическое руководство  и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ учреждения, а ответственность  за организацию ДОУ в структурных  подразделениях возлагается на руководителей  подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделении, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами  по делопроизводству⁶.

     Работники учреждения несут персональную ответственность  за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное  рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. О случаях утраты служебных документов немедленно докладывается руководству  подразделения и в службу ДОУ  учреждения.

     В “Общих положениях” инструкции устанавливается  также, что:

     организация работы с документами, содержащими  информацию ограниченного доступа (государственную тайну, конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми руководителем  учреждения;

     передача  служебных документов и их копий  сторонним организациям, а также  публикация их в печати допускается  только с разрешения руководства  учреждения;

     при уходе работника в отпуск, отъезде  в командировку, увольнении или перемещении  имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения  передаются другому работнику.

     Предлагаемая  структура Инструкции по делопроизводству носит примерный характер, она  может в зависимости от специфики  деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств  и других факторов дополняться другими  разделами, например: документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.); оформление писем, направляемых за рубеж, использование электронной  почты и др.

     Нормативные положения инструкции дополняются  приложениями. В приложениях к  инструкции, как правило, помещают: образцы фирменных бланков документов; унифицированные формы основных видов документов (приказ, распоряжение, служебное письмо и др.); классификаторы, используемые при работе с документами (классификаторы структурных подразделений, видов документов, должностных лиц, предметно-вопросный); формы журналов и карточек, используемых для регистрации  и учета документов, ведения справочной работы по документам; примерные перечни  документов, подлежащих утверждению, документов, заверяемых печатью организации, документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и др.; форма номенклатуры дел, образец оформления обложки  дела, формы описей дел и др⁷.

     Вывод- отдельные положения Инструкции по делопроизводству могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкцией регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа.

     Заключение

 

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована⁸.

     Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

     В настоящее время регламентация  документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в двух направлениях: законодательное регулирование; разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

     Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю  область документационного обеспечения  управления.

     Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных  и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

     Основным  способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько  эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения.

 

      Библиографический список

 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК  Издательство стандартов. М., 1998.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1991.
3. Государственная система документационного обеспечения управления/Росархив, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 2009. Проект.
4. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2007.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, ВНИИДАД. 2001.
6. Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 2008.
7. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело – 2009.
8. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 2008 - 572 с.
9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 9-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009 - 288 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2009 - 818 с.
11. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2008 - 271 с.
12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 6-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2009 - 153с.
13. Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки//СПб – 2008.
14. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// СПб-2007.
15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.,  2006.