Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

     Особенностью  ГСДОУ является то, что в схемы  маршрутов движения документов на предприятии  должны включаться все пункты, связанные  с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости  ручной и автоматизированной обработки  документов.

     Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный  подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой  системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются  правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она  включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости  служат разрабатываемые на предприятии  классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор  видов документов и др.

     В разделе рассматривается технология делопроизводственных операций в рамках создания и использования ИПС: регистрации  документов, их индексации, ведения  справочной работы, оперативного хранения документов, составления номенклатуры дел формирования дел. По сути, она  мало, чем отличается от изложенной в ЕГСД, за исключением того, что  ориентирована на использование и традиционных методов, и возможностей средств автоматизации.

     Нет необходимости подробно останавливаться  и на таких подразделах, как “Контроль  исполнения документов”, “Подготовка  документов к передаче в ведомственный  архив”. Рекомендации этих подразделов  в основном соответствуют аналогичным  рекомендациям ЕГСД и должны быть использованы в практике работы делопроизводственной службы конкретного предприятия.

     Рекомендации  раздела “Механизация и автоматизация работы с документами” как никакие другие требуют постоянного учета изменений, происходящих в программном и техническом обеспечении систем автоматизированного делопроизводства. Поэтому в данном разделе содержатся самые общие требования к условиям применения автоматизированных средств работы с документами. Помощь в работе секретаря могут оказать определенные ГСДОУ возможные направления использования автоматизированных технологий, начиная с подготовки документов, а также правила автоматизированных регистрации и контроля за исполнением документов.

     В последнем разделе “Организация службы ДОУ” заложен новый подход к организации и функционированию служб документационного обеспечения управления.

     ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как  самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно  руководителю организации. В отличие  от ЕГСД, в которой рассматривается  организация только канцелярии, ГСДОУ  предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб  в зависимости от категории организации  или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь  руководителя.

     В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению  работников сферы делопроизводства. Раздел небольшой по объему, рекомендации даны в самом общем виде и содержат ссылки на документы, которые должны их конкретизировать. Некоторые из них, например Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению органов управления и др. упоминались в данной статье.

     В разделе не раскрываются функции  служб делопроизводства, однако, они  приведены в Примерном положении  о службе документационного обеспечения  управления, которое является приложением  к ГСДОУ.

     Наряду  с Примерным положением ГСДОУ  снабжена еще целым рядом приложений, которые могут быть использованы в настоящее время в практической деятельности служб документационного  обеспечения управления, включая  секретарей. В их число входят:

     Примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

     Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;

     Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных  форм (РКФ);

     Формы номенклатур дел;

     Перечень  типовых сроков исполнения документов;

     Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

     Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

     Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ  с позиции сегодняшнего дня, можно  сказать, что оба эти документа  представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения  требуют пересмотра. Однако целый  ряд правил и рекомендаций по организации  документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.³

     Важно подчеркнуть, что в современных  условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях  основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем  их исполнения и обеспечением сохранности  документов. Служба ДОУ принимает  непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами, в обеспечении  режима доступа к информации и  защите информации, в совершенствовании  работы с документами. Таким образом, служба ДОУ решает два основных комплекса  задач:

     непосредственно организация и осуществление  ДОУ (обеспечение документирования управленческой деятельности и организация  работы с документами);

     совершенствование форм и методов работы с документами.

     Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. Задача обеспечения документирования управленческой деятельности решается следующими функциями:

     разработка  и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления;

     обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования  документов;

     контроль  за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной  процедуры согласования и удостоверения  документов.

     Задача  организации работы с документами  в учреждении решается выполнением  следующих функций:

     установление  единого порядка прохождения  документов (документооборота учреждения);

     экспедиционная  обработка поступающих и отправляемых документов;

     регистрация и учет поступающих, отправляемых и  внутренних документов учреждения;

     контроль  за исполнением документов;

     систематизация  документов, обеспечение их хранения и использования;

     организация работы с обращениями граждан;

     обеспечение защиты документной информации.

     Задача  совершенствования форм и методов  работы с документами включает в  себя:

     разработку  и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по ДОУ (Инструкции по ДОУ (делопроизводству) и др.) и  доведение их до сведения работников учреждения;

     методическое  руководство и контроль за соблюдением  установленных правил работы с документами  в структурных подразделениях учреждения;

     повышение квалификации работников учреждения и  их консультирование по вопросам работы с документами;

     упорядочение  документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

     разработку  и внедрение новых форм и методов  работы с документами, совершенствование  документооборота учреждения, повышение  исполнительской дисциплины при  работе с документами;

     постановку  задач на разработку или совершенствование  автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами⁴.

     Для реализации возложенных на нее функций  служба ДОУ наделяется определенным комплексом прав, а за невыполнение функций несет ответственность. Служба ДОУ наделяется правами:

     требовать от руководства учреждения создания необходимых условий для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т.п.);

     требовать от руководителей подразделений  и сотрудников учреждения выполнения установленных правил работы с документами;

     привлекать  в установленном порядке работников учреждения для подготовки проектов документов по поручению руководства;

     подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для  руководителя службы ДОУ;

     вносить предложения руководству по совершенствованию  работы с документами в учреждении и др.

     Служба  ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка  работы с документами в учреждении, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или  конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений  руководства.

     В процессе выполнения функций, возложенных  на службу ДОУ, она взаимодействует  с руководством учреждения, всеми  функциональными подразделениями  и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей  организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами.

     Положение о службе ДОУ разрабатывается  руководством подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и учреждения в целом и  утверждается руководителем учреждения.

     Текст положения о службе ДОУ состоит  из следующих разделов:

     общие положения;

     цели  и задачи службы ДОУ;

     функции службы ДОУ;

     права и ответственность службы ДОУ;

     взаимоотношения службы ДОУ.

     2.2. Инструкция по делопроизводству

 

     Инструкция  по делопроизводству – правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

     Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству учреждения, устанавливающей единые правила  документирования деятельности, организации  документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем  учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

     Инструкция  по делопроизводству разрабатывается  на основе положений Государственной  системы документационного обеспечения  управления, государственных стандартов на документы , основных правил работы ведомственных архивов. Федеральные органы исполнительной власти при разработке инструкции по делопроизводству используют Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти .