СОДЕРЖАНИЕ 

Введение 2

1. Законодательное регулирование делопроизводства 4

1.1. Законы Российской Федерации 4

1.2. Правовые акты Российской Федерации 6

2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства 7

2.1. Положение о службе ДОУ 7

2.2. Инструкция по делопроизводству 15

Заключение 21

Список литературы     23 

 

      Введение

 

     В настоящее время регламентации  делопроизводственных процессов уделяется  особенное внимание: разрабатывается  законодательная база, нормативные  документы, создатели которых стремятся  как можно более отчётливо  отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. Документационное обеспечение управления, по ГОСТ Р 51141- 98 “Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения”, представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и  организацию работы с официальными документами.

     Документационное  обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе –  комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование  документационного обеспечения  управления охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие  принципы организации работы с информацией  и документацией определены Федеральным  законом “Об информации, информатизации и защите информации”. В частности, закон устанавливает, что:

     документирование (т.е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения  информации в информационные ресурсы;

     документирование  осуществляется в порядке, устанавливаемом  органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

     В учреждениях для правильной организации  документационного обеспечения  разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб  ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

     положение о службе ДОУ;

     должностные инструкции работников;

     Инструкция  по ДОУ (делопроизводству);

     Правила подготовки и оформления управленческих документов;

     инструкции  о порядке работы с обращениями  граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного  доступа и др.

     Все названные документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников требуют рассмотрения и изучения.

     В данной курсовой работе будут рассмотрены  законодательная и нормативно-методическая база ДОУ.

 

      1. Законодательное регулирование делопроизводства

1. Законы  Российской Федерации

 

     Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

     Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

     Об  обязательности документирования говорится  и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических  лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

     В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ТК  РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

     Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об oбществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значив тельное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документом.

     Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов.

     Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находившиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались.

     Закон «О языках народов Российской Федерации» (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

     В Федеральном законе «Об основах государственной службы российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

     1.2. Правовые акты Российской Федерации

 

     Постановлением  правительства Российской Федерации  утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

     Законодательными  актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств  связи (почта, телеграф, факсимильные и  электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях  ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по Уровням доступа к ней.

     Вывод- ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях  мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.¹

 

      2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

     2.1. Положение о службе  ДОУ

 

     Положение о службе ДОУ – правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

     Документы, регламентирующие ДОУ в учреждении, разрабатываются на основе законов  Российской Федерации, нормативных  правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики  деятельности конкретного учреждения.

     Организация ДОУ в учреждении возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретарит), находящуюся  в непосредственном подчинении руководителя.

     Задачи, функции, порядок работы службы ДОУ  регламентируются положением о ней, утверждаемым руководителем учреждения, а функциональные обязанности, права, ответственность работников службы – должностными инструкциями. Примерное  положение о службе ДОУ, а также  примерная структура должностной  инструкции для работников службы ДОУ  содержатся в изданной Росархивом в 1991 г. Государственной системе документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) –  наиболее полном общеотраслевом документе, устанавливающим единые принципы и  правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях. Новая редакция (ГСДОУ), разработанная  ВНИИ документоведения и архивного  дела и подготовленная для утверждения, также содержит положения, в соответствии с которыми должны разрабатываться  положение о службе ДОУ и должностные  инструкции ее работников в учреждениях  .

     ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов²:

     1. Документирование управленческой  деятельности;

     2. Организация работы с документами  (управление документацией);

     3. Механизация и автоматизация  работы с документами;

     4. Служба документационного обеспечения  управления.

     Раздел  “Документирование управленческой деятельности” состоит из четырех частей:

     Состав  управленческих документов;

     Унификация  и стандартизация управленческих документов;

     Оформление  управленческих документов;

     Составление текстов управленческих документов.

     Из  перечисленного сразу можно выделить часть, касающуюся оформления служебной  документации, так как именно эти  нормы в настоящее время не используются. Все остальные нормы  и правила следует использовать. При составлении документов конкретного  предприятия очень важно ориентироваться  на требования к составу документов в различных управленческих ситуациях  и, конечно же, к их текстам.

     Нужно учитывать, что ГСДОУ рассматривает  документирование управленческой деятельности как создание документов не только на бумажных, но и на других видах  носителей (магнитные ленты, диски  и др.). Другими словами, сформулированные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они  традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

     Следующий раздел “Организация работы с документами” построен таким образом, что так же, как и ЕГСД, охватывает весь цикл работы с документацией от момента ее получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В раздел включены рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых систем по документам предприятия, контролю исполнения документов, их подготовке к передаче в архив.

     Принципы  и методы организации работы с  документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Поэтому  нет необходимости их подробно рассматривать. Остановимся лишь на некоторых отличиях, которые связаны в основном с  возможностью использования автоматизированных технологий при работе с документами.