Организация аналитического учета кассовых операций

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Синтетический и аналитический учет кассовых операций

 

3.1 Организация аналитического учета кассовых операций

 

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Одна часть (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр. Другая часть (без горизонтальных линеек) служит вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира за день. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Перенос» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам ее оборотной стороны.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. При этом на предприятиях должно быть обязательно выполнено условие полной сохранности документов.

К началу каждого рабочего дня должна формироваться машинограмма «Вкладной лист кассовой книги», и одновременно с ней - машинограмма «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги должна быть сплошной и проставляться автоматически в порядке возрастания с начала года. На «Вкладном листе кассовой книги» в конце каждого месяца должно автоматически выводиться общее количество листов кассовой книги за месяц, а на последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

В конце рабочего дня кассир определяет итоги всех операций, выполненных за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Исправления в кассовой книге, в принципе, допускаются, но они должны быть оформлены строго в установленном порядке. Это значит, что требуются подписи кассира и главного бухгалтера (или лица, его заменяющего). Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещены.

При обработке документов на вычислительных машинах на основании отчетов кассира составляется ежемесячно ведомость учета по счету кассы, которая используется для обобщения операций движения денежных средств по данному счету и формированию бухгалтерских записей в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов.

Ведомость является регистром синтетического и одновременно аналитического учета по счету 50 «Касса». Составляется оборотная ведомость по счету 50 по синтетическим счетам и данные из нее переносятся в Главную книгу.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». По дебету этого счета записывается поступление указанных бланков в организацию, а по кредиту – их выбытие. Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения [14]. 
         Таким образом,  с помощью приведенных корреспонденций счетов в организациях отражаются хозяйственные операции по поступлению и выбытию денежных средств. 

 

3.2 Организация синтетического учета кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета

 

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе ОАО «Узденский» используют отраслевой план счетов АПК, согласно которому предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». Сальдо по счету только дебетовое, поскольку нельзя выдать из кассы денег больше, чем там имеется. Сальдо по счету свидетельствует о наличии свободных денег у организации.

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов: 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - при поступлении денег в погашение различного рода дебиторской задолженности (плата родителей за детей в детских учреждениях); 80 «Уставный фонд» - денежные суммы, внесенные учредителями в счет их вкладов в уставный фонд;  90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию и др.

По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - на выплаты пособий из средств фонда социальной   защиты;   70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - при  выдаче  штатному составу сумм заработной платы, премий, поощрений, пособий; 71  «Расчеты с подотчетными лицами» - на  выданные авансы  в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм; 94 «Недостачи или потери от порчи ценностей» - на сумму недостач денежных средств, выявленных  при инвентаризации кассы и др. 

Кроме вышеперечисленных операций могут встречаться  и  другие:     

                                                                                                         Дт  Кт

1. Поступление выручки от реализации  основных средств и прочих активов                                                                                          50    91
2. Погашение задолженности по претензиям                               50    76  
3. Поступление в кассу краткосрочного займа                          50    66
4. Оприходование излишков денежных средств при инвентаризации                                                                                                                                                                                50    90 
5. Взносы учредителей наличными деньгами в счет их вкладов в уставный фонд                                                                             50    75

 

Приведем  записи, которые чаще всего встречаются в учетной практике ОАО «Узденский»  по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Для этого воспользуемся таблицей 3.1 

 

Таблица 3.1 − Учетные записи по дебету счета 50 «Касса»

 

Содержание операции	Сумма, рублей	Кредит счетов	Документ
Получены наличные деньги в кассу по чеку для выплаты заработной платы	4500000	51	Приходный кассовый ордер № 0845814  от 29.09.2013
Возвращены неиспользованные  подотчетные суммы	8000	71	Приходный кассовый ордер № 0845830  от 01.10.2013
Получена торговая выручка от Искренковой Т.М. за реализованную продукцию	1500000	90/1	Приходный кассовый ордер № 0845851  от 14.10.2013

 

 

Примечание. Источник: собственная разработка.

 

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50 «Касса».

В журнале-ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса».

Целесообразность использования денежных средств и их многообразие находят отражение в учетных регистрах и отчетности:

- Журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету операций по кассе

- Главная книга;

- Баланс предприятия (ф. № 1), 2-й раздел актива;

- Отчет о движении денежных средств.

 

Операции, связанные с выплатой денег из кассы, отражаются по кредиту 50 «Касса».  Из кассы ОАО «Узденский» денежные средства расходуются на различные цели. Приведем наиболее распространенные  записи по кредиту счета 50 в таблице 3.2. 

 

Таблица 3.2- Учетные записи по кредиту счета 50 «Касса»

 

Содержание операции	Сумма, рублей	Дебет счетов	Документ
Внесение из кассы денежных средств на счета в банке	823480	51	Расходный кассовый ордер №307  от 14.10.2010
Выдана заработная плата работникам организации	1258000	70	Расчетно-платежная ведомость № 13 (Расходный кассовый ордер №15  от 25.02.07)
Выданы из кассы деньги на командировочные, хозяйственные нужды	58000	71	Расходный кассовый ордер №295 от30.09.2010
Выплата пособий по уходу за ребенком	204000	69	Расходный кассовый ордер № 200 от 29.07.2010
Выдана  депонированная заработная  плата	250000	76	Расходный кассовый ордер № 311 от 15.10.2010

 
Примечание. Источник: собственная разработка

 
Примечание. Источник: собственная разработка

 

Основная корреспонденция счетов по учету кассовых операций в ОАО «Узденский» представлена в. таблице 3.3

Таблица 3.3-Корреспонденция счетов в ОАО «Узденский»

 

Содержание операций	Дебет	Кредит
Поступила выручка  за реализованную продукцию	50	90
Поступила выручка  за реализованные объекты основных  средств	50	91
Поступили наличные денежные средства от реализации материальных ценностей	50	90
Поступили денежные средства в кассу с расчетного счета в банке	50	51
Возвращены излишне полученные суммы по оплате труда	50	70
Возвращены неиспользованные подотчетные суммы	50	71
Платежи, поступившие от работников предприятия:
а) в погашение задолженности по предоставленным займам на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство и на другие нужды;	50	73
б) возмещение материального ущерба разных видов	50	73
Сдана выручка в кассы почтовых отделений и инкассаторам для зачисления на текущий счет в банке	57	50
Выплачены пособия из средств социального страхования при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им установленного законодательством возраста, малообеспеченным семьям, на погребение и др.	69	50
Выданы работникам заработная плата, премии, поощрения, пособия, доходы от участия в предприятии	70	50
Выдано под отчет на командировочные и хозяйственно-операционные расходы, погашена задолженность предприятия по авансовым отчетам	71	50
Выданы работникам ссуды на различные цели (индивидуальное и кооперативное строительство, приобретение скота, приобретение или строительство и благоустройство садовых участков и др.)	73	50
Выдана депонированная заработная плата	76	50

 

Примечание – Источник: собственная разработка

 

Среди записей могут встречаться  следующие:                

                                                                                                    Дт         Кт

1) Суммы денежных средств,  сданные на инкассацию              57           50

2) Выплачены из кассы  дивиденды (участникам)

учредителям  организации                                                             75          50

3) Отражена недостача, выявленная  при инвентаризации        94          50

4) Осуществлены финансовые  вложения за счет наличных

денежных средств                                                                            58         50

5) Отражена выдача  депонированной  зарплаты                         76         50

6) Возмещено из кассы  за использование личного автомобиля

 в служебных целях  организации                                               73       50

 

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3 - 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1-3, 15 - 17 и т.д.

Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.

Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

Счет 50 «Касса» является активным, то есть увеличивается по дебету. Его структура выглядит следующим образом:

 

 

 

 
Структура счета 50 «Касса»